FAQ Simployer Håndbøker

For å logge inn i håndboka, kan administrator generere en leselink som gir automatisk tilgang rett inn i håndbøkene. Ved å klikke på en leselink, behøver du ikke logge på med brukernavn og passord for å få tilgang til håndboka. 

Likevel er det verdt å nevne at appen vår ikke er kompatibel med leselink. Da må du lagre linken som en snarvei på hjem-skjermen på telefonen din. Hvordan du gjør det kan du lese om her: Eksempel på hvordan dette kan gjøres finner du her.

Har du personlig bruker registrert hos oss er det bare å laste ned appen vår på telefonen din og logge på med brukeren din.

Hvis dere benytter leselink som påloggingsmetode, har man ikke mulighet til å benytte seg av appen vår. Et alternativ til appen kan være å lagre leselinken du har fått av administrator på mobilen. Eksempel på hvordan dette kan gjøres finner du her.

Det er ingen automatikk i at ledere har administrator-/redaktørrettigheter i håndboka. 

I håndbøkene er lederen en helt vanlig bruker, med mindre administrator i bedriften har gitt en rollen som redaktør eller administrator.

Mest lest-feltet som du finner på høyre side i sluttbrukervisning, viser artiklene som er hyppigst lest av deres brukere. 

Håndbøkene består av to forskjellige type tekster: A-tekster og B-tekster. A-teksten har dere selv ansvar for å oppdatere og holde oppdatert, mens B-tekstene (lovtekstene) oppdateres jevnlig av Simployers rådgivere, og er derfor ikke mulig å redigere av dere. 

Leseinken som tas ut fra administrasjonssidene i håndboka vil føre brukerne til startsiden i håndboksportalen. Ønsker du å henvise til en spesiell håndbok eller artikkel, finner du linken ved å klikke på sirkelen med tre prikker i, til høyre for overskriften på artikkelen - Link med lesetilgang.

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Hvis du skal redigere i håndbøkene må du logge inn med din personlige bruker via https://handbooks.simployer.com. Klikk på en håndbok, deretter på sirkelen med tre prikker i til høyre for overskriften - Rediger. 

Får du ikke opp Rediger-knappen, kan det hende at du har klikket på en leselink for å komme inn i håndboka. Leselinker for "vanlige" ansatte har ikke rettigher til å redigere håndboka.

For å finne ut hvilken bruker du er logget inn med, kan du klikke på applikasjonsmenyen lokalisert øverst i det venstre hjørnet. Da dukker navnet på brukeren som er logget inn opp. Er dette navnet på leselinken, klikk på navnet - Logg ut. Logg så inn med din personlige bruker for å redigere. 

En leselink gjør det mulig for ansatte å lese håndbøkene uten å ha en personlig bruker i systemet. En trenger kun klikke på leselinken, så får man tilgang til håndboka. 

Har dere Simployer portal i tillegg til Simployer håndbøker, anbefaler vi at dere ikke benytter dere av leselink.

For å opprette en leselink, gjør følgende: 

1. Du må være innlogget som administrator i håndbøkene. 

2. Klikk deg inn i redigeringssidene i håndboka. 

3. Klikk på Administrasjons-fanen. 

4. Trykk på Brukere - Lesetilgang i menyen til venstre. 

5. For å opprette leselinken, klikk på Opprett. 

6. Fyll ut feltene. Huk av for Sende link på e-post for å motta linken på e-post. E-posten blir sendt til mailadressen din når du klikker Lagre. 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Det er verdt å nevne at ved bruk av leselink får ikke brukerne tilgang til Simployer håndbøker via app på telefonen. Da må man opprette snarvei til håndbøkene på hjemskjermen.

Trenger du hente ut linken til håndbøkene på nytt, gjør følgende: 

1. Du må være innlogget med administratorbrukeren din i håndbøka. 

2. Klikk deg inn i redigeringssidene. 

3. Klikk på Administrasjons-fanen. 

4. Trykk på Brukere - Lesetilgang i menyen til venstre.

5. Klikk på Valg - Sende link på e-post til høyre for leselinken. 

Systemet sender deg nå linken på e-post. 

Når man benytter seg av leselink i forbindelse med pålogging i Simployer skal man ikke bli bedt om brukernavn og passord. Hvis dette forekommer, skyldes det mest sannsynlig en av to følgende årsaker:

1. Du har ikke klart å kopiere hele linken som ble sendt til deg på e-post. Vær nøye på å kopiere alle tall og bokstaver i linken. Dette er fordi "påloggingen" ligger bakt inn i denne. 

2. Det er satt en "gyldig til"-dato for leselinken. Når denne datoen er passert, vil ikke linken fungere lengre. Du undersøker dette slik: 

1. Du må være pålogget som administrator i håndboka. 

2. Klikk deg inn i administrasjonssidene i håndboka. 

3. Klikk på Administrasjons-fanen. 

4. Trykk på Brukere - Lesetilgang i menyen til venste. 

5. Er det fyllt inn en "gyldig til"-dato vil du se dette under "Gyldig til"-feltet. Ønsker du fjerne denne datoen, klikk på Valg - Rediger til høyre for leselinken. Slett datoen ved å marke den, og klikke på backspace. Lagre.

