FAQ Simployer HRM

Vi i Simployer ønsker å gjøre det enklest mulig å bruke våre HRM-moduler.

Her finner du svar på ofte stilte spørsmål.

Vi har dessverre ingen søkefunksjon på denne siden enda. Bruk enten snarveiene for å finne svaret på det du lurer på, eller klikk Ctrl + F og skriv inn søkeord for å søke på siden.

Simployer Pålogging


For alle brukere

Som oftest er brukernavnet du prøver logge inn med ikke riktig i når denne feilmeldingen dukker opp. Brukernavnet ditt til Simployer er ikke nødvendigvis mailadressen din, det kan være noe helt annet. Kontakt lederen din eller administrator hos dere, som kan dobbeltsjekke hva brukernavnet ditt er. 

 

Brukernavnet finner de på profilen din i Simployer. Bla nederst på profilen din og se hva som er registrert som "Brukernavn" på profilen din. 

 

I enkelte tilfeller hender det at feilmeldingen dukker opp hvis du har inkludert spesialtegn i passordet ditt. Test å sette et nytt passord uten spesialtegn og logg inn på nytt.

1. Gå til https://simployer.no, klikk på Logg inn og gå til - Velg Simployer HRM/Håndbøker.

2. Dersom du ikke kjenner til brukernavnet eller passordet ditt klikker du på Glemt passord.

Simployer pålogging

3. Klikk så på Glemt brukernavn.

Simployer pålogging

4. Fyll ut epost og klikk Send e-post for å motta liste med registrerte brukernavn på gitte epostadresse.

Simployer pålogging

5. Åpne epost fra Simployer og finn ditt/dine brukernavn tilknyttet epostadressen din.


6. Gå tilbake til nettleseren med Simployer og klikk Tilbake.


7. Fyll inn brukernavnet du fant i eposten og klikk Tilbakestill passord.

Simployer pålogging

8. Du har nå mottatt en ny epost fra Simployer som inneholder en link for å nullstille passordet til brukeren din. Klikk på Trykk her for å sette nytt passord.

Sett nytt passord og klikk Lagre.

Simployer pålogging


9. Logg inn med brukernavnet og passordet ditt. 

Det er mulig du har flere brukere/brukernavn registrert i systemet vårt. Hør med administratoren i bedriften deres om du har flere registrerte brukere i systemet, og hvilket brukernavn du skal benytte deg av for pålogging.

Du logger mest sannsynlig inn med feil brukernavn. Kontakt deres administrator og be vedkommende gi deg riktig brukernavn.

Administrator finner brukernavn under Kontoinformasjon på profilen din i Simployer.

OBS! Mail og brukernavn er uavhengige av hverandre.

1. Gå til https://simployer.no, klikk på Logg inn og gå til - Velg Simployer HRM/Håndbøker.

2. Klikk Glemt passord. 





3. Fyll inn brukernavnet ditt (Obs: Det kan hende at brukernavnet ditt ikke er mailadressen din. I Simployer er brukernavn og mail uavhengige av hverandre. Er du usikker på hva brukernavnet ditt er, gå til guiden som heter "Jeg kjenner hverken til brukernavnet eller passordet mitt"). Klikk Tilbakestill passord.


4. Du har nå mottatt en ny epost fra Simployer som inneholder en link for å nullstille passordet til brukeren din. Klikk på Trykk her for å sette nytt passord.

5. Sett nytt passord og klikk «Lagre».

Simployer pålogging

6. Logg inn med brukernavnet og passordet ditt. 

1. Åpne Google Chrome.

2. Trykk på de tre loddrette prikkene i øvre høyre hjørne - Innstillinger.

3. Trykk på Autofyll - Passordlagring.

4. Søk etter Simployer i søkefeltet (som du finner til høyre over listen med passordene).

5. Klikk på øye-ikonet for å se passordet. Du blir bedt om å verifisere deg med et passord. Dette passordet er passordet til PCen din.

1. Åpne Microsoft Edge. 

2. Trykk på de tre vannrette prikkene i øvre høyre hjørne - Innstillinger.

3. Klikk på Passord.

4. Søk etter Simployer i passordsøkefeltet.

5. Trykk på øye-ikonet for å vise passordet. Du blir bedt om å verifisere deg med et passord. Dette passordet er passordet til PCen din.

1. Åpne Mozilla Firefox. 

2. Trykk på de tre vannrette linjene i det øvre høyre hjørnet - Passord

3. Søk etter Simployer i søkefeltet.

4. Klikk på øye-ikonet for å vise passordet.

 

For administrator

Ønsker du en smidigere pålogging enn med brukernavn og passord, så tilbyr vi Simployer Access Enterprise.  Her kan du benytte Single sign-on (SSO) med eksempelvis Microsoft Azure AD eller andre IDP-leverandører. Kontakt oss her: support.no@simployer.com hvis dette skulle være aktuelt.

1. Logg inn i Simployer.

2. Søk opp den ansatte du ønsker sende påloggingsinformasjon.

3. Klikk på Valg-knappen til høyre for Om meg.

4. Klikk Send påloggingingsinformasjon

5. Velg ønsket varslingsmetode. 

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

1. Logg inn i Simployer.

2. Klikk på Meny - Administrasjon.

3. Gå til Brukeradministrasjon - Send meldinger.

4. Følg veiviseren.

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Da har dere nok ikke gitt vedkommende applikasjonstilgang til Simployer portal. Søk opp den ansattes profil, klikk på Innstillinger - Roller i menyen til venstre. Klikk på (+)-tegnet til høyre for "Applikasjoner tilgjengelig for..." og legg til Simployer. Her kan du også legge til andre applikasjoner hvis dere har det, som feks. håndbøker, avvik etc. 

Oppretter du en bruker og sender påloggingsinformasjon fra veiviseren hender det innimelom at påloggingsinformasjon ikke blir sendt. Vi anbefaler da at du prøver sende påloggingsinformasjonen fra brukerens profil i Simployer: 

1. Søk opp brukerens profil. 

2. Dobbeltsjekk at brukeren har applikasjonstilganger. Klikk på Innstillinger - Roller i menyen til venstre. 

3. Legg til applikasjoner hvis disse mangler. 

4. Gå tilbake til brukerens hovedprofil. Klikk Info - Generell info i menyen til venstre. 

5. Klikk på sirkelen med tre prikker i - Send påloggingsinformasjon/Send velkomstbrev til høyre for OM MEG. 

6. Velg ønsket metode for utsendelse. 

 

Det er ikke gitt at e-post er brukernavn i Simployer. Søk opp brukerens profil i Simployer og bla nederst på profilen til vedkommende. Sjekk brukernavnet i feltet under Kontoinformasjon. Det hender at e-postadressen til vedkommende ikke er ledig som brukernavn i systemet vårt. Da må brukeren tildeles et annet egendefinert brukernavn.

Dette skyldes feil i forbindelsen mellom Simployer og vårt Access Enterprise-register. Feilen har mest sannsynlig oppstått fordi brukernavnet på brukeren har blitt endret etter at brukeren har blitt koblet opp mot registeret vårt. Løsningen på dette er følgende:

1. Sørg for at brukernavnet som er registrert er brukerens UPN (hvis du er usikker på hva dette er, så har nok deres interne IT-avdelig svaret på dette). 

2. Når dere er sikre på at brukernavnet som er registrert er korrekt, gå til Innstillinger - Roller i menyen til venstre på brukerens profil. 

3. Fjern Simployerapplikasjonen. 

4. Vent i minst 5 minutter. Dette for å sikre at synkroniseringen mellom Simployer og vårt Access Enterprise-register nullstilles.

5. Etter at dere har ventet i 5 minutter, legg til Simployerapplikasjonen på nytt. 

 

Nå skal brukeren komme inn i Simployer. Hvis brukeren fremdeles har utfordringer, kontakt oss på simployer.no@simployer.com

Simployer Personalia

 

For alle brukere

Vårt kundesenter tilbyr teknisk support på telefon, mail og web til registrerte administratorer i Simployer. Dersom du ikke er administrator ber vi deg derfor ta kontakt med administrator i deres virksomhet. Ledere og medarbeidere som har behov for hjelp kan også benytte brukerveiledninger, samt interaktiv hjelp i Simployer.

Vi referer ofte til globalmenyen i forbindelse med support til kundene våre. Globalmenyen er knappen du finner øverst i venstre hjørne som ser ut som en terning. Denne benyttes til å navigere mellom de ulike modulene i Simployer. I tillegg ser du også hvilken bruker du er innlogget med. Trykker du på navnet ditt, vil kundenummeret deres dukke opp. Du logger også ut ved å klikke på globalmenyen - navnet ditt - Logg ut.

Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørnet. Klikk så på navnet dittLogg ut.

1. Du må være logget inn i Simployer.

2. Gå til Meny - Om meg - Min info. 

3. Du ser kontaktinfoen din til høyre på profilen din. Klikk Endre bak informasjonen du ønsker forandre. 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til profilen din.

3. Bla nederst på siden, og klikk på blyanten til høyre for Kontooversikt. 

4. Endre språk og Lagre.

Dette gjelder når dere har skrudd på flerfaktorautentisering i forbindelse med pålogging i Simployer portal. For å få engangskode tilsendt til riktig telefonnummer, er det nødvendig å endre telefonnummer i rikitg rekkefølge i Simployer for å unngå utfordringer. 

 

Når en bruker endrer telefonnummer, anbefaler vi at det først gjøres på denne siden: account.simployer.com. Klikk på blyanten til høyre for telefonnummeret og endre til nytt telefonnummer.

 

Gå så tilbake til portal.simployer.com og klikk på Meny - Om meg - Min info. Endre telefonnummeret på denne siden også. 

 

Når nummeret er endret på begge sidene, vil engangskoden bli sendt til det oppdaterte telefonnummeret ved neste pålogging. 

Ja, du kan selv endre brukernavnet ditt i Simployer. Det gjør du slik: 

 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Om meg - Min info.

3. Bla nederst på siden.

4. Ditt nåværende brukernavn finner du under Kontoinformasjon. Ved å trykke på Blyanten får du opp feltet for endring av påloggingsinformasjon.

5. Legg inn ditt nye brukernavn og avslutt med Lagre.

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Ja, du kan selv endre passordet ditt i Simployer. Det gjør du slik:

 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Om meg - Min info.

3. Bla nederst på siden.

4. Ditt nåværende passord ser du nederst på siden. Ved å trykke på knappen Endre kan du nå velge et annet passord.

5. Legg inn ditt nye passord og avslutt med Lagre.

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Det er ingen automatikk i at ledere i Simployer har administratorrettigheter.

I Simployer har man rettigheter til å utføre endringer vedrørende ansatte en er direkte leder for, men man har ikke full tilgang slik som en systemadministrator har.

Klikk her for å slette Cache & Cookies.

Hvis du mangler det røde spørsmålstegnet nederst i høyre hjørnet kan dette skyldes innstillingene du har satt i nettleseren din. Følg denne guiden for å få frem interaktiv hjelp.

 

Vi gjør oppmerksom på at Interaktiv hjelp ikke fungerer i nettleseren Safari.

Iblant hender det at brukerne våre opplever merkelige oversettelser av norsk i systemet. Eksempler på dette er at gift som sivilstatus har blitt oversatt til poison, og at navnet Roar til Brøl. 

 

Heldigvis har vi engelskkompetanse nok til å forstå at dette er riv ruskende gæærnt. Denne oversettelsen skyldes at automatisk oversettelse er skrudd på i nettleseren til brukeren. Dermed oversetter Google da fra norsk til norsk, og derfor forekommer det litt uheldige oversettelser i systemet. Dette kan løses ved å skru av den automatiske oversettelsen i nettleseren. Er du usikker på hvordan dette gjøres, skal et raskt Google-søk på "skru av automatisk oversettelse i nettleser" hjelpe deg.

Nei det trenger du ikke. Det er administrator hos dere som har ansvaret for dette.

 

For administrator

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Min virksomhet - Personer. 

3. Klikk på plusstegnet til høyre for PERSONER. 

4. Følg veiviseren og klikk på Legg til person

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

 

Brukernavnet finnes allerede i vårt system, dere må benytte et annet brukernavn (f. eks. telefonnummer).

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Søk opp den ansatte du vil tildele applikasjonstilgang.

3. Klikk på Innstillinger - Roller i menyen til venstre. 

4. Klikk på plusstegnet til høyre for "Applikasjoner tilgjengelig for".

5. Velg ønsket applikasjon og klikk Gi tilgang.

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon. 

3. Klikk på Brukeradministrasjon - Opprett pålogginger. 

4. Følg veiviseren.

Iblant hender det at personer som har hatt tilgang til Simployer tidligere skal ha tilgang på nytt. Da kan det hende at brukeren allerede ligger inne i brukerregisteret deres som inaktiv. For å aktivere brukeren, gjør følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Min virksomhet - Personer. 

3. Klikk på knappen Inaktive som du finner til høyre over personlista. 

4. Klikk på navnet til brukeren.

5. Trykk på sirkelen med tre prikker i til høyre for OM MEG - Aktiver

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

 

Det kan fort hende at du må legge til både brukerkonto og applikasjonstilgang til brukeren etter aktivering. 

Du legger til brukerkonto og applikasjonstilgang slik:

1. Klikk på plusstegnet til høyre for Kontoinformasjon.

2. Følg veiviseren. 

Det er kun nærmeste leder og systemadministrator som har tilgang til fanen Notater som dere finner i menyen til venstre på profilen til brukerne deres. Systemadministrator har tilgang til å se alle notater gjort på brukeren, mens leder kun har tilgang til å se egne notater. Bytter den ansatte leder, vil ikke ny leder ha tilgang til notater gjort av gammel leder. 

Når en bruker ikke lengre skal ha tilgang til Simployer, lønner det seg å deaktivere brukeren. Etter en viss tid, anbefaler vi å slette brukeren ved hjelp av sletteklienten vår. Dere tar selv en egen vurdering på hvor lang tid det skal gå mellom dere deaktiverer brukeren og sletter den. Så lenge dere har behov for opplysningene registrert på brukeren, bør den ikke slettes. Når dere ikke lenger kan begrunne (ved en eventuell kontroll) at dere trenger disse opplysningene, bør brukeren slettes. 

Er dere fremdeles usikre på hvilke rutiner dere skal ha vedrørende dette, kan dere lese mer om det her.

 

For å få tilgang til sletteklienten, må du ha rollen "Personvernansvarlig". Du legger til rollen slik: 

1. Gå til Meny - Om meg - Min info.

2. Klikk på Innstillinger - Roller i menyen til venstre. 

3. Trykk på sirkelen med tre prikker i - Rolleoversikt til høyre for Simployerapplikasjonen. 

4. Klikk på Legg til rolle og legg til rollen Personvernansvarlig.

5. Når rollen er lagt til, klikk Lagre. 

 

Du finner sletteklienten ved å: 

1. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon. 

