Tør du delegere «HR-oppgaver» til lederne?

 De fleste HR-rollene involverer et spekter av oppgaver som i mange tilfeller virker uoverkommelig for én person. Jeg tør faktisk å påstå at litt for mange HR-ledere der ute føler at de må eller bør være involvert i flere oppgaver enn strengt tatt nødvendig for å ha oversikten, en følelse av kontroll, og ikke minst, sørge for at de blir gjort på en god måte.

HR er et område i stadig endring, og fremtidens HR-rolle er og bør se annerledes ut enn den gjør i dag. Nye trender   og ytre påvirkninger, samt ny teknologi og økt automatisering, er med på å forårsake store omveltninger innen fagfeltet. HR er ikke bare forvaltning, men også strategi, og har som målsetting å legge til rette for at menneskene i organisasjonen skal nå sine mål. Nettopp, legge til rette – ikke nødvendigvis utføre alt selv. Så hvorfor er det slik at mange HR ansatte fortsatt tviholder på oppgavene?

Krever et strategisk fokus

For at ledere faktisk skal kunne håndtere flere av de personaladministrative oppgavene, kreves det at HR og virksomheten tar i bruk mulighetene som ligger i ny teknologi og digitalisering. Gode elektroniske systemer, HRM-verktøy og moduler kan legge til rette for å effektivisere og automatisere flere prosesser med en stor grad av selvbetjening for både ansatte og ledere. Det oppleves som at stadig flere virksomheter ser verdien av å investere i gode HR-løsninger, både for å frigjøre tid for HR, men også for å gi mandat og eierskap til ledere for å utføre viktige og nødvendige lederoppgaver.

HR vil bli mer desentralisert

Som et direkte resultat av delegering av oppgaver, vil HR-rollen naturlig nok bli mer desentralisert. Basert på året som har gått, viser forskning på HR-feltet at en desentralisering av HR-rollen vil være en trend  for året som kommer. Flere virksomheter jobber med å nå dette målet, blant annet ved å ha en strategi for gode løsninger og teknologi.

Forbes nevner i sin artikkel «7 Future of Work Predictions For 2022», at software og gode løsninger ikke bare vil skape en effektivitet i arbeidet, men også være med på å skape gode relasjoner mellom ansatte og ledere.

Det vil være et større behov for å skape og vedlikeholde gode relasjoner mellom ledere og ansatte, nettopp for å øke produktivitet, skape et større engasjement og trivsel på arbeidsplassen. Da er man nødt til å delegere oppgaver og ansvarliggjøre ledere. Det vil derfor være naturlig å flytte flere oppgaver over på ledere som har det direkte ansvaret for sine ansatte. Ved at HR trer til siden, vil det skape rom for ledere til å ta over dette eierskapet.

Viktig å delegere mandat

Her vil HR ha en stor jobb med å gi myndighet og mandat til lederne. Lederne trenger å få tilgang til verktøy og metoder for å kunne utføre oppgavene, og ikke minst god trening og veiledning for å være rustet til å gjøre en god jobb.

De beste HR-lederne er de som effektivt klarer å delegere oppgaver til ledere på en måte, som gjør dem effektive og sikrer at alle bistår med sine styrker og talenter. Det er gjerne her vi møter motstand, og som kanskje er en av grunnene for at mange HR-ledere fortsatt holder på de administrative HR-oppgavene sine?

I en tidligere artikkel Simployer har skrevet, skriver vi blant annet at det som i stor grad hindrer HR i å bli mer strategiske er mangel på kompetanse på feltet, samt tiden som går med til operativ drift. Dersom toppledere ønsker mer verdiskapende og lønnsomme bidrag fra HR, må de også ta kostnaden på å gjøre de nødvendige investeringene, og ikke minst se verdien av denne investeringen, både for HR, ledere, ansatte og virksomheten totalt sett.

Virksomheter/HR må legge til rette

Vi ser derfor at det ligger en del arbeid fra virksomhetens side for å legge til rette for at HR kan løfte blikket og jobbe med strategisk, samtidig som at ledere får myndighet og autoritet til å lede sine ansatte.

Et viktig arbeide er at virksomhet og HR sammen lager et rammeverk ledere kan benytte seg av, i tillegg til gode verktøy som muliggjør sømløse prosesser.  

