FAQ Utvikling av medarbeidere

Skal du opprette en arbeidsavtale for en ansatt, men så finner du ikke malen du ønsker å bruke? 

Da kan det hende at du ikke har tilgjengeliggjort malen for avdelingen stillingen til vedkommende tilhører. Du endrer malens tilgjengelighet slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne, deretter på arbeidsavtaler. 

3. Gå til Meny - Maler. 

4. Klikk på navnet på malen.

5. Klikk Rediger bak "Mal detaljer". 

6. Legg til den aktuelle avdelingen under "Malen er tilgjengelig for disse enhetene". Huk av for Inkluder underavdelinger hvis dette er aktuelt. 

7. Lagre.

Ressursbanken består av ressurser dere selv utformer. Vi anbefaler dere å benytte dere av ressursbanken hvis dere har innhold som går igjen i malene deres. Bruk av ressurser kan spare dere for mye tid når dere oppretter maler ved at dere kan dra innholdet rett inn i malen.

Dere finner ressursbanken slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - Arbeidsavtaler.

3. Gå til Meny - Ressurser til mal. 

4. Klikk på Ny ressurs.

5. Fyll inn innholdet og klikk Lagre.

Når du så er i gang med å opprette/redigere en arbeidsavtalemal, finner du ressursen du har utformet under "Ressursbank" i menyen på høyre side. Klikk på navnet til ressursen, og dra den rett inn i teksten.

Egendefinerte datafelter er forhåndsdefinerte datafelter som legges inn i arbeidsavtalemaler via en dra og slipp-funksjon. 

Når man fyller ut en arbeidsavtale for en ansatt, dukker disse feltene opp i veiviseren. Dette er felter du kan bestemme om må fylles ut, eller om de skal være valgfrie. Dette kan være felter om prøvetid, utbetaling av lønn, arbeidstid osv. 

Du oppretter egendefinerte datafelter slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - Arbeidsavtaler.

3. Gå til Meny - Maler.

4. Klikk på navnet på malen du ønsker endre. 

5. Klikk på Rediger dokument.

6. Du finner egendefinerte datafelter i menyen på høyre side. Man oppretter egendefinert datafelt ved å klikke på pilen til venstre for "Egendefinerte datafelter", deretter på plusstegnet (+). 

7. Fyll inn info om det egendefinerte datafeltet ved å følge veiviseren. 

8. Klikk Lagre. 

Når dette er gjort, vil det egendefinerte feltet legge seg i menyen til høyre, og du kan dra det rett inn i malen.

Når du oppretter arbeidsavtalemaler kan du både legge inn systemdefinerte- og egendefinerte datafelter.

Systemdefinerte felter er felter som henter informasjon registrert på brukeren i Simployer portal. Ettersom informasjonen baseres på det dere har registrert på vedkommendes profil, fylles dette automatisk inn i feltene når dere utarbeider avtalen. 

Egendefinerte datafelter er felter dere oppretter selv, og dermed bestemmer dere hvilket innhold det skal være i disse feltene.

Vi anbefaler stort sett at dere oppretter nye maler ved å kopiere allerede eksisterende maler. Dette fordi det ofte er innhold som går igjen i malene, og kopiering kan derfor være tidsbesparende. Det er likevel ingen ting i veien for at dere oppretter helt nye maler heller. Det gjøres slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - Arbeidsavtaler. 

3. Gå til Meny - Maler. 

4. Klikk på Ny mal og følg veiviseren. 

Vi anbefaler stort sett at dere oppretter nye maler ved å kopiere allerede eksisterende maler. Dette fordi det ofte er innhold som går igjen i malene, og kopiering kan derfor være tidsbesparende. Du kopierer en mal slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - Arbeidsavtaler. 

3. Gå til Meny - Maler. 

4. Klikk på Valg - Kopier til høyre for malen du ønsker kopiere. 

5. Gi kopien et navn og klikk Lagre. 

For å laste opp bilde i arbeidsavtalemalen, må det være lastet opp i ressursbanken først, før det kan tas i bruk. 