1. Du må være innlogget med administratorbrukeren din i håndbøkene. 

2. Gå inn i redigeringssidene. 

3. Klikk på Administrasjonsfanen. 

4. Trykk på Brukere i menyen til venstre. 

5. Klikk på Navnet til brukeren. 

6. Huk av for Send informasjon om innlogging på e-post, klikk Lagre. 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

1. Du må være innlogget med administratorbrukeren din i håndboka. 

2. Gå til redigeringssidene. 

3. Klikk på Administrasjonsfanen. 

4. Trykk på Brukere - Inaktive brukere i menyen til venstre. 

5. Huk av i boksen foran navnet på brukeren. Klikk på den sorte Valg-knappen - Aktiver valgte. 

6. Du finner brukeren under Aktive brukere. 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Ønsker du å sende brukeren påloggingsinformasjon, sjekk ut guiden vår "Sende ut påloggingsinformasjon til bruker". 

1. Du må være innlogget med administratorbrukeren din i håndbøka. 

2. Klikk deg inn i redigeringssidene. 

3. Klikk på Administrasjons-fanen. 

4. Trykk på Brukere 

5. Klikk på +Opprett oppe i høyre hjørnet. 

6. Fyll inn info og send påloggingsinformasjon. 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Når [+ Opprett]-knappen er grået ut, betyr det at dere har Simployer Portal og at alt av brukeradministrasjon må foregå der. Du må ha rollen som Personaladministrator eller Systemadministrator i Simployer Portal for å kunne opprette en ny bruker, eller gjøre endringer på en eksisterende bruker.

Som administrator kan du be dine kollegaer som har unike brukernavn og passord om bekreftelse på at de har lest en artikkel. Dette er spesielt viktig ved endring av rutiner, nye rutiner, presentasjon av andre nyheter/maskiner/utstyr m.v.

Slik oppretter du en lesebekreftelse: 

1. Logg deg på som administrator.

2. Klikk på Administrasjon>Lesebekreftelser.

3. Klikk på Opprett øverst i høyre hjørnet. 

4. Tittelen blir overskriften i mailen (beskrivelsen) som sendes dine kollegaer. I avsnittet om Artikler/knappen Select kan du hente ut de enkeltartikler som du ønsker bekreftelse på at er lest.

5. Under Brukere: Velg All - eller Select - her velger du  hvilke brukere som skal inkluderes i lesebekreftelsene. Om du bare trykker Lagre, kan du fortsette jobben senere. Trykker du Lagre og Varsle, går din melding om Lesebekreftelser ut på mail omgåënde.

6. I lista under Aktuelt vil du få oversikt over hvilke artikler, hvilke brukere, når mailen er sendt og status for lest. Klikker du på knappen Valg kan du også sende påminnelse.

Vi anbefaler at dere gir tilgang til alle applikasjoner dere har hos oss via Simployer portal. Dette inkluderer også derfor håndbøkene. Du gir tilgang slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer portal.

2. Søk opp den ansatte du vil tildele applikasjonstilgang.

3. Klikk på Innstillinger - Roller i menyen til venstre. 

4. Klikk på plusstegnet til høyre for "Applikasjoner tilgjengelig for".

5. Velg den/de håndboka/håndbøkene brukeren skal ha tilgang til og klikk Gi tilgang.

Er du fremdeles usikker? Klikk her,  så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Du må være administrator i håndboka for å kunne endre startsiden i den. Du endrer startsiden slik: 

1. Du må være innlogget med administratorbrukeren din i håndboka.

2. Stå på startsiden som skal skal endres.

3. Gå deretter inn i redigeringsmodus. Dette gjør du ved å trykke på sirkelen med tre prikker i - Rediger.

4. Trykk så på Administrasjon i den blå menylinjen.

5. Klikk på Startsider i menyen på venstre side.

6. Nå vil du se nåværende startsiden, samt eventuelle andre dere har opprettet.

7. Klikk på navnet på startsiden for å redigere den, eller trykk på Opprett øverst i høyre hjørnet for å opprette en helt ny.

Du må være administrator i håndboka for å kunne endre farger og logo i den. Du endrer det slik: 

1. Du må være innlogget med administratorbrukeren din i håndboka.

2. Klikk på håndboka du vil endre fargene/logo til.

3. Gå deretter inn i redigeringsmodus. Dette gjør du ved å trykke på sirkelen med tre prikker i - Rediger.

4. Trykk så på Innstillinger i den blå menylinjen.

5. Her kan du velge farger på linjen øverst og tekstfargen på denne. Du kan også velge bakgrunnsfargen, og hvilken farge knappene i mappestrukturen skal ha når de er aktive. Nederst kan du laste inn en egen logo. På høyre side er et bilde som viser i sanntid hvordan det vil se ut etter at du lagrer endringene.

Det kan være at håndboka må åpnes for å kunne være søkbar, eller at det må gjøre en reindeksering av den. Ta kontakt med support, og gi oss gjerne tilgang i 24 timer da du sender inn saken til oss, så skal vi få dette på plass for dere.

Kundesenterets mail er: support.no@simployer.com og telefonnummeret vårt er: 69 97 17 00.

Ansatte, redaktører og administratorer kan laste ned innhold fra håndboka. Man kan ta ut en PDF av hele håndboka, men også mapper og enkeltartikler. 

For å laste ned hele håndboka gjør følgende: 

1. Gå til forsiden av personalhåndboka. 

2. Klikk på sirkelen med tre prikker i - Last ned.

Nå laster du ned hele håndboka.

For å laste ned en mappe: 

1. Gå til mappen du ønsker laste ned. 

2. Klikk på sirkelen med tre pirkker i - Last ned. 

For å laste ned en artikkel: 

1. Gå til artikkelen du ønsker laste ned. 

2. Klikk på sirkelen med tre pirkker i - Last ned.