Anonymitet og integritet

&frankly er GDPR compliant. Les mer her: Simployer Trust Center

Dersom du vil ha mer informasjon om &frankly og hvordan vi behandler og beskytter personlig data, kontakt oss på support.no@simployer.com. Vi vil mer enn gjerne besvare spørsmålene dine!

&frankly’s konsept er basert på tillit. Tillit fra bedrifter som benytter seg av våre tjenester, men mest av alt, fra de ansatte (direkte eller indirekte) som skal besvare spørsmål om deres opplevelse av arbeidsmiljøet.

Vi setter stor pris på denne tilliten. Se mer om våre prinsipper om persondata og regelverk ihht GDPR her.

Hvor er data lagret? Data er lagret i Amazon Web Services, en skytjeneste som bruker servere i Frankfurt, Tyskland. Dine data er vår viktigste oppgave, og du kan stole på at vi gjør alt i vår makt for at de skal være trygge.

Kan jeg kreve at mine data blir slettet?
&frankly fungerer som en Databehandler, og kan kun slette persondata på forespørsel fra Behandlingsansvarlig/kunden (din bedrift). Dersom du ønsker å slette persondata, kontakt din &frankly administrator. 

Hvem eier besvarelsene? &frankly, min bedrift eller meg?
&frankly samler kun inn informasjon. I dette tilfellet, persondata som bedriften du jobber i ønsker tilgang til. Derfor er det bedriften som benytter seg av &frankly som er ansvarlig for data vi samler inn. Juridisk sett er det bedriften som er ansvarlig for dine persondata, mens &frankly er ansvarlig i rollen som databehandler. Uansett, vil du alltid ha rettigheter til dine egne data.

Kan &frankly dele data med en tredjepart?
Vi har ikke lov til å dele data med en tredjepart (f. eks for forskningøyemed), med mindre bedriften du jobber i har gitt oss spesiell tillatelse til å gjøre det. Vi kan heller ikke dele personlig informasjon som kan identifisere noe eller noen når vi skal rapportere på besvarelser. Dette for å sikre anonymitet når spørsmålene skal besvares. 

Hvordan kan &frankly bruke mine data?
&frankly har ingen rettigheter til å bruke data til annet enn det som står i databehandleravtalen din bedrift har inngått med oss. &frankly kan bruke data først og fremst for funskjonaliteten i vår tjeneste. &frankly kan også bruke data i et anonymisert format, uten mulighet til å kunne identifisere noe eller noen, for å lage nye funksjoner, gjøre forbedringer i vårt system eller generere aggregert statistikk.

Hvor lenge kan &frankly beholde besvarelsene mine?
Vi lagrer persondata i tiden bedriften benytter våre tjenester, eller til du eller bedriften du jobber i krever data slettet, for eksempel om du slutter i jobben. 

Hva skjer med mine besvarelser?
Bedriftens hensikten med å gjennomføre undersøkelser, er å øke engasjementet til de ansatte og  kunne gjøre evt forbedringer og tiltak i bedriften. Dette gjøres ved å besvare spørsmålene bedriften sender ut gjennom verktøyet &frankly. Både bedriften og vi i &frankly, håper du vil delta på dette, men dette er helt frivillig. Du må ikke besvare alle spørsmål og kan avslutte undersøkelsen når som helst.

I &frankly vil alle svarene dine bli bearbeidet, anonymisert og lagt sammen med alle andre ansattes svar.

Se bildet under, for å forstå prosessen bedre.

Din bedrift sender ut ett eller flere spørsmål (f. eks Hvordan liker du jobben din?) via &frankly, du mottar spørsmålet og besvarer det (f. eks Veldig godt). Svarene dine vil bli registrert i &frankly, og er tilgjengelig for deg. 

Dine svar vil også bli bearbeidet av &frankly, anonymisert og oppsummert i en aggregert rapport. Din bedrift vil kunne se rapporten, og dele den med ledere og ansatte.
 

Den anonymiserte rapporten vil kun være tilgjengelig for din bedrift, men den vil ikke innholde individuelle besvarelser. For å sikre anonymitet, viser vi bare besvarelser fra grupper på minst 3 personer.

Dersom du har spørsmål om bearbeidelsen og anonymiseringen, kontakt oss gjerne på support@simployer.com.

Du er alltid anonym når du bruker &frankly! Vi tror at det er et viktig element for å få de mest ærlige svarene, og da den beste innsikten! Bedriften du jobber i setter grensen for hvor mange besvarelser vi må få, for å kunne vise aggregerte resultater - det kan uansett ikke være lavere enn 3. 

Anonymitet og integritetsrammeverket
For å sikre at alle besvarelsene er anonyme, har vi ulike metoder. Først og fremst har vi en angitt verdi for hvor mange besvarelser vi må ha, for å kunne vise resultater. Systemet teller antall besvarelser og dermed sikrer at vi ikke viser resultater hvor for få har besvart. 

Vi har to terskelverdier i &frankly: En for å kunne beregne gjennomsnitt (der svarene kan kalkuleres med et gjennomsnitt), og en for spredning (der individuelle svar kan vises med en grafisk visning som representerer spredningen mellom svarene). Minimumsgrensen er 3, med dette kan konfigurerer av din organisasjon. 

Det er kun administratorer i &frankly som kan se og endre disse grenseverdiene. Dersom man skal endre grenseverdiene, sjekk ut guiden "Innstillinger for å bevare anonymitet". 

Den andre metoden for å sikre anonymitet, er et integritetsrammeverk som sikrere at man ikke skal kunne isolere enkeltbesvarelser basert på organisasjonsstruktur og/eller attributter (slik som tilhørighet, alder, kjønn) som er definert i bedriftens &frankly instans. Resultatene begrenses dersom tilfeller av manglende dataisolering oppstår. Vårt integritetsnettverk sørger for at ingen grupper kan sammenlignes dersom det er mulig å identifisere individuelle besvarelser.

En annen metode for å sikre anonymitet, er at man ikke skal kunne se resultatet på et nivå som har for lite utvalg.

Om dere trenger mer informasjon om dette, kontakt oss på support@simployer.com .