Du laster opp bildet i ressursbanken slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - arbeidsavtaler. 

3. Gå til Meny - Ressurser til mal. 

4. Klikk på Mediabank. 

5. Klikk på nytt medie og last opp bildet. 

Når bildet er lastet opp i ressursbanken, gå så til malen du ønsker redigere. Du finner bildet i menyen på høyre side under "Ressursbank". "Dra" navnet på bildet inn i malen dit hvor du vil ha det.

For å slette en arbeidsavtalemal i Simployer må alle arbeidsavtaler som har blitt utformet med malen ha status som "signert". Eksisterer det avtaler laget med denne malen som har status "signering utløpt", "avbrutt", "forslag", "kansellert" eller "avvist" vil ikke malen være mulig å slette. 

Når alle avtalene som har blitt opprettet med denne malen har status som "signert" sletter du den slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - arbeidsavtaler.

3. Gå til Meny - maler.

4. Klikk på Valg - Under arbeid, til høyre for malen du ønsker slette. 

5. Klikk så på Valg-knappen igjen - Fjern. Fjern-knappen vil kun være synlig så lenge alle avtaler utformet med denne malen har status som "signert".

Dere oppretter tilleggsavtale på samme måte som en vanlig arbeidsavtale. En ansatt kan kun ha en arbeidsavtale registrert per stilling, men vi har ingen begrensninger på hvor mange tilleggsavtaler dere kan registrere på en stilling.

Får du opp feilmeldingen om at det ikke er noen ledig stilling ved opprettelse av arbeidsavtale betyr det at systemet ikke finner en ledig stilling å knytte avtalen opp mot. 

Det enkleste er derfor å opprette en ny stilling som du kan knytte arbeidsavtalen mot. 

Hvis du mener at feilmeldingen er feil, og at det ikke er tilknyttet noen arbeidsavtale til stillingen fra før kan det hende at det er utformet et forslag til arbeidsavtalen som ikke er signert. Du finner ut om dette er tilfelle ved å gå til den eksisterende stillingen på personens profil, klikke på sirkelen med tre prikker i til høyre for selve stillingen, så på Endre stilling. Hvis du ikke har mulighet til å slette stillingen skal det eksistere en arbeidsavtale tilknyttet stillingen som du skal finne igjen i avtalemodulen vår. Det kan hende at avtalen har en annen status enn "signert", men du vil likevel ikke få opprettet en ny avtale før du behandler avtalen.

Har du mulighet til å slette stillingen, men du får feilmelding om at det ikke er noen ledig stilling ved opprettelse av avtale, kan det hende at det hjelper å slette stillingen og legge den inn på nytt. Hvis feilmeldingen fremdeles dukker opp etter at du har lagt inn stillingen på nytt, kontakt Simployers kundesenter på support.no@simployer.com så skal vi se nærmere på saken sammen med deg.

Ved parallell signering blir avtalen sendt til alle signatører på likt.

Ved sekvensiell signering velger man i hvilken rekkefølge signatarene skal signere. Ofte bruker man sekvensiell signering for å få en ekstra godkjenning av leder før avtalen sendes til den ansatte. Leder må da signere avtalen før den ansatte vil motta en link for å signere.

Begge signatarer må signere innen samme utløpsdato. Hvis én av partene ikke signerer innen fristen må man sende ut ny signering til begge parter. For å sende ut signering på nytt, klikk på navnet på kontrakten og deretter på "Send til e-signering" øverst i høyre hjørne.

Når denne feilmeldingen kommer, skyldes det avvik i e-postadresse/telfonnummer som er skrevet inn ved vertifisering. Dette må samsvare med e-postadresse/telefonnummer som står i kontrakten. Du vil finne e-postadressen/telefonnummeret som står i kontrakten i e-posten du har mottatt med signeringslinken.