2. Klikk på Brukeradministrasjon - Sletting av brukerdata i menyen til venstre. 

3. Klikk på Gå til personvernklienten og følg veiviseren. 

 

Det er systemadministrator hos dere som kan gi deg utvidede rettigheter i Simployer. Er du usikker på hvem som har denne rollen hos dere, er det ofte HR-ansatte som besitter denne. 

Dere må ha sykefraværsmodulen vår for å ha mulighet til å registrere barn på ansattes profil. Dette fordi man kun behøver denne informasjonen hvis man skal benytte seg av omsorgsdager. Får du ikke til å registrere barn på ansattes profil, skyldes dette mest sannsynlig at dere ikke har sykefraværsmodulen i Simployer. 

Ja, det har de tilgang til. Gå til Meny - Om meg - Min info. Under "Personalia" kan den ansatte selv registrere informasjonen.

 

Gå til Meny - Behandle - Administrasjon. Klikk på Faste registre - Størrelser og verdier i menyen til venstre. Klikk på blyanten til høyre for verdien, deretter på Slett-knappen. 

Ja, det styrer dere selv. Når man oppretter en størrelse og verdi, huker dere av i boksen "Kan redigeres av personen selv" hvis dere ønsker fritekstfelt. Velger dere å ikke huke av i boksen, må brukeren velge forhåndsdefinerte valg som vil dukke opp som rullegardinmeny. 

Simployer Roller

Det er kunden selv som oppdaterer og vedlikeholder administratortilganger i egen Simployerportal. For å gi en bruker administratortilgang gjør følgende: 

  • Søk opp profilen til den ansatte som skal ha administratortilgang.
  • Gå til Innstillinger - Roller i menyen til venstre.
  • Klikk på sirkelen med tre prikker i til høyre for Simployer. Klikk deretter på Rolleoversikt.
  • Klikk Legg til rolle.
  • Legg til rollen "Systemadministrator".
  • Når rollen er lagt til, klikk Lagre.

Våre konsulenter har ikke tillatelse til å opprette nye administratorbrukere uten skriftlig samtykke fra daglig leder hos kunden. Dette er en rutine vi har for å ivareta sikkerheten og personvernet til våre kunder.

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Du må kontakte en av dagens administratorer i bedriften og be de tildele deg systemadministratorrolle.

Klikk her, så får du en oversikt over rollene i Simployer. 

For å forenkle prosessen med å tildele brukere mange roller, er det nå mulig å opprette rollesett som kan tildeles automatisk eller manuelt til alle avdelingsledere.

Administrator kan samle flere roller i en gruppe og gi den et navn. Når man tildeler roller vil det være enklere å tildele brukere nøyaktig den kombinasjonen av roller bedriften ønsker. Rollesettet vil kunne vedlikeholdes og administreres av administrator, slik at rollesettet alltid vil være rett og i henhold til bedriftens rutiner og prosesser.

Rollesettet kan også automatisk tildeles nye avdelingsledere og fjernes fra avdelingsledere som slutter. Dette defineres med innstillinger på rollesettet som administrator vedlikeholder.

Et typisk behov for avdelingsleder vil kunne være å registrere en nyansatt i systemet, og få opprettet en arbeidskontrakt. I dette tilfellet kan man opprette et sett med roller som vil gi avdelingsleder tilgang til å opprette personer, ansettelser og stillinger, samt avtaler. Denne kombinasjonen av roller kan da settes sammen i ett sett, og tildeles automatisk til alle avdelingsledere. Det vil si at dersom en avdelingsleder slutter, vil de automatisk miste disse rollene og dermed rettighetene. Når det ansettes en ny leder, eller en avdelingsleder flyttes internt, vil de automatisk få disse rollene tildelt på rett enhet/nivå.

Dersom det er endringer i interne rutiner, eller det er kommet nye roller man ønsker å gi avdelingsledere, kan administrator oppdatere eksisterende rollesett. Dermed vil alle brukere med dette rollesettet automatisk få tildelt/oppdatert sine rettigheter.

1. Gå til Meny og Administrasjon.

2. Klikk på Faste register og Rollesett.

3. Klikk på + tegnet for å lage et nytt sett.

4. Fyll inn navn.

5. Legg til alle roller som skal være inkludert i dette settet (husk at rollesettet ikke kan redigeres når det er tildelt personer).

6. Huk av for automatisk tildeling, dersom rollesettet skal gjelde for alle avdelingsledere.

Dere kan lage et Rollesett. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon. Klikk på Faste registre - Rollesett i menyen til venstre. Klikk så på (+)-tegnet til høyre for Rollesett. Navngi rollesettet og legg til rollene som skal inkluderes i settet. 

Når du nå tildeler roller til en bruker i Simployer, velg "Legg til rollesett" og velg rollesettet vedkommende skal ha. Vedkommende får da rollene som inkluderes i rollesettet.

Du kan ta ut en rapport som viser hvem som har hvilke roller i Simployer ved å gå til Meny - Rapporter - Min virksomhet - Roller.

Kontakt en administrator hos dere så vil vedkommede tildele deg de rollene du trenger og eventuelt flytte deg til rett avdeling hvis det også skal endres.

Det er en manuell jobb som må gjøres. Gå til nåværende sjef sin profil og klikk på Innstillinger - Roller i menyen til venstre. Klikk så på sirkelen med tre prikker i - Rolleoversikt til høyre for Simployer-applikasjonen. Her fjerner du eksisterende roller. Vi anbefaler å notere seg disse hvis de samme rollene skal tildeles ny sjef.

Gå så til den nye sjefens profil, klikk på Innstillinger - Roller i menyen til venstre. Klikk så på sirkelen med tre prikker i - Rolleoversikt til høyre for Simployer-applikasjonen. Legg til rollene vedkommende skal ha. 

Simployer Dokumentarkiv

For alle brukere

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Om meg - Mine dokumenter.

3. Klikk på plusstegnet til høyre for DOKUMENTER. 

4. Fyll inn info, last opp dokumentet og klikk Lagre

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

 

For administrator

På det aktuelle dokumentet klikker du på sirkelen med 3 prikker i ute til høyre og velg Endre. I boksen som nå dukker opp kan du endre navnet på dokumentet. Her kan du også endre dokumentkategori hvis det er nødvendig.

Det er kun den som har satt beskyttelsen som kan fjerne den. Hvis vedkommende slutter, vil dokumentadministrator kunne oppheve beskyttelsen så snart profilen til den som skrudde på beskyttelsen er deaktivert.

Ja, det kan dere. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon. Klikk på Faste registre - Dokumentkategorier i menyen til venstre. Klikk så på (+)-tegnet til høyre for Dokumentkategorier. Gi kategorien et navn og huk av for at kategorien skal være tilgjengelig for "Personer". 

Huk av for at kategorien skal være tilgjengelig for "Personer" og legg til roller som skal kunne se kategorien

Hvis dere laster opp dokumenter under kategorien "Lederdokument" vil ikke den ansatte se eller ha tilgang til dokumentet. Kun nærmeste leder og dokumentadministrator har tilgang til denne dokumentkategorien.

Det går ikke å bytte kategori på et dokument som er lastet opp som et "Lederdokument". Her må du slette dokumentet og laste det opp på rett kategori.

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon - Faste registre - Dokumentkategorier.

3. Klikk på (+)-tegnet til høyre for Dokumentkategorier.

4. Huk av for Enheter under "Tilgjengelig for". Kategorier som er merket med "Enheter" er tilgjengeling når man skal laste opp dokumenter på avdelingsnivå. Dokumentkategorier som er merket med "Personer" er tilgjengelig når man skal laste opp dokumenter på ansatte.

Simployer Organisasjonsstruktur

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Min virksomhet - Min virksomhet.

3. Klikk på enheten du ønsker å laste opp logo for. Hvis du ønsker legge til/endre logo som blant annet vises nederst i det høyre hjørnet, klikk på toppnivået.

4. Klikk på sirkelen med tre prikker i til høyre for Generell info. 

5. Velg Endre bilde.

Du bytter leder på en avdeling slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Min virksomhet - Min virksomhet. 

3. Finn frem til avdelingen som skal ha ny leder. 

4. Klikk på blyanten til høyre for Enhetsoversikt

5. Klikk på Slett til høyre for navnet til eksisterende leder. 

6. Søk opp navnet på ny leder og klikk Lagre.

Ja, det har dere tilgang til. Gjør følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Min virksomhet - Min virksomhet. 

3. Klikk på (+)-tegnet til høyre for Min virksomhet og velg Opprett ny avdeling.

4. Velg hvilken enhet det nyopprettede firmaet skal ligge under i organisasjonsstrukturen. Det gjøres under Tilhører. 

5. Fyll inn resterende info om firmaet. 

6. Lagre. 

1. Du må være logget inn i Simployer portal.

2. Gå til Min virksomhet - Min virksomhet.

3. Søk på avdelingsnavnet i søkefeltet du ser til venstre på siden.

4. Det vil dukke opp en linje for Deaktiverte enheter som viser antall avdelinger som inneholder søkeordet ditt.

5. Klikk på Deaktiverte enheter, og enheten du leter etter vil dukke opp. 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Min virksomhet - Min virksomhet.

3. Klikk deg inn på enheten du vil endre navn på.

4. Klikk så på blyanten til høyre for Enhetsoversikt og endre navnet.

1. Gå til Meny - Min virksomhet - Min virksomhet og klikk deg inn på avdelingen du skal endre bilde på.

2. Klikk så på sirkelen med tre prikker i til høyre for Generell info, deretter på Endre bilde.

Når du er på "Min virksomhet" og sjekker ansatte på en avdeling så er "Tilhører" basert på vedkommendes tilhørighet. "Ansatt her" er basert på avdelingen dere har lagt til på vedkommendes stilling. Så i dette tilfellet er personen sin stilling registrert i en annen avdeling enn den du sjekker.

Det lar seg gjøre. Du unngår å få med ansatte i sykefraværsstatistikken slik:

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon - Faste registre - Personalkategorier.

3. Opprett en ny kategori, for eksempel styremedlemmer, og ikke huk av i boksene for at de skal med i sykefraværsstatistikken og at årsverk skal beregnes.

4. Ansatte som tildeles denne kategorien vil da ikke inkluderes i statistikken.

Dere kan opprette avdelingen selv i Simployer portal. Når det er gjort, er det viktig at dere informerer oss slik at konsulenter på Capitech-modulen kan opprette og aktivere synkronisering på Capitech siden.

Simployer Ansettelse

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon.

3. Klikk på Faste registre - Stillinger i menyen til venstre.

4. Trykk på (+)-tegnet til høyre for Stillinger for å opprette ny stilling.

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til den ansattes profil i Simployer og klikk på Info - Ansettelse i menyen til venstre.

3. Du må opprette en ansettelse før du kan opprette en ny stilling. Klikk på (+)-tegnet til høyre for Ansettelse, og velg Opprett ny ansettelse. 

4. I vinduet som dukker opp, fyll ut Bedrift, Ansattnummer og huk av for Legg til ny stilling. 

5. Lagre.

6. Fyll ut veiviseren for ny stilling, og klikk Lagre. 

Hvis ikke stillingen dukker opp i nedtrekksmenyen, må stillingen opprettes i stillingsregisteret. Det gjør du slik: Gå til Meny - Behandle - Administrasjon. Klikk på Faste registre - Stillinger i menyen til venstre. Klikk så på (+)-tegnet til høyre for Stillinger. Legg inn stillingen og klikk Lagre. Nå skal stillingen være tilgjengelig når du oppretter ny stilling på den ansatte.

I forbindelse med hvilken avdeling den nye stillingen skal tilknyttes, kan dere kun velge avdelinger som tilhører den juridiske enheten vedkommende er ansatt i. Her høres det ut som den ansatte også har byttet firma, og derfor må dere opprette en ny ansettelse på riktig juridisk enhet, før du skal kunne knytte ny stilling til riktig avdeling.

Dere må skru på en innstilling som muliggjør dette. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger. Klikk på Basisinnstillinger - Ansettelse i menyen til venstre. Sett innstillingen "Simployer tildeler ansattnummer for nye anstte" til "Ja". Denne innstillingen betyr i praksis at Simployer foreslår et ansattnummer når ansettelsen opprettes. Ønsker dere ikke benytte dette nummeret, overstyrer du det systemet foreslår og legger inn ansattnummeret du ønsker.

Da er ansattnummeret registrert på en aktiv eller deaktivert bruker i Simployer. For å finne ut hvor det er registrert, gjør følgende:

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Min virksomhet - Min virksomhet.

3. Søk på ansattnummeret i søkefeltet.

4. Det vil dukke opp punkter som viser om ansattnummeret er registrert på en aktiv ansatt eller en deaktivert ansatt.

5. Klikk deg inn på brukeren med det registrerte ansattnummeret og endre/fjerne dette, så vil det bli ledig for registrering på andre brukere. 

Alternativene som dukker opp er forslag fra vår side. Ønsker du flere kan du opprette det ved å gjøre følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon - Faste registre - Sluttårsak. 

3. Klikk på (+)-tegnet til høyre for Sluttårsak. 

4. Fyll inn info og klikk Lagre.

Simployer Varslinger/Mail

Administrator har dessverre ikke tilgang til en slik logg. Kontakt kundesenteret på e-post: support.no@simployer.com eller telefon: 69 97 17 00, så vil de kunne hjelpe deg videre med sjekk i både Simployer og e-post-logger.

Det er dessverre ikke mulig å sette personlige tidspunkter/dager for når man ønsker å motta varsler fra Simployer. Vi har en innstilling i Simployer hvor administrator kan sette tidspunkt for daglige sendinger og den vil gjelde per avdeling.

Når det gjelder søknader på for eksempel ferie, sendes varslet ut når søknaden blir fylt ut i Simployer.

Per i dag så anbefaler vi ikke å sende ut egendefinerte SMS-er til brukere. SMS-funksjonen er først og fremst tenkt til å brukes i forbindelse med masseopprettelse av brukere. Da kan man sende meldinger om brukernavn med link til å lage passord til alle disse brukerne i en og samme operasjon.

På sikt planlegger vi at man skal få sendt egendefinerte SMS-er fra Simployer. Dessverre har vi ingen konkret dato for når dette blir utviklet. 

