Travelt med å digitalisere HR

To viktige grunner

At dette skjer nå, skyldes sannsynligvis to ting. Den første, som særlig har tydeliggjort hvor mye det haster, er innføringen av GDPR sommeren 2018.

Med nye personvernregler har det blitt klart for flere at det er håpløst å håndtere HR-data i mange ulike systemer og kanskje til dels manuelt og analogt. Den gammeldagse måten å håndtere personalinformasjon og prosesser på, gjør det nærmest umulig å tilfredsstille GDPR-kravene om rett til innsyn, retting og sletting av informasjon om de ansatte som virksomheten henter inn og behandler.

Det andre som har gjort at mange nå har innsett at det haster med å få digitalisert HR-prosesser og HR-data er at de ser at konkurrenter har tatt steget og hentet ut økonomiske gevinster av digitaliseringen. 

Ta et skritt tilbake

En effekt av dette, er at mange nå begynner å famle og få en litt panikkartet tilnærming til denne problemstillingen. De vet ikke helt hvilken ende de skal begynne i, og hva de skal se etter.

Mitt råd er å ta et skritt tilbake, og gjøre en vurdering av hvor dere står i prosessen. Hvor haster det mest og hvor det er størst gevinster å hente ut?  

Dersom man står helt på bar bakke, er det mitt råd å starte med å få på plass en god, brukervennlig, og ikke minst selvbetjent løsning for å håndtere masterdata. Med det mener jeg et system hvor alle data virksomheten trenger om de ansatte skapes og vedlikeholdes, og som kan dele disse opplysningene videre til andre systemer.

Ved å gjøre dette knytter du deg opp til kravene i GDPR, samtidig som du sikrer et godt fundament å bygge videre på senere.

Fjerne unødvendige manuelle rutiner

Deretter handler det om å plukke de lavest hengende fruktene.

Hvis virksomheten i dag jobber tungvint og manuelt, lederne jobber veldig ulikt og bruker for mye tid på administrasjon, så er det her der du først kan hente ut den største verdien.  Det handler om å hente ut de store effektiviseringsgevinstene i det som ikke er verdiskapende arbeid.  

Gjennom å digitalisere kan du fjerne unødvendig papir og tunge manuelle og semimanuelle rutiner. Dette kan blant annet handle om prosesser som ferieplanlegging, sykefraværshåndtering og medarbeideroppfølging. Ved å effektivisere dette, vil lederne få mer tid til å lede sine ansatte.

Når dette er på plass, handler det om å få økt verdiskapning og mer ut av hver enkelt ansatt. Dette gjøres blant annet ved å digitalisere og systematisere kompetanse- og medarbeiderutviklingen.

På den måten vil digitaliseringen av HR bidra til å beholde de viktigste medarbeiderne og få de som er der til å skape mer.

Men først og fremst er det viktig å gjøre en jobb med å analysere hvor dere står, og hva det haster mest med å gjennomføre. På den måten vil dere få den effekten dere ønsker ut av digitaliseringen, og unngår hasteløsninger som skaper problemer i etterkant.  

LES OGSÅ: Dette må du tenke på når du velger HRM-system (gratis e-bok)