Obs: E-postadressen må skrives med små bokstaver ved vertifisering.

Om man søker etter en person som som skal signere på vegne av bedriften istedenfor/i tillegg til leder, og ikke personen kommer opp ved søk, har ikke personen rollen Avtalesignatar. Hvis man ikke er avdelingsleder må man ha denne rollen for å ha muligheten til å signere.

Datoformat avhenger av hvilket språk det er satt på malen. Du finner ut/endrer dette ved å gjøre følgende: 

1. Logg inn i arbeidsavtalemodulen. 

2. Gå til Meny - Maler.

3. Trykk på en mal. Til venstre vil du se hvilket språk det er valgt på malen. Velger man norsk vil man få dag.måned.år. Velger man engelsk vil man få måned.dag.år.

4. Du endrer språk ved å klikke på Rediger til høyre for "Mal detaljer". 

Man kan kun lage arbeidsavtaler på aktive eller fremtidige stillinger. Skal man lage en avtale på en avsluttet stilling, må man fjerne sluttdato på stillingen, opprette avtalen, også sette på sluttdato på stillingen igjen.

Sjekk om malen er aktiv og at malen er tilgjengelig på riktig avdeling. Det gjør du slik: 

1. Du må være innlogget i arbeidsavtalemodulen. 

2. Klikk på Meny - Maler.

3. Har malen et gult ikon må du gjøre malen aktiv. Klikk Valg - Aktiver. 

4. Hvis malen er aktiv, trykk på navnet på malen og sjekk hvilke avdelinger malen er tilgjengelig for.

Om leder har både rollen Avtaleoppretter og Avtalegodkjenner på samme nivå, kan leder både opprette, godkjenne og signere en avtale uten at noen andre trenger å sjekke/godkjenne avtalen. Tanken er at lederne skal enten ha rollen som oppretter, eller godkjenner i Simployer.

Avtalene forsvinner fra avtalemodulen når man deaktiverer en person, men de blir liggende i dokumentarkivet på brukerens profil. Du finner avtalen slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Min virksomhet - Personer. 

3. Klikk på Inaktive i høyre hjørne over personlista. 

4. Klikk på navnet til den ansatte.

5. Gå til Dokumenter i menyen til venstre. 

For å kunne endre hvem som er ansvarlig for en prosessoppgave må du ha rollen prosessadministrator. For å bytte ansvar gjør du følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - Prosesser. 

3. Gå til Administrere prosesser - Prosesskatalog.

4. Pass på at prosessen du ønsker endre har status ikke publisert. For å avpublisere en publisert prosess, klikk på Valg - Avpubliser.

5. Klikk på navnet til prosessen du ønsker endre (som nå har status ikke publisert). 

6. Klikk på Valg - Endre, til høyre for prosessoppgaven du ønsker endre ansvaret for. 

7. Under punktet "Utføres av" endrer du til riktig person, enten det er samme som prosessansvarlig, gruppe eller en annen person. 

8. Lagre.

Husk å publisere prosessen igjen så den er klar til bruk. Obs. Denne endringen oppdaterer ikke allerede startede prosesser, men gjelder fra første prosess dere starter etter endringen.

For å kunne kopiere en prosessmal må du ha rollen prosessadministrator. For å kopiere en mal gjør følgende:

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - Prosesser. 

3. Gå til Administrere prosesser - Prosesskatalog.

4. Klikk på Valg - Kopier for å kopiere malen. 

5. Fyll inn veiviseren og klikk Kopier.

Du kan ta ut en oversikt i excel for dette når du er i prosessmodulen. Det gjør du slik: 

1. Stå i prosessmodulen.

2. Klikk på Administrere prosesser - Prosessoversikt eller Oppgaveoversikt.

3. Når du er inne på en av oversiktene må du gjøre noen valg: For eksempel kan du velge "Alle kategorier" under Kategori og "Alle" under Status.