Du kan sjekke og legge til innhold i velkomstbrevet slik:

Søk opp en brukers profil. Klikk på sirkelen med tre prikker i til høyre for Om meg - Send velkomstbrev. Klikk så på Legg til tekst på velkomstbrevet og brevets innhold vil vises. Teksten som dukker opp er forhåndsdefinert fra Simployer og kan ikke endres av kunden, men dere har mulighet til å legge til egen tekst hvis ønskelig. Det er dessverre ikke mulig å lagre den egendefinerte teksten, så den må legges inn manuelt for hvert brev dere sender ut.

Simployer System

Kundenummeret ditt finner når du er pålogget i Simployer og trykker på globalmenyen (9 prikker øverst i det venstre hjørnet). Trykk på navnet ditt og kundenummeret deres vil dukke opp. Eventuelt står også kundenummeret på avtaledokumenter og fakturaer fra oss.

Systemene støtter følgende nettlesere:

  • Microsoft Edge. Siste versjon eller inntil 1 – en – hovedversjon eldre.
  • Mozilla Firefox. Siste versjon eller inntil 1 – en – hovedversjon eldre.
  • Apple Safari. Siste versjon eller inntil 1 – en – hovedversjon eldre.
  • Google Chrome. Siste versjon eller inntil 1 – en – hovedversjon eldre.

Andre systemkrav:

  • Standard webtilgang (https på port 443) til aktuelt domene.
  • Nettleseren må støtte Javascript og cookies.
  • Integrasjoner etableres via API over SSL (port 443) eller via sikker ftp (sftp på port 22)

Det er ingen spesielle krav til PC eller operativsystem. Mobile applikasjoner støtter de mobile operativsystemene som til enhver tid er angitt pr. applikasjon i butikkene til Apple og Google.

Vi oppdaterer systemet vårt kontinuerlig. Du kan følge med på produktsidene våre, hvor vi publiserer informasjon om større oppdateringer: https://www.simployer.no/support/simployer-hrm/release-notes/

Hvis endringen ikke samsvarer med oppdateringene listet på siden, er det nok ikke vi som har gjort endringen i basen deres. Forhør deg med andre administratorer hos dere om de kan ha utført endringen. Simployer har ikke tilgang til deres unike base med mindre dere gir oss tilgang.

Ja, det er mulig. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger. Klikk på Personinnsyn i menyen til venstre. Sett innstillingen "Fødselsdag og alder" til "Alle". Når det er gjort skal alle ansatte få se hvem som har bursdag under "Dagen i dag".

Gå til Meny - Behandle - Rapporter - Personlister og ta ut rapporten "Fødselsdager og merkedager". Den skal gi deg informasjonen du ønsker.

Generelt om vårt supportsenter og Simployer som selskap

For å kunne veilede deg på best mulig måte, hender det vi ber om tilgang til basen deres. Noen ganger finner vi feil i systemet. I disse tilfellene må basen sjekkes av utviklerne våre, i tillegg til supportkonsulenten dere er i kontakt med. Derfor er det nyttig med tilgang i en litt lengre tidsramme. Vi benytter aldri tilgangen til basen deres i større grad enn absolutt nødvendig.

Vi svarer på henvendelser via mail og community mellom kl. 08.00-16.00 alle hverdager. Vi opererer med sommertid i perioden 20.06-20.08, og da er supportsenteret åpent mellom kl. 08.00-15.30. 

Telefonen vår er bemannet mellom kl. 09.00 og 14.00 på hverdager. 

Vårt kundesenter tilbyr teknisk support på telefon, mail og web til registrerte administratorer i Simployer. Dersom du ikke er administrator ber vi deg derfor ta kontakt med administrator i deres virksomhet. Ledere og medarbeidere som har behov for hjelp kan også benytte brukerveiledninger, samt interaktiv hjelp i Simployer.

Teknisk support har lokasjoner på tre forskjellige steder; Sarpsborg, Kristiansund og Stockholm. 

Ettersom vi nå tilbyr et stort antall produkter, har konsulentene våre spesialisert seg innenfor enkelte områder. Derfor kan det forekomme at du må snakke med ulike konsulenter i forbindelse med ulike saker. 

1. Digital systemopplæring «Smart Start»

Smart Start er et digitalt og interaktivt systemopplæringskurs som tar deg og dine kollegaer gjennom de ulike Simployer HRM-modulene steg-for-steg. Vi tilbyr ulike kurs for ulike roller; medarbeider, leder og administrator.

Les mer om våre Smart Start-kurs her: https://www.simployer.no/kampanje/smart-start/

 

2. Interaktiv hjelp i Simployer

Når du er pålogget Simployer har du alltid tilgang til interaktiv hjelp. Du finner interaktiv hjelp ved å klikke på det røde spørsmålstegnet som er nederst i høyre hjørnet når du er logget inn. Her har vi kombinert trinnvise digitale veiledninger med enkle videoforklaringer, FAQs og automatisert våre omfattende løsningsprosesser slik at brukere enkelt kan fullføre oppgaver i øyeblikket behovet og spørsmålet oppstår. Søk på emner eller benytt innholdsstrukturen for å finne frem til svaret. 

3. 1-1 administratoropplæring

Vi tilbyr 1-1 opplæring (for leder, redaktør og administrator) på telefon eller videomøte. Opplæringen utføres av våre erfarne konsulenter.

Du bestiller opplæring via Simployer Marketplace: https://www.simployer.no/produkter/marketplace

Av sikkerhetsmessige årsaker har vi ikke automatisk tilgang til deres Simployerbase. Derfor vil kundekonsulentene våre i enkelte tilfeller be om tilgang til Simployerbasen deres i forbindelse med support. 

For å gi tilgang til Simployer, gjør følgende: 

  • Gå til Meny - Gi Simployer tilgang.
  • Klikk Gi tilgang ved siden av applikasjonen du skal gi tilgang til, og angi varigheten for tilgangen. 
  • Når tilgangen er gitt, gi beskjed til kundekonsulent. Vi får ikke automatisk beskjed om at dere har gitt oss tilgang. 

Klikk på denne linken, så vil du komme til informasjonssiden vår om dette.

Klikk her for mer informasjon om Simployer som selskap, og ønsker du et dypdykk i historien vår, klikk her.

Klikker du her så skal du finne informasjon om løsningene våre.

Klikk her for å lese om vår CEO Vigleik Takle, og klikk her for å lese om ledergruppa vår.

Det har vi! Klikk her for å lese mer om den.

Vi har en standardavtale som er en del av den signerte kontrakten dere har med oss. Den finner dere her

Simployer Ferie og Fri & Permisjon

 

For alle brukere

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Min ferie

3. Klikk på plusstegnet til høyre for FERIE. 

4. Fyll ut søknaden og klikk Lagre

5. Du vil motta et varsel når lederen din har godkjent eller avslått søknaden.

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Ansattes ferie er ikke ansett som sensitiv informasjon, og derfor er godkjent ferie tilgjengelig for hele organisasjonen på tvers av alle enheter. 

Når man entrer et nytt år, vil ikke ubrukte feriedager automatisk overføres til det nye året. Bruker/administrator må manuelt overføre gjenstående feriedager fra et år til et annet. 

 

Bruker overfører feriedager slik:  

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Om meg - Min ferie. 

3. Klikk på Søk om overføring. 

4. Under feltet Fra fyller du inn året du ønsker overføre feriedager fra, og under feltet Til fyller du inn året du ønsker overføre dager til. 

5. Fyll inn antall dager du ønsker overføre og klikk Lagre. 

Er du fremdeles usikker? Klikk her,  så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Min virksomhet - Min avdeling. 

3. Klikk på Ferieoversikt i menyen til venstre. 

Ansatte har tilgang til å se ferie for hele organisasjonen. Brukere finner ferieoversikten på samme måte som beskrevet over for alle avdelinger i Simployer. 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Min fri & permisjon. 

3. Klikk på plusstegnet til høyre for FRI & PERMISJON.

4. Fyll ut søknaden og klikk Lagre

5. Du vil motta et varsel når lederen din har godkjent eller avslått søknaden.

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

 

 

For leder/administrator

Når man entrer et nytt år, vil ikke ubrukte feriedager automatisk overføres til det nye året. Bruker/administrator må manuelt overføre gjenstående feriedager fra et år til et annet. 

 

Administrator overfører feriedager slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Behandle - Ferie. 

3. Klikk på Juster feriedager i menyen til venstre. 

4. Klikk på Overfør gjenstående feriedager. 

5. Velg ansatte du skal overføre feriedager for. Når du klikker Lagre, vil gjenstående feriedager overføres fra foregående år til dette året. 

 

Administrator kan også overføre feriedager for brukere på samme måte som beskrevet under "Overføre feriedager - vanlig bruker".

Skal du justere totalt antall feriedager ansatte har, gjør følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Behandle - Ferie. 

3. Klikk på Juster feriedager i menyen til venstre. 

4. Klikk på Justér feriedager. 

5. Velg hvilket år justeringen skal gjelde for. Skal brukeren ha flere feriedager skriv inn antall dager vedkommende skal ha ekstra. Hvis brukeren skal ha færre feriedager, fyll inn antall dager som skal trekkes fra med negativt fortegn foran. 

6. Fyll inn navnet på brukeren og klikk Lagre. 

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

 

Administrator finner ferieoversikten til organisasjonen under Meny - Behandle - Ferie - Vis ferieplan. 

 

Leder har ikke tilgang til "Vis ferieplan-siden". De finner avdelingens ferieoversikt slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Min virksomhet - Min avdeling. 

3. Klikk på Ferieoversikt i menyen til venstre. 

4. Huk av for Vis ubehandlede hvis du ønsker inkludere ubehandlede feriesøknader. Du kan også huke av for Inkluder underavdelinger hvis du ønsker ferieoversikten for avdelinger nedover i organisasjonsstrukturen deres. 

 

For å legge til ny permisjonstype, gjør følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon.

3. Klikk på Faste registre - Fraværstyper i menyen til venstre. 

4. Klikk så på plusstegnet til høyre for FRAVÆRSTYPER. 

5. Fyll inn info og klikk Opprett og lukk. 

Nå skal den nyopprettede fraværstypen dukke opp som alternativ når man søker om fri & permisjon. 

For å få deaktivert vedkommende må du slette fremtidige feriesøknader. Dette gjelder både godkjente og avslåtte søknader. Når det er gjort skal du få deaktivert personen.

For å gi den ansatte tilgang til modulen, gjør følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer og ha rollen Ferieadministrator eller Personaladministrator.

2. Søk opp den ansatte og klikk på Ferie - Innstillinger i menyen til venstre. 

3. Sett innstillingen Gi tilgang til ferie til grønn.

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Tildel deg selv rollen Ferieadministrator for ferievarslinger og Fri & Permisjonsadministrator for fraværsvarslinger.

3. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger.

4. Klikk på Moduler - Ferie/Fri og permisjon i menyen til venstre.

5. Sett innstillingen "Send melding til ferieadministrator/fri & permisjonsadministrator" til Ja.

Da må du ha rollen som Ferieadministrator. Det åpner for tilgang til feriefanen når du er inne på en bruker sin profil.

For å se feriesøknader må du gå til Meny - Behandle - Ferie - Administrer ferie.

Ønsker du varsel om feriesøknader går du til Meny - Behandle - Systeminnstillinger - Moduler - Ferie. Sett innstillingen "Sende melding til ferieadministrator" til Ja.

Leder eller administrator kan gå inn på den godkjente ferien og klikke på Endre. Klikk så på den røde Slett-knappen nederst i boksen som dukker opp. Den ansatte kan ikke slette egen ferie så lenge den er godkjent.

Simployer Sykefravær

 

For alle brukere

Å registrere et sykefravær i Simployer fungerer som en egenmelding. Man behøver ikke registrere annen informasjon enn å fylle ut feltene tilknyttet registrering av sykefravær. 

Det er opp til virksomheten selv å avgjøre om brukere skal få registrere sykefravær selv eller om leder/administrator skal gjøre det. Hvis du mangler muligheten til å registrere eget sykefravær, undersøk hvilke rutiner dere har vedrørende dette ved å kontakte lederen/administratoren deres i Simployer. 

En vanlig bruker i Simployer har ikke tilgang til å avslutte eget sykefravær. Leder eller administrator må gjøre dette. Den ansatte melder seg tilbake på jobb i Simployer, deretter må leder/administrator avslutte sykefraværet. 

 

For leder/administrator

For å slette et sykefravær i Simployer, må sykefraværet avbrytes før det kan slettes. Det gjør du slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Behandle - Sykefravær. 

3. Klikk på Alle sykefravær i menyen til venstre. 

4. Klikk så på sirkelen med tre prikker i - Behandle til høyre for det aktive sykefraværet. 

5. Klikk på sirkelen med tre prikker i - Avbryt sykefravær - Ja til høyre for overskriften til sykefraværet. 

6. Klikk på sirkelen med tre prikker i igjen - Slett sykefravær - Ja. 

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Selv om en ansatt melder seg tilbake på jobb blir ikke sykefraværet automatisk avsluttet. Leder eller administrator må manuelt avslutte sykefraværet etter at den ansatte har meldt seg tilbake på jobb. Simployer anser ikke et sykefravær som avsluttet når det fremdeles har status "tilbake på jobb". Derfor vil leder fremdeles bli varslet om sykefraværet frem til det er avsluttet. 

Det er opp til virksomheten selv å avgjøre om brukere skal få registrere sykefravær selv eller om leder/administrator skal gjøre det. 

 

Ønsker dere at bruker skal melde seg selv syk i Simployer, må administrator skru på følgende innstilling: 

1. Du må være logget inn i Simployer. 

2. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger. 

3. Klikk på Moduler - Sykefravær - Tilgjengelighet i menyen til venstre. 

4. Sett innstillingen La ansatte registrere eget sykefravær til Ja. 

 

Obs. hvis dere har skrudd av muligheten for at anatte skal få registrere sykefravær selv, vil ikke heller administrator ha mulighet til å melde seg selv syk via deres personlige profil i Simployer. Administrator må da melde seg selv syk via Meny - Behandle - Sykefravær - Alle sykefravær - Registrer nytt sykefravær. Fyll inn eget navn og følg veiviseren. 

For å få registrere et sykefravær med sykt barn, må brukeren ha registrert barnet på profilen sin i Simployer.

Det gjøres slik: 

1. Du må være logget inn i Simployer. 

2. Gå til Meny - Om meg - Min info. 

3. Klikk på plusstegnet til høyre for Barn. 

4. Fyll inn info og klikk Lagre. 

 

Arbeidstakeren har rett på permisjon ved barns sykdom til og med kalenderåret barnet fyller 12 år. 

Dere endrer ansvarlig for et sykefravær i Simployer slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Behandle - Sykefravær. 