Det kan handle om gode systemer for oppfølging av sykefravær, guider, veiledninger og systemstøtte for medarbeidersamtaler- og utviklingssamtaler. Det kan være HRM-system som gir varslinger og som kobler på de som skal være involvert i prosessen. I tillegg må HR tydelig avklare hva som forventes av en leder – og ikke minst hva man som leder kan forvente av sine ansatte.

Dette kan lederen gjøre selv

Så, hvilke oppgaver bør HR som hovedregel vurdere å delegere til lederne?

Her er noen eksempler på oppgaver jeg mener HR bør kunne delegere ut i linje:

Arbeidsavtaler:

Har en gode maler og rutiner for hvilke avtaler en virksomhet skal benytte seg av, er dette en oppgave en leder godt kan utføre selv. Flere virksomheter benytter seg også av HRM-system som legger opp for at hele prosessen fint kan utføres av direkte leder.

Sykefraværsoppfølging:

Hvilke rutiner har dere når ansatte blir syke? Ringer de inn et egenmeldt sykefravær, eller sender de SMS. Her kan ledere være på ballen mye tidligere ved å ta den ekstra samtalen med sine ansatte før sykefraværer går over i en lengre fase. Direkte dialog og kommunikasjon tidlig med ansatte, kan være en stor forebyggede faktor for videre sykefraværsløp.

Konflikthåndtering og den vanskelige samtalen:

Ofte er disse samtalene tenkt som en HR-oppgave, og det kan godt stemme, i alle fall på et stadium hvor situasjonen oppleves som fastlåst. Men hva kan en leder gjøre før den tid? Se dine ansatte, og ta tak i situasjonen før det eskalerer og kommer over på et nivå hvor HR må kobles inn i bildet. Ikke vær redd å bruke din stemme som leder og vær tydelig på hva som forventes av ansatte på arbeidsplassen.

Onboarding og offboarding:

En direkte leder bør være den som tar imot og veileder den nye ansatte gjennom den første tiden, i tillegg til gode samtaler rundt avslutningen av et arbeidsforhold. Ved å følge gode retningslinjer fra HR for hvordan oppgavene skal utføres vil det oppleves som mer engasjerende og ikke minst personlig om en direkte leder utfører dette arbeidet selv.

 Medarbeidersamtaler generelt:

Jeg hører ofte om virksomheter der HR tar for seg alle medarbeidersamtaler for ansatte gjennom året, og tar meg i å tenke – hvorfor? HR bør absolutt legge til rette og skape gode maler ledere skal benytte seg av, men en fortrolig og konstruktiv samtale for hvordan arbeidet går og veien videre, bør i de fleste tilfellene være en dialog mellom leder og ansatt.

Ikke alle oppgaver bør delegeres

Selv om det er stor gevinst i at HR delegerer oppgaver til linjelederne, er det ikke alle oppgaver den enkelte leder bør gjøre. Det gjelder spesielt oppgaver lederne gjør sjelden, og som kan få store konsekvenser om de gjøres feil. Et eksempel på dette kan være krevende personalsaker, som kan resultere i advarsler eller oppsigelse, og som derfor krever en nøyaktig form for rettslig dokumentasjon. Her er det helt avgjørende at arbeidsgiver opptrer og dokumenterer korrekt, noe som kan være krevende for ledere som kanskje ikke tidligere har vært i slike situasjoner.

Et annet eksempel er avslutningssamtalen som gjøres med en ansatt som skal slutte. Disse samtalene gjennomføres for at selskapet skal forbedre seg og lære. Dersom den nærmeste lederen er noe av årsaken til at den ansatte slutter, noe som dessverre for ofte er tilfelle, vil selskapet aldri få vite om dette dersom nærmeste leder utfører samtalen selv.

Ha troen på folkene dine!

Ved å delegere innebærer det en viss form for ansvarliggjøring og myndighet, og ikke minst opplæring. Ha troen på at lederne er kapable og har viljen og ønsket om å være den beste lederen for sine medarbeidere. Men som folk flest, er ledere også forskjellige. Noen trenger mer veiledning og støtte enn andre. Ved å gi ledere mer eierskap og en tydelige lederrolle, vil det legge til rette for et tettere forhold mellom ledere og medarbeidere, noe som igjen vil føre til høyere trivsel, økt motivasjon og arbeidsglede blant ansatte.

Til slutt: Husk å gi lederne den opplæringen og ikke minst eierskapet de fortjener

SE OGSÅ: Gratis guide - Ny som HR-leder, dette må du ha kontroll på!