En trygg og god arbeidsplass

Har dere Simployer Portal og skal opprette en ny bruker, må brukeren opprettes i Portalen og gis tilgang til Avviksmodulen derfra. Deretter må dere gå inn i Avvik for å bygge organisasjon og tildele roller.

Når en person slutter/endrer stilling må man først avslutte eller overføre alle åpne oppgaver til en annen bruker, før personen kan deaktiveres i Avvik. Deretter kan dere deaktivere brukeren i Simployer Portal. 

Alle oppgaver personen har ansvaret for må avsluttes eller overføres til en annen bruker før brukeren kan deaktiveres direkte i Avvik. 

Du deaktiverer en bruker slik: 

1. Du må være innlogget med administratorbrukeren din i Simployer Avvik. 

2. Klikk på Brukere i menylinjen. 

3. Finn brukeren du skal deaktivere, og klikk på navnet til brukeren. 

4. Klikk på Deaktiver bruker. 

Her er svaret både ja, og nei. Det er ikke mulig å slette et avvik fullstendig, men du kan slette det slik at det ikke lenger inkluderes i rapporter du henter ut.

For å slette avviket må du gjøre følgende:

1. Logg deg først inn saksbehandler-/administratorbrukeren din.

2. Gå til Saksbehandling øverst i høyre hjørnet. 

3. Finn avviket du ønsker å slette i oversikten over Alle aktive saker, og klikk deg inn på det.

4. Trykk så på Behandle sak i øvre høyre hjørne, og bla helt nederst på avviket.

5. Klikk på Avvis sak og bekreft deretter med Avvis sak. 

6. Du vil nå se valget Slett sak i øvre høyre hjørne av skjermen, til venstre for Gjenopprett sak.

7. Trykk på Slett sak og fyll inn begrunnelse for hvorfor avviket skal slettes. Klikk så igjen på Slett sak.

Du finner igjen det slettede avviket under Slettede saker i menyen på venstre side.

Aller først må du laste ned Simployer-appen på din mobiltelefon. Denne er per i dag tilgjengelig for mobiltelefoner som benytter Android og iOS. Appen er dessverre ikke tilgjengelig for nettbrett.

1. Logg deg på med ditt brukernavn og passord. Eventuelt kan du logge på med brukernavnet og passordet til fellesbrukeren deres (hvis dere benytter dette). 

2. Når du har logget deg inn vil du se Avvik under Dine produkter. Klikk på denne så blir du sendt videre til skjema for å registrere avvik.

3. Dersom du skal behandle et avvik må du trykke på Saksbehandling øverst i høyre hjørne.

For å opprette bruker til en ekstern person, må du opprette en bruker på vanlig måte. Simployer har ingen begrensninger som tilsier at basen deres kun kan benyttes av ansatte i deres eget selskap. Alternativt kan du opprette en flerbruker som eksterne personer skal benytte.

For å opprette ny bruker/flerbruker, gjør følgende: 

1. Logg deg inn med administratorbrukeren din.

2. Klikk på Saksbehandling øverst i høyre hjørne.

3. Trykk på Brukere i menylinjen, og klikk på enten Ny bruker eller Ny flerbruker i menyen til venstre. 

Ny bruker: 

1. Fyll inn info og velg et unikt brukernavn.

2. Fjern alle avhukninger i boksene under Innstillinger for bruker og klikk på Lagre.

3. Gå til Alle aktive brukere øverst til venstre, og klikk deg inn på brukeren du har opprettet.

4. Klikk på Send brukernavn og passord. Når du klikker på Lagre, genereres det en epost til brukeren med brukernavn og en link for å velge seg et passord.

Ny flerbruker:

1. Fyll inn et navn for flerbrukeren, for eksempel: "Eksterne brukere i Firma AS".

2. Velg et unikt brukernavn, og skriv inn et passord for brukeren. Gjenta passordet i Gjenta:-boksen.

3. Klikk Lagre.

Flerbrukeren er nå opprettet, og brukernavn og passord kan deles med eksterne brukere slik at de kan rapportere inn avvik på samme måte som de med egen bruker.