3. Klikk på Alle sykefravær i menyen til venstre. 

4. Klikk på sirkelen med tre prikker i - Behandle til høyre for det aktuelle sykefraværet. 

5. Trykk på sirkelen med tre prikker i - Overfør ansvar til høyre for sykefraværets overskrift. 

6. Fyll inn navnet på ny ansvarlig og klikk Overfør. 

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

 

Det er også mulig å skru på en innstilling som automatisk overfører åpne sykefravær til ny leder ved endring av nærmeste leder. Den finner du slik: 

1. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger. 

2. Klikk på Moduler - Sykefravær - Sykefravær annet i menyen til venstre. 

3. Skru innstillingen "Automatisk overføre åpne sykefravær til ny leder ved endring av nærmeste leder" til Ja. 

For å registrere en sykmelding, gjør følgende:

1. Registrer et vanlig sykefravær først.

2. Klikk på sirkelen med tre prikker i til høyre for overskriften av sykefraværet. 

3. Klikk på Ny sykmelding. Fyll inn info om sykmeldingen. Skal sykmeldingen være gradert, endre til "gradert" under "sykmelding type". Fyll inn fraværsprosenten. 

4. Lagre

For å registrere en gradert sykmelding, må du først gå frem som om du registrerer en sykmelding på "vanlig" måte. Når vinduet for å fylle inn info om sykmeldingen dukker opp, endrer du til "gradert" under "sykmelding type". Her kan du fylle inn riktig fraværsprosent. 

Skulle du registrere ansattes sykefravær som egen sykdom, men har klart å registrere det som barns sykdom? Da kan du endre sykefraværstype slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Finn frem til sykefraværet til den ansatte, og klikk Behandle på sykefraværet.

3. Dobbeltsjekk at du står på første punktet "Første fraværsdag" i lista til venstre. 

4. Klikk på pilen til venstre for Sykefravær registrert. 

5. Klikk deretter på sirkelen med tre prikker i - Endre som dukker opp til høyre i bildet. 

6. Du endrer sykefraværstype under "Type sykefravær". 

7. Klikk Lagre.

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Tildel deg selv rollen sykefraværsadministrator.

3. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger.

4. Klikk på Moduler - Sykefravær - Meldinger i menyen til venstre.

5. Sett innstillingen "Send melding til sykefraværsadministrator" til Ja.

Det finnes en innstilling for begge varianter.

Slik skrur du på innstilling for at ansatte kan registrere seg syk på dagen i dag: 

1. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger.

2. Klikk på Moduler - Sykefravær - Tilgjengelighet i menyen til venstre. 

3. Sett innstillingen "La ansatte registrere eget sykefravær" til Ja. 

Slik tilgjengeliggjør du sykefraværsregistrering tilbake i tid: 

4. Sett innstillingen "La ansatte registrere fravær tilbake i tid" til Ja. 

Det er verdt å nevne at sistnevne innstilling har noen begrensninger. Ansatte kan kun registrere sykefravær tilbake til det siste avsluttede sykefraværet de har registrert på sin profil.

Simployer Altinn-integrasjon

Simployer tilbyr en Altinn-integrasjon som gjør at dere kan sende oppfølgingsplaner digitalt til NAV og lege, samt motta digitale sykmeldinger i Simployer fra Altinn. Dette vil spare dere for tidkrevende arbeid. Ønsker dere vite mer om Altinn-integrasjonen fyll ut skjemaet du kommer til ved å klikke her.

 

Hele Altinn-integrasjonen avhenger av dere har et virksomhetssertifikat installert i Simployerbasen deres. Bestillingen og installeringen av dette tar kundesenteret i Simployer seg av. Virksomhetssertifikatet er koblet opp mot organisasjonsnummeret deres i Altinn. For at Simployer skal få tilgang til å hente sykmeldinger i Altinn, må dere tildele virksomhetsbrukeren noen rettigheter i Altinn. Ettersom vi i Simployer ikke tilgang til deres Altinn-side, må dere tildele disse rettighetene selv. Typisk er dette rollen "Lønn og personalmedarbeider" og enkelttjenesten "Sykmelding". 

 

Om sykmeldinger:

Når det kommer inn en sykmelding i innboksen i Altinn vil Simployer hente denne i løpet av den første timen. Sørg derfor for å ikke arkivere sykmeldingen før du har sett at den er kommet inn i Simployer. Simployer vil ikke arkivere sykmeldingen etter at den er hentet. Det må dere gjøre selv i Altinn.

 

Om oppfølgingsplan:

Det er mulig å sende digital oppfølgingsplan direkte fra Simployer via Altinn til NAV/Lege. Integrasjonen fungerer slik at Simployer sender planen til Altinn, også sender Altinn den videre til NAV/Lege. Så lenge du klarer sende planen, og den har status som "utført" skal alt være i orden med integrasjonen. Du vil få feilmelding fra Simployer hvis det er noe som ikke er riktig med integrasjonen. 

Eksisterer det et åpent sykefravær på den ansatte fra før av, vil sykmeldingen automatisk koble seg til dette når sykmeldingen kommer fra Altinn og inn i Simployer. Leder eller administrator behøver derfor ikke behandle sykmeldingen i Simployer.

 

Eksisterer det ikke et åpent sykefravær på den ansatte fra før, vil sykmeldingen komme inn med status "ubehandlet". Dette fordi Simployer ikke er i stand til å automatisk opprette sykefravær for ansatte i forbindelse med Altinn-integrasjonen. Leder eller administrator må da inn og behandle sykmeldingen. Dere finner sykmeldingen ved å gå til Meny - Behandle - Sykefravær - Sykmeldinger (Obs, se til at du har satt Rolle til Min organisasjon øverst i høyre hjørnet). Huk av for Inkluder underavdelinger. Den ubehandlede sykmeldingen skal da dukke opp i lista. Klikk på Sirkelen med tre prikker i - Behandle til høyre for sykmeldingen. Du får så opp en rekke valg med hva du kan gjøre med sykmeldingen. Velg ønsket behandlingsmåte. 

Virksomhetsbrukerens brukernavn er simployer@deresorg.nr.. I feltet for å fylle inn organisasjonsnummer skal deres organisasjonsnummer registreres. Dette er det samme nummeret som står bak simployer@.

I forbindelse med fornyelse av virksomhetssertifikat, vil dere bli bedt om å gi ny virksomhetsbruker tilganger i Altinn. Ofte vil det ligge en virksomhetsbruker inne med tilganger fra før. Dette er den gamle brukeren som nå har utgått. Det betyr at nye tilganger må gis til ny bruker. Den nye brukerens brukernavn har gjerne en bokstav eller et tall bak organisasjonsnummeret deres. Eksempler på dette er: simployer@986419454a, simployer@986419454-1, simployer@986419454ny. Dette er for å differensiere gammel og ny bruker.

Obs. denne veiledningen forutsetter at sykmeldingen(e) som skal hentes ligger innboksen og ikke i arkivet i Altinn.

 

Det er mulig å kjøre en manuell synkronisering mellom Simployer og Altinn. For å gjøre dette må du først tildele deg rollen Altinn administrator, hvis du ikke besitter denne allerede. Gjør så følgende: 

1. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon. 

2. Klikk på Altinn i menyen til venstre (dette menyvalget blir synlig når du har rollen Altinn administrator). 

3. Når du er inne i Altinnklienten, klikk Behandle bak avdelingen du ønsker kjøre en manuell synkronisering for. 

4. Klikk på Hent sykmeldinger, velg ønsket dato og klikk Hent sykmeldinger igjen. 

Det hender at sykmeldinger kommer inn med status "ukjent person" i Simployer. Dette skjer når personen sykmeldingen tilhører ikke har registrert personnummer på sin Simployerprofil. 

 

Det er dessverre ikke mulig å behandle sykmeldinger med status "ukjent person". Disse kan kun forkastes. Det betyr at sykmeldingen må registreres manuelt på brukeren. 

 

Så fort dere har fått registrert fødselsnummeret på personen, vil den neste sykmeldingen fra Altinn klare å kobles opp mot vedkommende.

Det er et par kriterier som må være oppfylt for at sykmeldingen fra Altinn automatisk skal koble seg til brukerens sykefravær. 

1. Personen må har fødslesnummer registrert på sin profil.

2. Brukeren må ha registrert et aktivt sykefravær for at sykmeldingen automatisk skal kobles til sykefraværet. Hvis ikke vedkommende har et aktivt sykefravær, finner dere sykmeldingen ved å gå til Meny - Behandle - Sykefravær - Sykmeldinger. Her vil sykmeldingen ligge med status ubehandlet og ved å klikke på sirkelen med tre prikker i til høyre for sykmeldingen kan dere behandle den. Dere kan for eksempel velge "Opprett et sykefravær basert på denne sykmeldingen". Da starter dere et sykefravær på vedkommende og sykmeldingen kobles automatisk til fraværet.

Simployer leter i innboksen til Altinn hver time. Hvis sykmldingen blir flyttet til arkivet i Altinn før Simployer sjekker/laster inn sykmeldingen vil ikke Simployer finne den i Altinn. Det er derfor viktig at dere undersøker om sykmeldingen har kommet inn i Simployer før dere arkiverer den i Altinn.

1. Du må ha rollen Altinn administrator. 

2. Når du besitter rollen, finner du sidene for å administrere Altinn-integrasjonen slik: Gå til Meny - Behandle - Administrasjon - Altinn. 

Ja, det fungerer helt fint. Vi anbefaler faktisk alltid å registrere sykefraværet med en gang den ansatte blir syk, da dette gjør at sykmeldingen automatisk knytter seg mot det aktive fraværet når den kommer over fra Altinn.

Vi har ingen integrasjon som sender innkallinger fra NAV til Simployer. Integrasjonen vår innbefatter kun henting av sykmeldinger fra Altinn og innsending av oppfølgingsplan fra Simployer til NAV.

Vi har per i dag ingen løsning for elektronisk signering av oppfølgingsplan, så den må skrives ut og signeres for hånd. Det er tenkt at vi skal utvikle digital signering av oppfølgingsplan ved en senere anledning, men vi har ikke satt noe tidspunkt for når dette blir.

Simployer Reise og utlegg

 

For bruker

Når det gjelder bilag som skal knyttes til utleggposter i Simployer anbefaler vi at bilder av bilagene tas via vår app. Logg inn på appen vår, gå til "Mine bilag" og ta bilde av bilaget eller last det opp fra bildebiblioteket på telefonen din.

 

Når bilaget er lastet opp, finner du igjen disse på siden hvor du registrerer utlegg (ute i registeret på venstre side) slik at du kan knytte bilaget til utlegget som registreres.

 

Det også mulig å laste opp bilag/fil direkte fra pc-en hvis bilaget er lagret der.

 

Selv om reisen/utlegget er sendt videre til attestering eller om det allerede er godkjent, er det fremdeles mulig å legge til et bilag. Klikk da på navnet på reisen, så vil du se på linjen hvor utlegget er registrert at du kan laste opp bilag.

Gjøres det på denne måten må bilaget allerede være tilgjengelig på pc/i appen. Dette fordi bilagsregisteret som er tilgjengelig før reisen sendes til attestering nå ikke er tilgjengelig lengre. 

Hvis du har bilag som ikke er knyttet til et utlegg og du ønsker å fjerne/slette de(t) så gjøres det fra siden "Mine bilag".

 

Har du knyttet et bilag til et utlegg så kan du fjerne det hvis reisen/utlegget har status "Påbegynt". Gå inn på selve reisen og deretter til siden du registrerer utlegg på. Nederst på siden ser du registrerte utlegg og her kan du enten velge å slette hele registreringen eller du kan klikke på endre. 

 

Velger du sistnevnte vil utlegget dukke opp i registreringsbildet igjen. Klikk på X-en nede til høyre i bildet for å fjerne bilaget. Nå kan du laste opp flere bilag og lagre utlegget på nytt igjen, eller du kan lagre uten å legge til nye bilag.

Man kan bytte attestant ved å huke av for den aktuelle reisen når man står på "Mine reiser". Da vil boksene under listen for påbegynte reiser blir aktive (blå) og du kan velge Bytt attestant. Etter å ha klikket på Bytt attestant, dukker det opp en boks hvor du søker opp personen som skal attestere. Hvis personen du ønsker bytte til ikke dukker opp i søket, kontakt administrator hos dere.

På startsiden av reisen kan dere huke av for at dere skal ha trekkfri dagdiett. Her er det viktig å påpeke at denne kun har en funksjon hvis det er snakk om en dagsreise.

 

Registrerer du en reise med overnatting, er det andre regler som gjelder og en avhuking her har derfor ingen funksjon. Hvem som har krav på trekkfri dagdiett kan du lese mer om hvis du klikker på linken til "Regler" der dere huker av.

 

Simployer er oppdatert til enhver tid med skattedirektoratets trekkfri satser for "dagsreiser f.o.m 6 til og med 12 timer og over 12 timer" og vil fordele dette basert på registrering for reisens lengde.

Når dere fører en kjørestrekning, kan dere legg inn via-punkter hvis dere ikke kjører en direkte fra/til-strekning.

 

Ved å klikke på + tegnet får dere opp via-punkter mellom "Startpunkt" og "Destinasjon" slik at kjøreruten kan bli mer spesifisert. Dette gjelder særlig med tanke på for eksempel  bompasseringer. Hvis du kun legger inn "Startpunkt" og "Destinasjon" kan det være at du ikke får opp forslag på ruten du faktisk har kjørt.

 

Husk at bruk av via-punkter ikke kan brukes som tur/retur-føring. Alle kjøreturer har et starttidspunkt som kan være avgjørende for om Simployer foreslår bompassering eller ikke (dette er aktuelt med tanke på times-regel). Det betyr at selv om du kjører samme strekning tur/retur må reisen registreres to ganger med forskjellig starttidspunkt.

 

Når du har skrevet inn kjørestrekning og klikket på "Vis Rute" så dukker den opp i punkt 2 "Velg rute". Kartet kan være litt lite, så vi anbefaler å bruke + tegnet i kartet for å forstørre bildet. Her tegner Simployer opp ulike forslag til rute, og de lysegrønne strekene illustrerer alternative ruter. Vær obs på at bompasseringer foreslås basert på ruten du har valgt.

Her høres det ut som innstillingen "Tillat bruk av annen avdeling som kostnadsbærer" står til Nei.

Be systemadministrator undersøke innstillingen. Det gjøres slik:

1. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger.

2. Klikk på Moduler - Reise og utlegg i menyen til venstre.

3. På denne siden finner du innstillingen "Tillatt bruk av annen avdeling som kostnadsbærer". Denne innstillingen må stå til Ja

 

For administrator

For å skrive reiseregning må den ansatte ha tilgang til reisemodulen.