4. I alle kolonner har du piltaster opp/ned der du kan sortere kolonnene. Det kan lønne seg å sortere i statuskolonnen for å få samlet oppgavene etter samme status.

5. Når det er gjort, klikk på Eksporter.

6. Åpne excelarket.

7. Rapporten viser dessverre ikke når oppgaven ble utført, men den forholder seg til frister. Du kan sjekke tidspunkt for utførelse ved å klikke deg inn på en prosess eller oppgave. Det vil være et felt på toppen som heter "Utført av" som viser hvem som utførte prosessen/oppgaven og når det ble gjort.

Det er kun den som er ansvarlig for oppgaven, eller ansvarlig for prosessen som kan gjenåpne en oppgave. Prosessadministrator har mulighet til å gjenåpne oppgaven hvis vedkommende er ansvarlig for selve prosessen. Hvis ikke prosessadministrator har ansvaret for prosessen, vil ikke vedkommende kunne gjenåpne oppgaven.

For å endre på prosessermaler må du ha rollen som Prosessadministrator. De som har denne rollen kan administrere prosessmaler. For å endre en mal må den være avpublisert, ettersom aktive maler ikke kan endres. Når man endrer en mal, vil ikke endringen komme med på prosesser som allerede er startet. Nye prosesser som startes etter malendringen vil være oppdatert.

Ja, det er mulig. Det er et valg man tar når man oppretter selve prosessmalen. I hovedinnstillingene kan man huke av for at "Utfører skal ha innsyn i hele prosessen". Det betyr at alle som står som utfører på oppgaver i prosessen har tilgang til å se hele prosessen.

Det er kun systemadministrator som får gitt roller i Talent. Det gjør du slik:

1. Du må være innlogget i Talent-modulen.

2. Søk opp profilen til den du ønsker tildele roller ved å klikke på forstørrelsesglasset øverst i høyre hjørne. 

3. Klikk deg inn på brukerens profil, og klikk så på Rediger brukerinfo. 

4. Legg til roller ved å klikke på Velg til høyre for Tilgangsgruppe.

5. Klikk Lagre.

Nei. Det holder med at kun én person i firmaet har applikasjonstilgangen Talent i Simployer portal for at alle får tilgang til Talent via globalmenyen.

Så lenge dere har Simployer portal så synkroniseres alle endringer gjort i portalen til Talent. Det betyr at hvis man ønsker oppdatere profilen sin, må dette gjøres på vedkommendes profil i Simployer portal.

Alle medarbeidere som blir opprettet i Simployer portal skal bli synkronisert over til Talent innen noen minutter.

Språket er styrt av språkinnstillingen du har satt på profilen din i Simployer portal. Endrer du språk der, endres det også i Talent.

Dette er det kun dialogadministrator som har tilgang til å gjøre. Gjør følgende:

1. Gå til forsiden i Talent-modulen, og klikk på Tannhjulet - Kommunikasjon - Utsendelsesmaler.

2. Velg en mal i menyen til venstre hvis du ønsker endre en eksisterende utsendelsesmal. Ønsker du legge til en ny mal klikk på "Ny mal". 

Hvis det er første gang du gjør dette anbefaler vi at du ringer inn til supportsenteret vårt, så kan vi hjelpe deg slik at alt blir riktig. 

Det går en automatisk synkronisering mellom portalen og talent, og denne starter med en gang det har skjedd en endring i portalen. Hvor lang til synkroniseringen vil ta avhenger av hvilke endringer som har blitt gjort og hvor mange brukere endringen gjelder for. Synkroniseringen kan faktisk bruke opp mot 1 time før den er ferdig, men som oftest tar den noen minutter. 

Her må du kontakte supportsenteret. Hver base har et gitt antall aktive ansatte man kan registrere i talent, men vi kan øke denne grensen for dere hvis det er behov for det.

Kontakt support på: support.no@simployer.com

En samtalemal er stedet man oppretter ulike maler for alle spørsmålene man ønsker at medarbeiderene skal svare på.

