Om anonym chat

Vi har alltid oppfordret til åpenhet og transparens i &frankly, og "kommentarer" har vært en måte for ansatte å uttrykke tankene sine utover spørsmålsmalen. Vi har bestemt oss for å ta et skritt videre for å sikre at de ansatte føler seg hørt, ved å introdusere Anonym Chat.

Anonym chat gir ansatte og ledere en måte å snakke anonymt om spørsmålet og dets kommentarer. Dette kan tillate den ansatte å være mer ærlig, som ellers kan føle seg ukomfortabel med å snakke om det i det åpne. For ledere vil det gjøre dem i stand til å finne ut mer om en bestemt kommentar. Det kan være for å avklare meningen med kommentaren, eller for å diskutere problemstillingen med teammedlemmet.

Personen som sendte inn den opprinnelige kommentaren vil alltid være anonym, mens HR-administratoren eller lederen vil bli identifisert under initieringsprosessen og mens chatten fortsetter.

I menyen innstillinger kan du aktivere eller deaktivere chat funksjonen for hele organisasjonen.
For å aktivere anonym chat må dere ha en HR Admin. En person som har systemrollen Administrator i &frankly kan bli valgt som HR Administrator. Etter dette kan medarbeidere se HR Admin og kan starte chat. 

Personen som har funksjonen HR Admin kan se alle chatter i organisasjonen, og kan starte chat til alle kommentarer i resultatvisningen.

1. I innstillinger er det også mulig å:

• Godkjenne og åpne chat med HR Administrator og Direct Group Owner
• Godkjenne og åpne chat med kun HR Administrator
• Godkjenne og åpne chat med kun Direct Group Owner

2. Aktivere/deaktivere at Direct Group Owner kan starte chat fra kommentarer i resultatet.

Det kan være flere grunner til at du ikke kan starte en anonym chat.

• Administratoren i firmaet må aktivere funksjonen.
• Det må være enten en HR Admin eller en sjef (Direct Group Owner) du kan sende en anonym chat til. Hvis ikke vil du ikke klare å starte en Anonym chat.
• Firmaet sine innstillinger avgjør om medarbeidere er tillatt å starte en Anonym chat, og om HR Admin eller Sjef (Direct Group Owner) kan starte en anonym chat. 

Spør gjerne administratoren om funksjonen Anonym chat er aktivert i firmaet sine innstillinger.

Når en anonym chat har blitt opprettet, er den å finne igjen under Resultater > Anonym chat. Dersom et gruppemedlem initierer en anonym chat mens de svarer på spørsmål, vil HR-administratoren eller lederen kun se chatten etter at pulsen er stengt og resultatene er tilgjengelige.

Personen som sendte den originale kommentaren som en anonym chat er basert på vil ha tilgang til å se den anonyme chatten uansett status. Mottakeren (HR Administrator eller leder) vil kun se åpne eller lukkede chatter.

Det er fire statuser en anonym chat kan være i:

1. Pending / Avventer: Statusen en anonym chat får når en ansatt initierer en chat til et spørsmål i en pågående puls. Under denne statusen kan den ansatte som initierte chatten sende chat-meldinger. Disse vil bli synlige hvis og når chatten får status «Open» / «åpen».

2. Open / Åpen: Når pulsen er stengt og resultatene er tilgjengelige for mottakeren (HR-administrator eller leder). Eller hvis det er HR-administrator eller leder som initierer chatten fra resultatene.

3. Closed / Stengt: Når den anonyme chatten stenges av HR-administrator eller leder. Hvis chatten er stengt, vil det ikke lenger være mulig å sende chat-meldinger i denne chatten. HR-administratoren eller lederen kan gjenåpne chatten ved behov.

4. Hidden / Skjult: Når resultatene for pulsen er tilgjengelige, men den originale kommentaren eller chatten er skjult grunnet planleggings-synlighet eller integritetsinnstillinger for synlighet. Bare personen som sendte kommentaren eller initierte chatten vil kunne se chatten hvis den har status skjult.

HR-administratoren vil kunne se en oversikt over alle anonyme chatter i web-versjonen av &frankly. HR-administratoren vil kun ha tilgang til å lese og svare på chatter som er adressert til HR-administrator.

Det er 3 personer som kan starte en chat.

1. Først, en HR Admin er en som er tildelt å være hovedkontakt for ansatte som vil starte en chat med HR.

Personen som har rollen Administrator i &frankly kan bli tildelt rollen som HR Admin.
HR Admin kan starte en chat fra alle kommentarene de har tilgang til se.

2. Andre, en Group Owner kan starte en chat basert på kommentarresultat fra deres direkte gruppemedlemmer.

Både HR Admin og Group Owners kan starte chat når de ser "Comments" eller kommentarer til spørsmålsresultat på Dasboard eller på siden for individuelle spørsmål. Hvis chatfunksjonen er aktivert til brukeren vil en chat knapp dukke opp ved siden av hver kommentar. Ved å trykke på denne knappen vil HR Admin eller Group Owner ha mulighet til å starte en chat med personen som skrev kommentaren.

3. Tredje, Group Members (gruppemedlemmer) kan starte en chat når de svarer på spørsmål. Hvis chatfunksjonen er aktivert vil personen se en bryter for å kunne starte en chat basert på kommentaren de skrev til spørsmålet.

Group Members kan velge enten HR Admin eller deres Sjef/Group Owner til å starte en hat med. Hvis det er flere Sjefer/Group Owners vil gruppemedlemmet kunne velge hvem de vil starte chat med.  Avhengig av selskapets innstillinger kan det være mulig å kun velge HR Admin eller Sjef.

Hvis HR Admin også er Group Owner vil det kun vises HR Admin i anonym chat.