 

Har ikke den ansatte tilgang på modulen, kan du som administrator likevel se reisefanen på vedkommendes profil. For å gi den ansatte tilgang til modulen, gjør følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Søk opp den ansattes profil. 

3. Klikk på Reise og utlegg - Reiseinnstillinger i menyen til venstre. 

4. Skru på knappen under Tilgang.

 

For at en ansatt skal kunne føre en reise må følgende to kriterier oppfylles: 

1. De må ha registrert en ansettelse med ansattnummer i Simployer. 

2. Det må være registrert en adresse "primær" på profilen til den ansatte. 

 

Når dette er i orden har den ansatte tilgang til å føre reiseregninger.

For å slette en reise må den ha status som "Påbegynt". Alle reiser med dette som status vil være mulig å slette. Dere sletter reisen ved å klikke på den røde slettknappen til høyre for reisen.

 

Reiser med status "Attestering" eller "Attestasjonskontroll" (hvis dere bruker det) må avslås slik at de går tilbake til status "Påbegynt". Da vil den dukke opp på den ansattes "Påbegynt"-fane slik at den kan slettes som nevnt over.

 

Er reisen blitt godkjent må dere stå på den ansattes reisefane og velge filteringen "Godkjent". Marker (huke av for) deretter reisen som skal slettes og velg "Opphev godkjenning". Nå går reisen tilbake til status "Påbegynt" og den kan slettes som nevnt øverst.

 

Obs: Hvis dere eksporterer reiser og reisen allerde ligger i en eksportfil, får dere ikke opphevet godkjenningen og slettet reisen. Da må eksportfilen slettes først, før dere får opphevet godkjenningen og slettet reisen.

For å eksportere reiser må dere bruke et lønnssystem som Simployer har ferdige oppsett for.

 

Eksport fungerer på følgende måte: Først bygger dere en lønnsartbank som inneholder lønnsarter dere skal bruke. Når det er gjort, kobles disse lønnsartene til de forskjellige utleggstypene som benyttes i reise/utlegg.

 

Vi anbefaler at dere kontakter kundesenteret vårt hvis dere ønsker benytte denne funksjonaliteten, ettersom de kan gi dere en rask gjennomgang av dette. Alternativt kan dere bestille en konsulent som kan bistå dere i etableringen.

 

Vi har også en egen avdeling som kan tilpasse eksport til lønn/regnskapssystemer dere bruker. Mer om dette finner du ved å klikke her.

Hvis dere eksporterer til lønnssystem og har flyreiser som en utleggstype bør/må disse deles i to. Vi anbefaler at dere deler opp i "Flyreise innland" og "Flyreise utland", slik at dere kan legge til forskjellige lønnsarter på disse to utleggstypene. Innland og Utland har to forskjellige MVA-koder og derfor er dette måten å splitte det opp på. 

 

For at noen brukere skal få mulighet til å selvattestere må man først skru på en innstillig som muliggjør dette. Det gjør du slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger. 

3. Klikk på Moduler - Reise og utlegg i menyen til venstre. 

4. Sett "Tillatt mulighet for selvattestering for enkeltbrukere" til Ja.

 

Når det gjort, gå inn på den ansattes profil og klikk på Reise og utlegg - Reiseinnstillinger i menyen på venstre side. Her ser dere hvem som er nåværende attestant. Klikk på "blyanten" for å redigere/endre attestant. For at den ansatte skal få selvattestere, velg "Selvattestering og nærmeste leder". At nærmeste leder også er en del av valget, betyr at vedkommende har mulighet til sette sin nærmeste leder som attestant før reisen sendes inn.

 

Når denne innstillingen er skrudd på, gjelder det samme for utlegg. Derfor behøver dere ikke gjøre noen endringer for den modulen.

For å bytte attestant må personen det skal byttes til ha rollen som Potensiell attestant. Det betyr at i disse tilfellene må vedkommende som skriver reisen vite hvilken person de skal/kan endre til.

 

Man kan bytte attestant ved å huke av for den aktuelle reisen når man står på "Mine reiser". Da vil boksene under listen for påbegynte reiser blir aktive (blå) og du kan velge Bytt attestant. Etter å ha klikket på Bytt attestant, dukker det opp en boks hvor du søker opp personen som skal attestere.

 

Ingen regel uten unntak; Har du mulighet til selvattestering kan du bytte til din nærmeste leder også, i tillegg til de som besitter rollen "Potensiell attestant".

 

Både personer med rollen som systemadministrator kan bli valgt som attestant, samt personer med kombinasjonen av rollene reise – og utleggsadministrator (man må altså ha begge rollene).

I Simployer er det to ulike måter å benytte seg av kostnadsbærere på. Den ene baserer seg på avdelingene dere har i organisasjonsstrukturen i Simployer og den andre tar utgangspunkt i egendefinerte kostnadsbærertyper. 

 

Måte 1:

Når en person skriver en reise vil alltid avdelingen vedkommende tilhører bli valgt som avdeling under "Fordeling av kostnad" som dere ser nederst på startsiden når dere registrerer en reise.

 

Måte 2:

Feltet Fordeling av kostnad kan utvides til å inkludere flere alternativer enn avdelinger, som for eksempel ulike prosjekter dere har pågående i virksomheten.

For å opprette et "prosjekt" må man ha rollen som Kostnadsbæreradministrator. Personer med denne rollen kan gå til Meny - Behandle - Administrasjon - Regnskap - Kostnadsbærere. På kostnadsbærersiden klikker du på Rediger (blyant til høyre for KOSTNADSBÆRERE) og du blir sendt videre til kostnadsbærermodulen.

 

Er det første gang du er inne i modulen må du først registrere en kostnadsbærertype, f.eks. "Prosjekt". Klikk på Legg til kostnadsbærertype øverst i høyre hjørne.

 

Når dette er gjort vil kostnadsbærertypen legge seg som en lysegrå linje. Klikk på piltasten til venstre for navnet på kostnadsbærertypen for å legge til ulike kostnadsbærere. Til høyre i feltet som nå åpner seg, klikk på Legg til kostnadsbærer og du kan starte registeringen av kostnadsbærerne dere ønsker for denne kostnadsbærertypen.

 

Vi anbefaler at dere kontakter kundesenteret vårt før dere starter denne prosessen. Vi bistår gjerne i startfasen for å gi dere veiledning og informasjon. Velger dere å gjøre dette på egenhånd, kontakt oss hvis dere lager eksportfiler til lønn og ønsker at det nyopprettede ekstra feltet skal inkluderes i filen. Det er en manuell jobb (som ikke tar lang tid) å koble på feltet i eksportfilen.

Der er mulig å endre på kostnadsbærere etter reisen er sendt inn til attestering. Da har reisen status "Til attestering", "Attestasjonskontroll" (hvis dere bruker det) eller "Godkjent".

 

For å endre kostnadsbærer, gå til Meny - Behandle - Reiser og klikk på navnet på reisen. I vinduet som nå dukker opp, klikk på fanen Fordeling av kostnad. Skal du endre på alle registreringer kan du markere alle utlegg ved å klikke på avhukingsboksen øverst til venste for "Kostnad/Utlegg". Klikk så på Sett kostnadsbærere. Skal du kun endre på en eller noen få registreringer, klikker du på blyanten ute til høyre for registreringen du ønsker endre.

 

Andre endringer som type utlegg, type overnatting osv. er ikke mulig å endre fra denne siden. Ettersom den ansatte allerede har signert reisen, må reisen avslås for å kunne utføre slike endringer. Den ansatte må så endre på reisen og sende den inn til attestering på nytt.

Simployer tar utgangspunkt i Statens satser og sørger for at disse hele tiden er oppdatert i henhold til gjeldende regelverk.

 

Simployer vil ta utgangspunkt i reisens lengde og type overnatting før systemet fordeler dette på trekkfri del og trekkpliktig del i henhold til skatteetatens satser for trekkfri del. Overskytende sum blir registrert som trekkpliktig del. 

 

Hvis dere ønsker å kun utbetale den trekkfrie satsen finnes det innstillinger for dette. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger. Klikk på Moduler - Reise og utlegg i menyen til venstre. Her kan dere sette "Kun trekkfritt (...)" til Ja på "Hotellovernatting, pensjonat/hybel – brakke uten kokemuligheter og privat/hybel – brakke med kokemuligheter". Endrer dere på disse innstillingene, gjelder endringene for alle ansatte.

 

Hvis dere ønsker gjøre det samme for dagdiett finner dere innstillingene for dette på samme side.

 

Det er også mulig å styre trekkfrie satser på hver enkelt ansatt. Søk opp vedkommende som skal ha kun trekkfritt og klikk på Reise og utlegg - Reiseinnstillinger i menyen til venstre. Her finner du igjen de samme innstillingene som nevnt over og kan klikke på blyanten ved "Andre innstillinger" og styre hvilke innstillinger brukeren skal ha. 

Dette høres ut som at innstillingen "Kun trekkfritt beløp ved privat/hybel-brakke med kokemuligheter" er satt til Ja. Da betales kun den trekkfrie satsen ut.

Dere endrer dette slik:

1. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger.

2. Klikk på Moduler - Reise og utlegg i menyen til venstre.

3. Sjekk nevnte innstilling og sett den eventuelt til Nei så skal det løse saken.

Her virker det som om det ikke er lagt til noen lønnsart på utleggstypen som er valgt. Du legger til dette ved å gjøre følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon. 

3. Klikk på Reise og utlegg - Utleggstyper i menyen til venstre. 

4. Åpne utleggstypen og sjekk om det er lagt til lønnsart.

5. Hvis ikke det er lagt til lønnsart, klikker du inn i feltet for lønnsart betalt av den reisende. 

6. Da dukker lønnsartene dere har lagt inn i Simployer opp, og du velger den riktige arten.

7. Husk å klikke Lagre når du er ferdig.

1. Du må være logget inn i Simployer.

2. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon - Regnskap - Lønnsarter.

3. Klikk på (+)-tegnet til høyre for Lønnsarter.

4. Legg til de lønnsartene du ønsker.

5. Lagre.

Ja, det kan dere. For å endre eksportoppsett går man til Meny - Behandle - Administrasjon. Klikk på Eksport - Reise og utlegg eksporttype i menyen til venstre. Klikk deg inn på eksportoppsettet dere bruker og endre til det nytt lønnssystem. Når det er gjort, klikk på Regnskap - Lønnsarter i menyen til venstre. Endre fra "gammel" lønnsart til ny. Vi anbefaler at dere kontakter kundesenteret på support.no@simployer.com hvis noe er uklart.

Nei, men dere kan ta ut rapport for utgiftene dere har hatt per utleggstype. Gå til Meny - Rapporter - Ulegg. Velg rapporten Kostnadstype, og huk av for "Per utløpstype" og angi ønsket periode. Klikk Vis rapporten så får dere en oversikt over utleggstypene deres. Vet dere vet hvilken lønnsart som er koblet hvor, får dere svaret på hvilke utgifter dere har hatt per lønnsart.

Nei, Simployer oppdaterer aller endringer for Statens og Skattedirektoratets satser.

Vi har dessverre ikke noen rapporter for dette. Reiseadministrator kan gå til Meny - Behandle - Reiser. I feltet for "Enhet", velg toppnivået i organisasjonsstrukturen (husk å huke av for "Inkluder underenheter" etter at toppnivå er valgt). Nå skal du se alle reiser som ligger til attestering. Ønsker du oversikt over reiser som ligger til attestasjonskontroll, endre Status til "Attestasjonskontroll". Her gjelder samme prinsipp. Det samme gjelder under Meny - Behandle - Utlegg. For å få tilgang til dette må du ha rollen Utleggsadministrator.

Simployer Arbeidsavtaler

Skal du opprette en arbeidsavtale for en ansatt, men så finner du ikke malen du ønsker å bruke? 

 

Da kan det hende at du ikke har tilgjengeliggjort malen for avdelingen stillingen til vedkommende tilhører. Du endrer malens tilgjengelighet slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne, deretter på arbeidsavtaler. 

3. Gå til Meny - Maler. 

4. Klikk på navnet på malen.

5. Klikk Rediger bak "Mal detaljer". 

6. Legg til den aktuelle avdelingen under "Malen er tilgjengelig for disse enhetene". Huk av for Inkluder underavdelinger hvis dette er aktuelt. 

7. Lagre.

Ressursbanken består av ressurser dere selv utformer. Vi anbefaler dere å benytte dere av ressursbanken hvis dere har innhold som går igjen i malene deres. Bruk av ressurser kan spare dere for mye tid når dere oppretter maler ved at dere kan dra innholdet rett inn i malen.

 

Dere finner ressursbanken slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - Arbeidsavtaler.

3. Gå til Meny - Ressurser til mal. 

4. Klikk på Ny ressurs.

5. Fyll inn innholdet og klikk Lagre.

 

Når du så er i gang med å opprette/redigere en arbeidsavtalemal, finner du ressursen du har utformet under "Ressursbank" i menyen på høyre side. Klikk på navnet til ressursen, og dra den rett inn i teksten.

Egendefinerte datafelter er forhåndsdefinerte datafelter som legges inn i arbeidsavtalemaler via en dra og slipp-funksjon. 

Når man fyller ut en arbeidsavtale for en ansatt, dukker disse feltene opp i veiviseren. Dette er felter du kan bestemme om fylles ut, eller om de skal være valgfrie. Dette kan være felter om prøvetid, utbetaling av lønn, arbeidstid osv. 

 

Du oppretter egendefinerte datafelter slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - Arbeidsavtaler.

3. Gå til Meny - Maler.

4. Klikk på navnet på malen du ønsker endre. 

5. Klikk på Rediger dokument.

6. Du finner egendefinerte datafelter i menyen på høyre side. Man oppretter egendefinert datafelt ved å klikke på pilen til venstre for "Egendefinerte datafelter", deretter på plusstegnet (+). 

7. Fyll inn info om det egendefinerte datafeltet ved å følge veiviseren. 

8. Klikk Lagre. 

 

Når dette er gjort, vil det egendefinerte feltet legge seg i menyen til høyre, og du kan dra det rett inn i malen.

Når du oppretter arbeidsavtalemaler kan du både legge inn systemdefinerte- og egendefinerte datafelter.

Systemdefinerte felter er felter som henter informasjon registrert på brukeren i Simployer portal. Ettersom informasjonen baseres på det dere har registrert på vedkommendes profil, fylles dette automatisk inn i feltene når dere utarbeider avtalen. 

Egendefinerte datafelter er felter dere oppretter selv, og dermed bestemmer dere hvilket innhold det skal være i disse feltene.