På samtaleomgang-siden inviterer du ansatte til ulike samtaler. Her benytter man seg av maler som har blitt utformet via samtalemaler-siden.

Det er det kun dialog administrator som kan redigere en samtalemal. Det gjøres slik: 

1. Du må være innlogget i Talent-modulen.

2. Gå til Samtaler - Samtalemaler.

3. Finn så den malen du ønsker å redigere og trykk deg inn på den.

4. Under innhold vil du finne de ulike spørsmålene, og under hver "seksjon" kan man legge til flere spørsmål.

5. Du redigerer spørsmålene ved å klikke på Rediger spørsmålet til høyre for spørsmålet.

OBS: Husk at noen spørsmål har begrensede redigeringsmuligheter hvis de allerede har blitt benyttet i en samtaleomgang og blitt besvart.

Nei. Man kan gi tilgang til ny leder, men dette åpner kun opp for at ny leder vil få innsyn i samtalen uten redigeringsmuligheter. For at ny leder skal få innsyn i samtalen må vedkommende også stå som nærmeste leder i Simployer portal.

Gå til samtaleomgangen og trykk på den røde "søppelbøtta" på høyre side. Husk at det mest sannsynlig har gått ut en e-postvarsel til vedkommende, så det kan være greit å informere om at dette var en feil. Linken i innkallelses-mailen vil ikke fungere når du sletter samtalen mellom medarbeider og leder.

Så lenge samtaleomgangen er opprettet og ansatte har blitt invitert, er det ikke mulig at ny leder tar over disse og fortsetter samtalen. Hvis ny leder er registrert som leder i portalen og allerede har blitt synkronisert over til Talent (dette går automatisk), kan man legge til de samme ansatte enda engang i den gjeldende samtaleomgangen. Hvis de ansatte ikke har begynt (og heller ikke skal begynne) på samtale med gammel leder, anbefaler vi at samtalene slettes. Har dere allerede registrert noe på samtalene må det tas en vurdering på om samtalen skal beholdes eller slettes. Hvis avtalen blir slettet vil innholdet forsvinne for godt.

Dette skyldes mest sannsynlig at ansatte har spesifiserte ledere i portalen. Da må dette også settes på i Talent, slik at synkroniseringen blir riktig mellom de to modulene. Dette er noe vi i Simployer må gjøre for dere. Kontakt oss gjerne så ser vi på det. Du får tak i oss på support.no@simployer.com eller 69 97 17 00.

Hvis du velger Medarbeiderens leder, så blir alltid nærmeste leder satt til å gjennomføre samtalen. Velger du deg selv så er det du som skal ha ansvaret for samtalen. Dette valget brukes ofte når dialogadministrator (ofte HR-ansatte) skal ha samtaler med ansatte de ikke er direkte leder for. For å få opp dette valget må du være dialogadministrator.

Nei. Hvis du setter en dato under "Åpnet" vil ikke samtalen bli tilgjengelig før denne datoen. Det samme gjelder "Lukket". Hvis datoen overskrider denne datoen, vil ikke leder/medarbeider få besvart samtalen.

Hvis en samtaleomgang har blitt lukket og skal åpnes igjen kan dialogadministrator gå inn i samtaleomgangen og velge Rediger. Sett så en ny "lukket"-dato.

I utgangspunktet ikke. Medarbeidersamtalene er lagt opp til å være mellom ansatt og nærmeste leder. Hvis dette skal unnvike må det enten gis roller som overskrider dette, eller så må nærmeste leder endres for et lite øyeblikk. I slike tilfeller anbefaler vi at dere kontakter supportsenteret vårt. Dere får tak i oss på support.no@simployer.com eller 69 97 17 00.