1. Logg deg inn med administratorbrukeren din. 

2. Gå til Saksbehandling øverst i høyre hjørne.

3. Trykk deretter på Skjemaer i menylinjen. 

Her vil du se at du kan fylle inn navn og tipstekst for kategorien du ønsker å legge til. Du kan også deaktivere aktive kategorier, eller aktivere deaktiverte kategorier.

1. Logg deg inn med saksbehandler-/administratorbrukeren din. 

2. Gå til Saksbehandling øverst i høyre hjørne.

3. Finn avviket du ønsker å behandle i oversikten over Alle aktive saker, og klikk deg inn på det.

4. Trykk så på Behandle sak i øvre høyre hjørne, og jobb deg igjennom avviket.

5. Når du er ferdig kan du trykke Lagre dersom du trenger å arbeide mer med avviket senere, eller klikk Lagre og avslutt sak dersom du har behandlet det ferdig.

Når avvikssystemet etableres bestemmer dere om det skal være mulig å endre kategori på meldt avvik eller ikke. Hvis man ved en senere anledning ønsker å gjøre om på dette, må kundesenteret hos Simployer kontaktes og bistå dere i prosessen. Kundesenterets mail er: support.no@simployer.com og telefonnummeret er: 69 97 17 00.

Nei. Når et avvik er over tidsfristen sendes det ut varsler hver dag. For å stoppe dette må dere enten behandle avviket eller endre på avvikets tidsfrist og sette denne frem i tid.

Hvis kategorien har blitt brukt i et registrert avvik så kan dere ikke slette kategorien, kun deaktivere den. Dette har en sammenheng med at det skal kunne tas ut rapport på denne kategorien.

1. Saksbehandler må gå inn på det aktuelle avviket og klikke på Behandle sak.

2. Til høyre for feltet "Saksbehandler:" klikker du på piltasten til høyre for personen som er satt som saksbehandler. 

3. Endre til en av personene som dukker opp i lista. Hvis ikke rette vedkommende dukker opp, må du kontakte systemadministrator og be om hjelp. Det kan være noe i oppsettet som gjør at vedkommende ikke kan bli satt som ansvarlig for avviket.

Ja, det har dere tilgang til å gjøre.

1. Gå til Saksbehandling.

2. Klikk på Organisering i den blå toppmenyen.

3. Marker først i menyen til venstre hvor i strukturen dere vil ha den nye avdelingen, klikk så på Opprett ny.

4. Gi avdelingen navn og legg til personer som skal være hovedansvarlig og saksbehandler.

1. Gå til Saksbehandling.

2. Klikk på Organisering i den blå toppmenyen.

3. Gå inn på avdelingen hvor du vil legge til en ny saksbehandler.

4. Klikk på Legg til personer i rød skrift til høyre i bildet.

5. Søk opp den ansatte du skal legge til og klikk Ok.

6. Tildel vedkommende en eller annen rolle i avdelingen før du lagrer. Det gjør du ved å huke av i boksene til høyre for navnet til den ansatte. Glemmer du tildele en rolle, vil ikke personen bli registrert som saksbehandler. 

1. Gå til Saksbehandling. 

2. Klikk på Organisering i den blå toppmenyen.

3. Gå inn på avdelingen hvor du vil slette saksbehandler. 

4. Nederst i bildet ser du personene som har utvidede rettigheter på avdelingen. 

5. Ta bort alle avhukinger for roller på personen som skal fjernes. 

6. Klikk Lagre. Ikke bruk Deaktiver- eller Slettknappene, da de gjelder for hele avdelingen.

I selve avviksmodulen har vi ikke en slik rapport. Gå til Organisering, så vil du se avdelingsstrukturen deres. Klikk deg inn på avdelingene for å se hvilke roller som er tildelt hvem.

Hvis dere har Simployer portal, kan du ta ut en rolleoversikt for avviksystemet slik: Gå til Meny - Rapporter - Min virksomhet. Velg rapporten Roller. Ta ut en rapport for kun Avvik under "Applikasjoner". Den gir en oversikt over hvilke roller som er tildelt hvem i avviksmodulen.