Vi anbefaler stort sett at dere oppretter nye maler ved å kopiere allerede eksisterende maler. Dette fordi det ofte er innhold som går igjen i malene, og kopiering kan derfor være tidsbesparende. Det er likevel ingen ting i veien for at dere oppretter helt nye maler heller. Det gjøres slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - Arbeidsavtaler. 

3. Gå til Meny - Maler. 

4. Klikk på Ny mal og følg veiviseren. 

Vi anbefaler stort sett at dere oppretter nye maler ved å kopiere allerede eksisterende maler. Dette fordi det ofte er innhold som går igjen i malene, og kopiering kan derfor være tidsbesparende. Du kopierer en mal slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - Arbeidsavtaler. 

3. Gå til Meny - Maler. 

4. Klikk på Valg - Kopier til høyre for malen du ønsker kopiere. 

5. Gi kopien et navn og klikk Lagre. 

For å laste opp bilde i arbeidsavtalemalen, må det være lastet opp i ressursbanken først, før det kan tas i bruk. 

Du laster opp bildet i ressursbanken slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - arbeidsavtaler. 

3. Gå til Meny - Ressurser til mal. 

4. Klikk på Mediabank. 

5. Klikk på nytt medie og last opp bildet. 

 

Når bildet er lastet opp i ressursbanken, gå så til malen du ønsker redigere. Du finner bildet i menyen på høyre side under "Ressursbank". "Dra" navnet på bildet inn i malen dit hvor du vil ha det.

For å slette en arbeidsavtalemal i Simployer må alle arbeidsavtaler som har blitt utformet med malen ha status som "signert". Eksisterer det avtaler laget med denne malen som har status "signering utløpt", "avbrutt", "forslag", "kansellert" eller "avvist" vil ikke malen være mulig å slette. 

 

Når alle avtalene som har blitt opprettet med denne malen har status som "signert" sletter du den slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - arbeidsavtaler.

3. Gå til Meny - maler.

4. Klikk på Valg - Under arbeid, til høyre for malen du ønsker slette. 

5. Klikk så på Valg-knappen igjen - Fjern. Fjern-knappen vil kun være synlig så lenge alle avtaler utformet med denne malen har status som "signert".

Dere oppretter tilleggsavtale på samme måte som en vanlig arbeidsavtale. En ansatt kan kun ha en arbeidsavtale registrert per stilling, men vi har ingen begrensninger på hvor mange tilleggsavtaler dere kan registrere på en stilling.

Får du opp feilmeldingen om at det ikke er noen ledig stilling ved opprettelse av arbeidsavtale betyr det at systemet ikke finner en ledig stilling å knytte avtalen opp mot. 

 

Det enkleste er derfor å opprette en ny stilling som du kan knytte arbeidsavtalen mot. 

 

Hvis du mener at feilmeldingen er feil, og at det ikke er tilknyttet noen arbeidsavtale til stillingen fra før kan det hende at det er utformet et forslag til arbeidsavtalen som ikke er signert. Du finner ut om dette er tilfelle ved å gå til den eksisterende stillingen på personens profil, klikke på sirkelen med tre prikker i til høyre for selve stillingen, så på Endre stilling. Hvis du ikke har mulighet til å slette stillingen skal det eksistere en arbeidsavtale tilknyttet stillingen som du skal finne igjen i avtalemodulen vår. Det kan hende at avtalen har en annen status enn "signert", men du vil likevel ikke få opprettet en ny avtale før du behandler avtalen.

 

Har du mulighet til å slette stillingen, men du får feilmelding om at det ikke er noen ledig stilling ved opprettelse av avtale, kan det hende at det hjelper å slette stillingen og legge den inn på nytt. Hvis feilmeldingen fremdeles dukker opp etter at du har lagt inn stillingen på nytt, kontakt Simployers kundesenter på support.no@simployer.com så skal vi se nærmere på saken sammen med deg.

Ved parallell signering blir avtalen sendt til alle signatører på likt.

 

Ved sekvensiell signering velger man i hvilken rekkefølge signatarene skal signere. Ofte bruker man sekvensiell signering for å få en ekstra godkjenning av leder før avtalen sendes til den ansatte. Leder må da signere avtalen før den ansatte vil motta en link for å signere.

Begge signatarer må signere innen samme utløpsdato. Hvis én av partene ikke signerer innen fristen må man sende ut ny signering til begge parter. For å sende ut signering på nytt, klikk på navnet på kontrakten og deretter på "Send til e-signering" øverst i høyre hjørne.

Når denne feilmeldingen kommer, skyldes det avvik i e-postadresse/telfonnummer som er skrevet inn ved vertifisering. Dette må samsvare med e-postadresse/telefonnummer som står i kontrakten. Du vil finne e-postadressen/telefonnummeret som står i kontrakten i e-posten du har mottatt med signeringslinken.

 

Obs: E-postadressen må skrives med små bokstaver ved vertifisering.

Om man søker etter en person som som skal signere på vegne av bedriften istedenfor/i tillegg til leder, og ikke personen kommer opp ved søk, har ikke personen rollen Avtalesignatar. Hvis man ikke er avdelingsleder må man ha denne rollen for å ha muligheten til å signere.

Datoformat avhenger av hvilket språk det er satt på malen. Du finner ut/endrer dette ved å gjøre følgende: 

1. Logg inn i arbeidsavtalemodulen. 

2. Gå til Meny - Maler.

3. Trykk på en mal. Til venstre vil du se hvilket språk det er valgt på malen. Velger man norsk vil man få dag.måned.år. Velger man engelsk vil man få måned.dag.år.

4. Du endrer språk ved å klikke på Rediger til høyre for "Mal detaljer". 

Man kan kun lage arbeidsavtaler på aktive eller fremtidige stillinger. Skal man lage en avtale på en avsluttet stilling, må man fjerne sluttdato på stillingen, opprette avtalen, også sette på sluttdato på stillingen igjen.

Sjekk om malen er aktiv og at malen er tilgjengelig på riktig avdeling. Det gjør du slik: 

1. Du må være innlogget i arbeidsavtalemodulen. 

2. Klikk på Meny - Maler.

3. Har malen et gult ikon må du gjøre malen aktiv. Klikk Valg - Aktiver. 

4. Hvis malen er aktiv, trykk på navnet på malen og sjekk hvilke avdelinger malen er tilgjengelig for.

Om leder har både rollen Avtaleoppretter og Avtalegodkjenner på samme nivå, kan leder både opprette, godkjenne og signere en avtale uten at noen andre trenger å sjekke/godkjenne avtalen. Tanken er at lederne skal enten ha rollen som oppretter, eller godkjenner i Simployer.

Avtalene forsvinner fra avtalemodulen når man deaktiverer en person, men de blir liggende i dokumentarkivet på brukerens profil. Du finner avtalen slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Min virksomhet - Personer. 

3. Klikk på Inaktive i høyre hjørne over personlista. 

4. Klikk på navnet til den ansatte.

5. Gå til Dokumenter i menyen til venstre. 

Simployer Innsikt (insight)

For å gi tilgang til Simployer Innsikt, må du tildele brukeren rollen "Innsikt tilgang". Det gjør du slik:

 

1. Du må være logget inn i Simployer.

2. Søk opp brukeren du skal gi tilgang.

3. Klikk på Innstillinger - Roller i menyen til venstre. 

4. Klikk på sirkelen med tre prikker i - Rolleoversikt til høyre for Simployer portal. 

5. Trykk på Legg til rolle, legg til rollen "Innsikt tilgang", klikk Legg til

6. Lagre

 

Når dette er gjort skal vedkommende få tilgang til Simployer Innsikt.

Headcount beregner antall registrerte ansettelser i løpet av valgte periode. 

 

Obs: Har du en ansatt som er ansatt i to forskjellige avdelinger, og vedkommende har to ulike ansattnummer, vil systemet regne dette som 2 headcount. Antall registrerte ansattnummer er derfor avgjørende for beregningen Simployer gjør.

Deres totale årsverk (FTE) vises i boksen til venstre. Tilgjengelig FTE tar utgangspunkt i denne widgeten, men tar også hensyn til sykefraværet som er registrert i perioden. Tilgjengelig FTE viser derfor den "faktiske" FTE-en for perioden.

Systemet tar utgangspunkt i tidsperioden du har valgt under periode og sammenligner disse tallene med forrige tilsvarende periode. Pilene viser tallenes trend sammenlignet med den forrige perioden.

Den blå linjen i grafen "FTE fordelt på dato og fraværskategorier" har flere "dupper" fordi den tar hensyn til helger og helligdager. 

 

Topp 5 listene Simployer generer kan innimellom inkludere flere enn fem treff. Har flere av treffene like verdier, klarer ikke Simployer velge hvilke av treffene som skal inkluderes i lista og ikke. Derfor vil Simployer inkludere alle treff med lik score som kvalifiserer dem til å være på topp 5 lista.

Rapportene i innsiktsmodulen vil default vise opp til 100 treff frem til du generer selve rapporten. Dette er for at redigeringen av rapporten skal være så smidig som mulig. Riktig antall ansatte vil vises når du lagrer rapporten. 

 

Rapportene du lager selv i innsiktsmodulen er kun tilgjengelig for din egen bruker. Muligheten til å dele egenproduserte rapporter med andre brukere vil bli tilgjengelig i Simployer etter hvert.  

Per dags dato er det ingen rollestyring i innsiktsmodulen vår. Det skal selvfølgelig komme etter hvert.

 

Har man tilgang til modulen, har man tilgang til alt av innhold i innsiktsmodulen.

Simployer Håndbøker



For sluttbruker/leder

For å logge inn i håndboka, kan administrator generere en leselink som gir automatisk tilgang rett inn i håndbøkene. Ved å klikke på en leselink, behøver du ikke logge på med brukernavn og passord for å få tilgang til håndboka. 

 

Likevel er det verdt å nevne at appen vår ikke er kompatibel med leselink. Da må du lagre linken som en snarvei på hjem-skjermen på telefonen din. Hvordan du gjør det kan du lese om her: Eksempel på hvordan dette kan gjøres finner du her.

Har du personlig bruker registrert hos oss er det bare å laste ned appen vår på telefonen din og logge på med brukeren din.

 

Hvis dere benytter leselink som påloggingsmetode, har man ikke mulighet til å benytte seg av appen vår. Et alternativ til appen kan være å lagre leselinken du har fått av administrator på mobilen. Eksempel på hvordan dette kan gjøres finner du her.

Det er ingen automatikk i at ledere har administrator-/redaktørrettigheter i håndboka. 

I håndbøkene er lederen en helt vanlig bruker, med mindre administrator i bedriften har gitt en rollen som redaktør eller administrator.

Mest lest-feltet som du finner på høyre side i sluttbrukervisning, viser artiklene som er hyppigst lest av deres brukere. 


For redaktør/administrator

Håndbøkene består av to forskjellige type tekster: A-tekster og B-tekster. A-teksten har dere selv ansvar for å oppdatere og holde oppdatert, mens B-tekstene (lovtekstene) oppdateres jevnlig av Simployers rådgivere, og er derfor ikke mulig å redigere av dere. 

Leseinken som tas ut fra administrasjonssidene i håndboka vil føre brukerne til startsiden i håndboksportalen. Ønsker du å henvise til en spesiell håndbok eller artikkel, finner du linken ved å klikke på sirkelen med tre prikker i, til høyre for overskriften på artikkelen - Link med lesetilgang.

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Hvis du skal redigere i håndbøkene må du logge inn med din personlige bruker via https://handbooks.simployer.com. Klikk på en håndbok, deretter på sirkelen med tre prikker i til høyre for overskriften - Rediger

 

Får du ikke opp Rediger-knappen, kan det hende at du har klikket på en leselink for å komme inn i håndboka. Leselinker for "vanlige" ansatte har ikke rettigher til å redigere håndboka.

 

For å finne ut hvilken bruker du er logget inn med, kan du klikke på applikasjonsmenyen lokalisert øverst i det venstre hjørnet. Da dukker navnet på brukeren som er logget inn opp. Er dette navnet på leselinken, klikk på navnet - Logg ut. Logg så inn med din personlige bruker for å redigere. 

En leselink gjør det mulig for ansatte å lese håndbøkene uten å ha en personlig bruker i systemet. En trenger kun klikke på leselinken, så får man tilgang til håndboka. 

 

Har dere Simployer portal i tillegg til Simployer håndbøker, anbefaler vi at dere ikke benytter dere av leselink.

 

For å opprette en leselink, gjør følgende: 

1. Du må være innlogget som administrator i håndbøkene. 

2. Klikk deg inn i redigeringssidene i håndboka. 

3. Klikk på Administrasjons-fanen. 

4. Trykk på Brukere - Lesetilgang i menyen til venstre. 

5. For å opprette leselinken, klikk på Opprett. 

6. Fyll ut feltene. Huk av for Sende link på e-post for å motta linken på e-post. E-posten blir sendt til mailadressen din når du klikker Lagre. 

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

 

Det er verdt å nevne at ved bruk av leselink får ikke brukerne tilgang til Simployer håndbøker via app på telefonen. Da må man opprette snarvei til håndbøkene på hjemskjermen.

Trenger du hente ut linken til håndbøkene på nytt, gjør følgende: 

1. Du må være innlogget med administratorbrukeren din i håndbøka. 

2. Klikk deg inn i redigeringssidene. 

3. Klikk på Administrasjons-fanen. 

4. Trykk på Brukere - Lesetilgang i menyen til venstre.

5. Klikk på Valg - Sende link på e-post til høyre for leselinken. 

 

Systemet sender deg nå linken på e-post. 

Når man benytter seg av leselink i forbindelse med pålogging i Simployer skal man ikke bli bedt om brukernavn og passord. Hvis dette forekommer, skyldes det mest sannsynlig en av to følgende årsaker:

 

1. Du har ikke klart å kopiere hele linken som ble sendt til deg på e-post. Vær nøye på å kopiere alle tall og bokstaver i linken. Dette er fordi "påloggingen" ligger bakt inn i denne. 

 

2. Det er satt en "gyldig til"-dato for leselinken. Når denne datoen er passert, vil ikke linken fungere lengre. Du undersøker dette slik: 

1. Du må være pålogget som administrator i håndboka. 

2. Klikk deg inn i administrasjonssidene i håndboka. 

3. Klikk på Administrasjons-fanen. 

4. Trykk på Brukere - Lesetilgang i menyen til venste. 

5. Er det fyllt inn en "gyldig til"-dato vil du se dette under "Gyldig til"-feltet. Ønsker du fjerne denne datoen, klikk på Valg - Rediger til høyre for leselinken. Slett datoen ved å marke den, og klikke på backspaceLagre.