Hvis noe av historikken fra tidligere samtaler mangler, skyldes det mest sannsynlig at de forrige samtalene ikke har blitt signert. Samtalene må signeres for at historikken blir med over til neste gang man bruker de samme spørsmålene. Det finnes også innstillinger til hvert spørsmål i malen om historikken skal være med eller ikke. Det kan være smart å ta en titt på innstillingene dere har satt hvis alle samtalene har blitt signert.

I hver samtalemal finnes det en fane som heter "e-post og sms". Det er her man bestemmer hvilke automatiske varsler som skal sendes ut. Hvis noen av disse står til "av", så vil det ikke bli sendt ut varsler tilknyttet hendelsen. Det er altså på denne siden man kan endre hva som skal bli sendt ut til den aktuelle samtaleomgangen.

Konklusjonen blir synlig når samtalen er gjennomført og leder har signert sin del.

1. Gå inn på den aktuelle samtaleomgangen.

2. Trykk så på Rediger - Slett i pop-up vinduet som dukker opp.

Det er leder og medarbeider selv som har "fri" tilgang til alt som blir lagt inn i samtalen. Dialogadministrator har mulighet til å logge inn og se på samtalen, men dette blir loggført slik at leder og medarbeider kan se hvem som har logget seg inn og sett på samtalen.

Du kan gjøre små endringer i teksten på malene. Endringene vil synes på samtaleomgangene som allerede er startet. Man kan derimot ikke endre svaralternativene eller svarmåten (glidebryter/teksboks osv).

Dette endres for alle eller ingen, ettersom det gjøres i innstillingen for selve samtaleomgangen.

Kommentarer blir kun synlig når både medarbeider og leder har delt dem.

Dette endres i malen under Avanserte innstillinger. Hvis malen allerede har blitt besvart tidligere, så vil man ikke ha mulighet til å endre dette. Da er løsningen å lage en ny mal. Ønsker du en helt identisk mal, så anbefaler vi å kopiere den eksisterende malen.

Nei, dessverre. Den eneste løsningen per nå er å kopiere teksten over i et word-dokument.

En slik oversikt finner man på den ansattes profil, enten som en oppgave eller som et mål. Man kan også finne disse ved å gå inn via samtalen og bla ned til det aktuelle spørsmålet.

For at ledere skal invitere sine egne ansatte så må dialog administrator gå inn i den aktuelle malen leder ønsker å bruke. Klikk på Ledere med rett til å invitere - velg tilgangsgruppen Leder. Deretter må dialog administrator opprette samtaleomgangen via den aktuelle malen. Når samtaleomgangen har blitt opprettet vil den ligge tilgjengelig for alle ledere. De har da tilgang til å invitere sine egne medarbeidere. Hvis det er første gang dere gjør dette, anbefaler vi å kontakte support for veiledning.

Selve samtaleomgangen tilknyttet den deaktiverte ansatte vil ikke forsvinne, men samtalen med den deaktiverte ansatte i samtaleomgangen vil forsvinne. Samtalen vil du kunne finne igjen på profilen til den deaktiverte ansatte. Den finner du slik:

1. Gå til Organisasjon - Administrere brukere.

2. Fjerne "Aktive" som status og søk etter den ansatte. 

3. Klikk på Profil til høyre for den aktuelle brukeren, deretter på Samtaler.

Dessverre. Når man velger en avdeling, så vil systemet hente alle ansatte i denne avdelingen. Da kan du enten innkalle alle ved å trykke på "Innkall alle" eller innkalle en og en ved å velge innkall knappen ved siden av navnet deres.

Nei, dessverre. Under etablering blir det som regel laget noen test-maler til dere. Disse ligger ofte tilgjengelig i basen deres etter etablering.

Dette gjør du ved å trykke på det røde søppeldunk-tegnet ved siden av samtalene. OBS: Husk at hvis du sletter en samtale, så vil også svarene forsvinne.

I dette tilfelle må dialog administrator inn i den aktuelle samtaleomgangen - Søke opp samtalen - Trykke på Mer og velge "lås opp delt samtale". Har en eller begge parter signert velger man "avsigner".