1. Du må være innlogget med administratorbrukeren din i håndbøkene. 

2. Gå inn i redigeringssidene. 

3. Klikk på Administrasjonsfanen. 

4. Trykk på Brukere i menyen til venstre. 

5. Klikk på Navnet til brukeren. 

6. Huk av for Send informasjon om innlogging på e-post, klikk Lagre. 

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

1. Du må være innlogget med administratorbrukeren din i håndboka. 

2. Gå til redigeringssidene. 

3. Klikk på Administrasjonsfanen. 

4. Trykk på Brukere - Inaktive brukere i menyen til venstre. 

5. Huk av i boksen foran navnet på brukeren. Klikk på den sorte Valg-knappen - Aktiver valgte. 

6. Du finner brukeren under Aktive brukere. 

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

 

Ønsker du å sende brukeren påloggingsinformasjon, sjekk ut guiden vår "Sende ut påloggingsinformasjon til bruker". 

1. Du må være innlogget med administratorbrukeren din i håndbøka. 

2. Klikk deg inn i redigeringssidene. 

3. Klikk på Administrasjons-fanen. 

4. Trykk på Brukere 

5. Klikk på +Opprett oppe i høyre hjørnet. 

6. Fyll inn info og send påloggingsinformasjon. 

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Når [+ Opprett]-knappen er grået ut, betyr det at dere har Simployer Portal og at alt av brukeradministrasjon må foregå der. Du må ha rollen som Personaladministrator eller Systemadministrator i Simployer Portal for å kunne opprette en ny bruker, eller gjøre endringer på en eksisterende bruker.

Vi anbefaler at dere gir tilgang til alle applikasjoner dere har hos oss via Simployer portal. Dette inkluderer også derfor håndbøkene. Du gir tilgang slik: 

 

1. Du må være innlogget i Simployer portal.

2. Søk opp den ansatte du vil tildele applikasjonstilgang.

3. Klikk på Innstillinger - Roller i menyen til venstre. 

4. Klikk på plusstegnet til høyre for "Applikasjoner tilgjengelig for".

5. Velg den/de håndboka/håndbøkene brukeren skal ha tilgang til og klikk Gi tilgang.

 

Er du fremdeles usikker? Klikk her,  så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Du må være administrator i håndboka for å kunne endre startsiden i den. Du endrer startsiden slik: 

1. Du må være innlogget med administratorbrukeren din i håndboka.

2. Stå på startsiden som skal skal endres.

3. Gå deretter inn i redigeringsmodus. Dette gjør du ved å trykke på sirkelen med tre prikker i - Rediger.

4. Trykk så på Administrasjon i den blå menylinjen.

5. Klikk på Startsider i menyen på venstre side.

6. Nå vil du se nåværende startsiden, samt eventuelle andre dere har opprettet.

7. Klikk på navnet på startsiden for å redigere den, eller trykk på Opprett øverst i høyre hjørnet for å opprette en helt ny.

Du må være administrator i håndboka for å kunne endre farger og logo i den. Du endrer det slik: 

1. Du må være innlogget med administratorbrukeren din i håndboka.

2. Klikk på håndboka du vil endre fargene/logo til.

3. Gå deretter inn i redigeringsmodus. Dette gjør du ved å trykke på sirkelen med tre prikker i - Rediger.

4. Trykk så på Innstillinger i den blå menylinjen.

5. Her kan du velge farger på linjen øverst og tekstfargen på denne. Du kan også velge bakgrunnsfargen, og hvilken farge knappene i mappestrukturen skal ha når de er aktive. Nederst kan du laste inn en egen logo. På høyre side er et bilde som viser i sanntid hvordan det vil se ut etter at du lagrer endringene.

Det kan være at håndboka må åpnes for å kunne være søkbar, eller at det må gjøre en reindeksering av den. Ta kontakt med support, og gi oss gjerne tilgang i 24 timer da du sender inn saken til oss, så skal vi få dette på plass for dere.

Kundesenterets mail er: support.no@simployer.com og telefonnummeret vårt er: 69 97 17 00.

For å gjøre dette må du være administrator eller redaktør i håndboka.

1. Gå inn i håndboken du vil hente ut som PDF/skrive ut, og gå inn i redigeringsmodus.

2. Trykk så på Innhold i menyen til venstre.

3. Klikk på den svarte Valg-knappen - Merk alle.

4. Klikk på Valg-knappen igjen - Lag PDF av valgte elementer.

5. Huk av for om du ønsker utelate lovforklaringer (B-tekster) og innholdsfortegnelse og klikk Ok. 

Boken genereres da som PDF, og lastes ned til din standard nedlastingsmappe på din datamaskin.

Simployer Avvik

Har dere Simployer Portal og skal opprette en ny bruker, må brukeren opprettes i Portalen og gis tilgang til Avviksmodulen derfra. Deretter må dere gå inn i Avvik for å bygge organisasjon og tildele roller.

Når en person slutter/endrer stilling må man først avslutte eller overføre alle åpne oppgaver til en annen bruker, før personen kan deaktiveres i Avvik. Deretter kan dere deaktivere brukeren i Simployer Portal. 

Alle oppgaver personen har ansvaret for må avsluttes eller overføres til en annen bruker før brukeren kan deaktiveres direkte i Avvik. 

 

Du deaktiverer en bruker slik: 

1. Du må være innlogget med administratorbrukeren din i Simployer Avvik. 

2. Klikk på Brukere i menylinjen. 

3. Finn brukeren du skal deaktivere, og klikk på navnet til brukeren. 

4. Klikk på Deaktiver bruker. 

Her er svaret både ja, og nei. Det er ikke mulig å slette et avvik fullstendig, men du kan slette det slik at det ikke lenger inkluderes i rapporter du henter ut.

 

For å slette avviket må du gjøre følgende:

1. Logg deg først inn saksbehandler-/administratorbrukeren din.

2. Gå til Saksbehandling øverst i høyre hjørnet. 

3. Finn avviket du ønsker å slette i oversikten over Alle aktive saker, og klikk deg inn på det.

4. Trykk så på Behandle sak i øvre høyre hjørne, og bla helt nederst på avviket.

5. Klikk på Avvis sak og bekreft deretter med Avvis sak. 

6. Du vil nå se valget Slett sak i øvre høyre hjørne av skjermen, til venstre for Gjenopprett sak.

7. Trykk på Slett sak og fyll inn begrunnelse for hvorfor avviket skal slettes. Klikk så igjen på Slett sak.

 

Du finner igjen det slettede avviket under Slettede saker i menyen på venstre side.

Aller først må du laste ned Simployer-appen på din mobiltelefon. Denne er per i dag tilgjengelig for mobiltelefoner som benytter Android og iOS. Appen er dessverre ikke tilgjengelig for nettbrett.

1. Logg deg på med ditt brukernavn og passord. Eventuelt kan du logge på med brukernavnet og passordet til fellesbrukeren deres (hvis dere benytter dette). 

2. Når du har logget deg inn vil du se Avvik under Dine produkter. Klikk på denne så blir du sendt videre til skjema for å registrere avvik.

3. Dersom du skal behandle et avvik må du trykke på Saksbehandling øverst i høyre hjørne.

For å opprette bruker til en ekstern person, må du opprette en bruker på vanlig måte. Simployer har ingen begrensninger som tilsier at basen deres kun kan benyttes av ansatte i deres eget selskap. Alternativt kan du opprette en flerbruker som eksterne personer skal benytte.

 

For å opprette ny bruker/flerbruker, gjør følgende: 

1. Logg deg inn med administratorbrukeren din.

2. Klikk på Saksbehandling øverst i høyre hjørne.

3. Trykk på Brukere i menylinjen, og klikk på enten Ny bruker eller Ny flerbruker i menyen til venstre. 

 

Ny bruker: 

1. Fyll inn info og velg et unikt brukernavn.

2. Fjern alle avhukninger i boksene under Innstillinger for bruker og klikk på Lagre.

3. Gå til Alle aktive brukere øverst til venstre, og klikk deg inn på brukeren du har opprettet.

4. Klikk på Send brukernavn og passord. Når du klikker på Lagre, genereres det en epost til brukeren med brukernavn og en link for å velge seg et passord.

 

Ny flerbruker:

1. Fyll inn et navn for flerbrukeren, for eksempel: "Eksterne brukere i Firma AS".

2. Velg et unikt brukernavn, og skriv inn et passord for brukeren. Gjenta passordet i Gjenta:-boksen.

3. Klikk Lagre.

 

Flerbrukeren er nå opprettet, og brukernavn og passord kan deles med eksterne brukere slik at de kan rapportere inn avvik på samme måte som de med egen bruker.

1. Logg deg inn med administratorbrukeren din. 

2. Gå til Saksbehandling øverst i høyre hjørne.

3. Trykk deretter på Skjemaer i menylinjen. 

 

Her vil du se at du kan fylle inn navn og tipstekst for kategorien du ønsker å legge til. Du kan også deaktivere aktive kategorier, eller aktivere deaktiverte kategorier.

1. Logg deg inn med saksbehandler-/administratorbrukeren din. 

2. Gå til Saksbehandling øverst i høyre hjørne.

3. Finn avviket du ønsker å behandle i oversikten over Alle aktive saker, og klikk deg inn på det.

4. Trykk så på Behandle sak i øvre høyre hjørne, og jobb deg igjennom avviket.

5. Når du er ferdig kan du trykke Lagre dersom du trenger å arbeide mer med avviket senere, eller klikk Lagre og avslutt sak dersom du har behandlet det ferdig.

Når avvikssystemet etableres bestemmer dere om det skal være mulig å endre kategori på meldt avvik eller ikke. Hvis man ved en senere anledning ønsker å gjøre om på dette, må kundesenteret hos Simployer kontaktes og bistå dere i prosessen. Kundesenterets mail er: support.no@simployer.com og telefonnummeret er: 69 97 17 00.

Nei. Når et avvik er over tidsfristen sendes det ut varsler hver dag. For å stoppe dette må dere enten behandle avviket eller endre på avvikets tidsfrist og sette denne frem i tid.

Hvis kategorien har blitt brukt i et registrert avvik så kan dere ikke slette kategorien, kun deaktivere den. Dette har en sammenheng med at det skal kunne tas ut rapport på denne kategorien.

1. Saksbehandler må gå inn på det aktuelle avviket og klikke på Behandle sak.

2. Til høyre for feltet "Saksbehandler:" klikker du på piltasten til høyre for personen som er satt som saksbehandler. 

3. Endre til en av personene som dukker opp i lista. Hvis ikke rette vedkommende dukker opp, må du kontakte systemadministrator og be om hjelp. Det kan være noe i oppsettet som gjør at vedkommende ikke kan bli satt som ansvarlig for avviket.

Ja, det har dere tilgang til å gjøre.

1. Gå til Saksbehandling.

2. Klikk på Organisering i den blå toppmenyen.

3. Marker først i menyen til venstre hvor i strukturen dere vil ha den nye avdelingen, klikk så på Opprett ny.

4. Gi avdelingen navn og legg til personer som skal være hovedansvarlig og saksbehandler.

1. Gå til Saksbehandling.

2. Klikk på Organisering i den blå toppmenyen.

3. Gå inn på avdelingen hvor du vil legge til en ny saksbehandler.

4. Klikk på Legg til personer i rød skrift til høyre i bildet.

5. Søk opp den ansatte du skal legge til og klikk Ok.

6. Tildel vedkommende en eller annen rolle i avdelingen før du lagrer. Det gjør du ved å huke av i boksene til høyre for navnet til den ansatte. Glemmer du tildele en rolle, vil ikke personen bli registrert som saksbehandler. 

1. Gå til Saksbehandling

2. Klikk på Organisering i den blå toppmenyen.

3. Gå inn på avdelingen hvor du vil slette saksbehandler. 

4. Nederst i bildet ser du personene som har utvidede rettigheter på avdelingen. 

5. Ta bort alle avhukinger for roller på personen som skal fjernes. 

6. Klikk Lagre. Ikke bruk Deaktiver- eller Slettknappene, da de gjelder for hele avdelingen.

I selve avviksmodulen har vi ikke en slik rapport. Gå til Organisering, så vil du se avdelingsstrukturen deres. Klikk deg inn på avdelingene for å se hvilke roller som er tildelt hvem.

 

Hvis dere har Simployer portal, kan du ta ut en rolleoversikt for avviksystemet slik: Gå til Meny - Rapporter - Min virksomhet. Velg rapporten Roller. Ta ut en rapport for kun Avvik under "Applikasjoner". Den gir en oversikt over hvilke roller som er tildelt hvem i avviksmodulen.

 

Administrasjon

Det er kun systemadministrator som får gitt roller i Talent. Det gjør du slik:

1. Du må være innlogget i Talent-modulen.

2. Søk opp profilen til den du ønsker tildele roller ved å klikke på forstørrelsesglasset øverst i høyre hjørne. 

3. Klikk deg inn på brukerens profil, og klikk så på Rediger brukerinfo. 

4. Legg til roller ved å klikke på Velg til høyre for Tilgangsgruppe.

5. Klikk Lagre.

Nei. Det holder med at kun én person i firmaet har applikasjonstilgangen Talent i Simployer portal for at alle får tilgang til Talent via globalmenyen.

Så lenge dere har Simployer portal så synkroniseres alle endringer gjort i portalen til Talent. Det betyr at hvis man ønsker oppdatere profilen sin, må dette gjøres på vedkommendes profil i Simployer portal.

Alle medarbeidere som blir opprettet i Simployer portal skal bli synkronisert over til Talent innen noen minutter.

Språket er styrt av språkinnstillingen du har satt på profilen din i Simployer portal. Endrer du språk der, endres det også i Talent.

Dette er det kun dialogadministrator som har tilgang til å gjøre. Gjør følgende:

1. Gå til forsiden i Talent-modulen, og klikk på Tannhjulet - Kommunikasjon - Utsendelsesmaler.

2. Velg en mal i menyen til venstre hvis du ønsker endre en eksisterende utsendelsesmal. Ønsker du legge til en ny mal klikk på "Ny mal". 

Hvis det er første gang du gjør dette anbefaler vi at du ringer inn til supportsenteret vårt, så kan vi hjelpe deg slik at alt blir riktig. 

Det går en automatisk synkronisering mellom portalen og talent, og denne starter med en gang det har skjedd en endring i portalen. Hvor lang til synkroniseringen vil ta avhenger av hvilke endringer som har blitt gjort og hvor mange brukere endringen gjelder for. Synkroniseringen kan faktisk bruke opp mot 1 time før den er ferdig, men som oftest tar den noen minutter. 

Her må du kontakte supportsenteret. Hver base har et gitt antall aktive ansatte man kan registrere i talent, men vi kan øke denne grensen for dere hvis det er behov for det.

Kontakt support på: support.no@simployer.com

 

Dialog

En samtalemal er stedet man oppretter ulike maler for alle spørsmålene man ønsker at medarbeiderene skal svare på.

 

På samtaleomgang-siden inviterer du ansatte til ulike samtaler. Her benytter man seg av maler som har blitt utformet via samtalemaler-siden.

Det er det kun dialog administrator som kan redigere en samtalemal. Det gjøres slik: 

1. Du må være innlogget i Talent-modulen.

2. Gå til Samtaler - Samtalemaler.

3. Finn så den malen du ønsker å redigere og trykk deg inn på den.

4. Under innhold vil du finne de ulike spørsmålene, og under hver "seksjon" kan man legge til flere spørsmål.

5. Du redigerer spørsmålene ved å klikke på Rediger spørsmålet til høyre for spørsmålet.

 

OBS: Husk at noen spørsmål har begrensede redigeringsmuligheter hvis de allerede har blitt benyttet i en samtaleomgang og blitt besvart.

Nei. Man kan gi tilgang til ny leder, men dette åpner kun opp for at ny leder vil få innsyn i samtalen uten redigeringsmuligheter. For at ny leder skal få innsyn i samtalen må vedkommende også stå som nærmeste leder i Simployer portal.

Gå til samtaleomgangen og trykk på den røde "søppelbøtta" på høyre side. Husk at det mest sannsynlig har gått ut en e-postvarsel til vedkommende, så det kan være greit å informere om at dette var en feil. Linken i innkallelses-mailen vil ikke fungere når du sletter samtalen mellom medarbeider og leder.

Så lenge samtaleomgangen er opprettet og ansatte har blitt invitert, er det ikke mulig at ny leder tar over disse og fortsetter samtalen. Hvis ny leder er registrert som leder i portalen og allerede har blitt synkronisert over til Talent (dette går automatisk), kan man legge til de samme ansatte enda engang i den gjeldende samtaleomgangen. Hvis de ansatte ikke har begynt (og heller ikke skal begynne) på samtale med gammel leder, anbefaler vi at samtalene slettes. Har dere allerede registrert noe på samtalene må det tas en vurdering på om samtalen skal beholdes eller slettes. Hvis avtalen blir slettet vil innholdet forsvinne for godt.

Dette skyldes mest sannsynlig at ansatte har spesifiserte ledere i portalen. Da må dette også settes på i Talent, slik at synkroniseringen blir riktig mellom de to modulene. Dette er noe vi i Simployer må gjøre for dere. Kontakt oss gjerne så ser vi på det. Du får tak i oss på support.no@simployer.com eller 69 97 17 00.

Hvis du velger Medarbeiderens leder, så blir alltid nærmeste leder satt til å gjennomføre samtalen. Velger du deg selv så er det du som skal ha ansvaret for samtalen. Dette valget brukes ofte når dialogadministrator (ofte HR-ansatte) skal ha samtaler med ansatte de ikke er direkte leder for. For å få opp dette valget må du være dialogadministrator.

Nei. Hvis du setter en dato under "Åpnet" vil ikke samtalen bli tilgjengelig før denne datoen. Det samme gjelder "Lukket". Hvis datoen overskrider denne datoen, vil ikke leder/medarbeider få besvart samtalen.

Hvis en samtaleomgang har blitt lukket og skal åpnes igjen kan dialogadministrator gå inn i samtaleomgangen og velge Rediger. Sett så en ny "lukket"-dato.

I utgangspunktet ikke. Medarbeidersamtalene er lagt opp til å være mellom ansatt og nærmeste leder. Hvis dette skal unnvike må det enten gis roller som overskrider dette, eller så må nærmeste leder endres for et lite øyeblikk. I slike tilfeller anbefaler vi at dere kontakter supportsenteret vårt. Dere får tak i oss på support.no@simployer.com eller 69 97 17 00.

Hvis noe av historikken fra tidligere samtaler mangler, skyldes det mest sannsynlig at de forrige samtalene ikke har blitt signert. Samtalene må signeres for at historikken blir med over til neste gang man bruker de samme spørsmålene. Det finnes også innstillinger til hvert spørsmål i malen om historikken skal være med eller ikke. Det kan være smart å ta en titt på innstillingene dere har satt hvis alle samtalene har blitt signert.

I hver samtalemal finnes det en fane som heter "e-post og sms". Det er her man bestemmer hvilke automatiske varsler som skal sendes ut. Hvis noen av disse står til "av", så vil det ikke bli sendt ut varsler tilknyttet hendelsen. Det er altså på denne siden man kan endre hva som skal bli sendt ut til den aktuelle samtaleomgangen.

Konklusjonen blir synlig når samtalen er gjennomført og leder har signert sin del.

1. Gå inn på den aktuelle samtaleomgangen.

2. Trykk så på Rediger - Slett i pop-up vinduet som dukker opp.

Det er leder og medarbeider selv som har "fri" tilgang til alt som blir lagt inn i samtalen. Dialogadministrator har mulighet til å logge inn og se på samtalen, men dette blir loggført slik at leder og medarbeider kan se hvem som har logget seg inn og sett på samtalen.

Du kan gjøre små endringer i teksten på malene. Endringene vil synes på samtaleomgangene som allerede er startet. Man kan derimot ikke endre svaralternativene eller svarmåten (glidebryter/teksboks osv).

Dette endres for alle eller ingen, ettersom det gjøres i innstillingen for selve samtaleomgangen.

Kommentarer blir kun synlig når både medarbeider og leder har delt dem.

Dette endres i malen under Avanserte innstillinger. Hvis malen allerede har blitt besvart tidligere, så vil man ikke ha mulighet til å endre dette. Da er løsningen å lage en ny mal. Ønsker du en helt identisk mal, så anbefaler vi å kopiere den eksisterende malen.

Nei, dessverre. Den eneste løsningen per nå er å kopiere teksten over i et word-dokument.

En slik oversikt finner man på den ansattes profil, enten som en oppgave eller som et mål. Man kan også finne disse ved å gå inn via samtalen og bla ned til det aktuelle spørsmålet.

For at ledere skal invitere sine egne ansatte så må dialog administrator gå inn i den aktuelle malen leder ønsker å bruke. Klikk på Ledere med rett til å invitere - velg tilgangsgruppen Leder. Deretter må dialog administrator opprette samtaleomgangen via den aktuelle malen. Når samtaleomgangen har blitt opprettet vil den ligge tilgjengelig for alle ledere. De har da tilgang til å invitere sine egne medarbeidere. Hvis det er første gang dere gjør dette, anbefaler vi å kontakte support for veiledning.

Selve samtaleomgangen tilknyttet den deaktiverte ansatte vil ikke forsvinne, men samtalen med den deaktiverte ansatte i samtaleomgangen vil forsvinne. Samtalen vil du kunne finne igjen på profilen til den deaktiverte ansatte. Den finner du slik:

1. Gå til Organisasjon - Administrere brukere.

2. Fjerne "Aktive" som status og søk etter den ansatte. 

3. Klikk på Profil til høyre for den aktuelle brukeren, deretter på Samtaler.

Dessverre. Når man velger en avdeling, så vil systemet hente alle ansatte i denne avdelingen. Da kan du enten innkalle alle ved å trykke på "Innkall alle" eller innkalle en og en ved å velge innkall knappen ved siden av navnet deres.

Nei, dessverre. Under etablering blir det som regel laget noen test-maler til dere. Disse ligger ofte tilgjengelig i basen deres etter etablering.

Dette gjør du ved å trykke på det røde søppeldunk-tegnet ved siden av samtalene. OBS: Husk at hvis du sletter en samtale, så vil også svarene forsvinne.

I dette tilfelle må dialog administrator inn i den aktuelle samtaleomgangen - Søke opp samtalen - Trykke på Mer og velge "lås opp delt samtale". Har en eller begge parter signert velger man "avsigner".

 

LMS/formelle kompetanser

Simployer Prosesser

For å kunne endre hvem som er ansvarlig for en prosessoppgave må du ha rollen prosessadministrator. For å bytte ansvar gjør du følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - Prosesser. 

3. Gå til Administrere prosesser - Prosesskatalog.

4. Pass på at prosessen du ønsker endre har status ikke publisert. For å avpublisere en publisert prosess, klikk på Valg - Avpubliser.

5. Klikk på navnet til prosessen du ønsker endre (som nå har status ikke publisert). 

6. Klikk på Valg - Endre, til høyre for prosessoppgaven du ønsker endre ansvaret for. 

7. Under punktet "Utføres av" endrer du til riktig person, enten det er samme som prosessansvarlig, gruppe eller en annen person. 

8. Lagre.

Husk å publisere prosessen igjen så den er klar til bruk. Obs. Denne endringen oppdaterer ikke allerede startede prosesser, men gjelder fra første prosess dere starter etter endringen.

For å kunne kopiere en prosessmal må du ha rollen prosessadministrator. For å kopiere en mal gjør følgende:

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Klikk på globalmenyen øverst i venstre hjørne - Prosesser. 

3. Gå til Administrere prosesser - Prosesskatalog.

4. Klikk på Valg - Kopier for å kopiere malen. 

5. Fyll inn veiviseren og klikk Kopier.

Du kan ta ut en oversikt i excel for dette når du er i prosessmodulen. Det gjør du slik: 

1. Stå i prosessmodulen.

2. Klikk på Administrere prosesser - Prosessoversikt eller Oppgaveoversikt.

3. Når du er inne på en av oversiktene må du gjøre noen valg: For eksempel kan du velge "Alle kategorier" under Kategori og "Alle" under Status.

4. I alle kolonner har du piltaster opp/ned der du kan sortere kolonnene. Det kan lønne seg å sortere i statuskolonnen for å få samlet oppgavene etter samme status.

5. Når det er gjort, klikk på Eksporter.

6. Åpne excelarket.

7. Rapporten viser dessverre ikke når oppgaven ble utført, men den forholder seg til frister. Du kan sjekke tidspunkt for utførelse ved å klikke deg inn på en prosess eller oppgave. Det vil være et felt på toppen som heter "Utført av" som viser hvem som utførte prosessen/oppgaven og når det ble gjort.

Det er kun den som er ansvarlig for oppgaven, eller ansvarlig for prosessen som kan gjenåpne en oppgave. Prosessadministrator har mulighet til å gjenåpne oppgaven hvis vedkommende er ansvarlig for selve prosessen. Hvis ikke prosessadministrator har ansvaret for prosessen, vil ikke vedkommende kunne gjenåpne oppgaven.

For å endre på prosessermaler må du ha rollen som Prosessadministrator. De som har denne rollen kan administrere prosessmaler. For å endre en mal må den være avpublisert, ettersom aktive maler ikke kan endres. Når man endrer en mal, vil ikke endringen komme med på prosesser som allerede er startet. Nye prosesser som startes etter malendringen vil være oppdatert.

Ja, det er mulig. Det er et valg man tar når man oppretter selve prosessmalen. I hovedinnstillingene kan man huke av for at "Utfører skal ha innsyn i hele prosessen". Det betyr at alle som står som utfører på oppgaver i prosessen har tilgang til å se hele prosessen.

Simployer Kompensasjon (compensation)

1. Du må være innlogget i Kompensasjonsmodulen.

2. Gå til Meny - Kompensasjonsinnstillinger. 

3. Klikk så videre på Gå til side for organisajonsinnstillinger. 

4. Her finner du oversikten over lønnsansvarlig leder og godkjenner. Du kan redigere/endre ansvarlige på denne siden.

5. Husk å klikke på Bekreft innstillinger nederst i høyre hjørne etter å ha utført endringer. Står det "Innstillinger må bekreftes" øverst til høyre på siden, betyr dette at dere må lagre endringene ved å klikke på Bekreft innstillinger.

1. Du må være innlogget i Kompensasjonsmodulen.

2. Gå til Meny - Kompensasjonsinnstillinger.

3. Du legger til administrator ved å klikke på Legg til administrator.

1. Du må være innlogget i Kompensasjonsmodulen.

2. Gå til Meny - Kompensasjonsinnstillinger.

3. Her finner du knapp for Gi tilgang.

Vi har litt dokumentasjon om innstillinger og bruk. Du finner dette ved å klikke her. Dokumentasjonen er dessverre kun på engelsk.

Hvis ny leder ikke får sett meny-knappen, må dere undersøke om vedkommende har riktige rettigheter i modulen. 

1. Gå inn i kompensasjonsinnstillingene og sjekk om vedkommende står som lønnsansvarlig lederriktig avdeling. Hvis ikke det er tilfelle, endre til korrekt leder. Husk å bekrefte innstillinger nederst på siden.

2. Hvis vedkommende står som lønnsansvarlig leder, sjekk øverst til høyre om det står at innstillinger er bekreftet. Står det utkast til høyre for en gul sirkel, scroll nederst på siden og bekreft innstillinger.

3. Nå bør vedkommende ha tilgang på Meny-knappen.

Ja, det er mulig. Det gjør du slik: 

1. Stå i kompensasjonsmodulen.

2. Gå til Meny - Lønnsoversikt.

3. Klikk på sirkelen med tre prikker i - Eksportere all lønn. 

4. Lønnsoverikten er nå lastet ned på PC-en din som en Excel-fil. 

Her skal dere legge inn lønnen tilsvarende en 100% stilling. På lønnsprofilen står det da full årslønn, men siden vedkommende er registrert med en 50% ansettelse får de dermed halvparten av det summen til en full stilling utgjør.

Simployer Rapporter

Alle rapportene våre kan eksporteres til Excel-format. På siden for rapportvalg tar du vekk avhukingen Vis som pdf, deretter klikker du på Vis rapporten. I visningen som nå dukker opp har du valget "Export to the selected format". Her kan du velge Excel. Når du har valgt ønsket format, klikker du på Export og filen lastes ned på PC-en din.

1. Du må være logget inn i Simployer.

2. Gå til Meny - Rapporter - Personlister - Barn.

3. Denne rapporten viser den ansatte, barnets navn, fødselsår, alder og kjønn.

Gå til Meny - Rapporter - Min virksomhet - Applikasjonstilgang. Velg hvilke(n) applikasjon(er) du ønsker oversikt over og huk av for "har tilgang". Klikk så på Vis rapporten. 

Ja, gå til Meny - Rapporter - Ferie - Fraværsoversikt. Den gir oversikt over godkjent fravær i kalenderformat. 

Ferie anses ikke som sensitiv informasjon i henhold til GDPR og er derfor synlig for alle ansatte. Det er verdt å nevne at det kun er godkjent ferie som vises.

Jepp, ta ut rapporten som heter Ansiennitet. Den finner du slik: Gå til Meny - Rapporter - Min virksomhet - Ansiennitet. Klikk på Vis rapporten.