Tilgang til ansattinformasjon er viktigere enn noen gang

Her er de mest brukte søkeordene i 2020 i Faghjelp, Simployers abonnementstjeneste for faglige råd. Helt andre søkeord dominerer sammenliknet med tidligere år, og noen helt nye søkeord har dukket opp.

Bildet over viser at kunder av Simployer har søkt etter informasjon om andre ting enn vanlig, og bruken av søkemotorene i både Faghjelp og håndbøker fra Simployer har økt voldsomt. Simployers faglige rådgivere har også svart på mange tusen spørsmål mer enn normalt i løpet av denne våren, og vi etablerte raskt en samleside med ofte stilte spørsmål (FAQ) som kundene våre kunne dra nytte av.

Trygge medarbeidere

Det er lett å dra konklusjonen at trygge medarbeidere gjør en bedre jobb. En webportal eller mobil app med tilgang til personal- og lederhåndbok skaper ikke trygghet i seg selv,  men det kan være et av flere HR-tiltak for å oppnå dette.

I Simployer har vi over mange år sett at en slik investering vil spare tid hos HR som slipper svare på unødvendige og repeterende spørsmål en til en. Noen HR-avdelinger har de senere årene også tatt i bruk chatbot som ny kanal for medarbeidere og ledere til å søke raske svar. I Simployer har vi sammen med Kindly integrert Simployer Chatbot med personalhåndboken. La medarbeidere og ledere søke informasjon på den måten de foretrekker, og sørg for at de finner oppdatert og relevant informasjon som HR kan oppdatere ett sted.

Under den første fasen (sjokkfasen) av koronakurven var det tydelig at verdien for HR av å ha en plattform hvor interne retningslinjer enkelt kan endres og publiseres til alle var høy.

Med «halve Norge» på hjemmekontor, uten kolleger og ledere i nærheten til å sparre med, var det opp til hver og en av oss og finne fram til retningslinjer for bruk av syke barn dager da barnehagene stengte og hvordan lønn under permittering skulle beregnes og utbetales. Mye av dette kan vi spørre Google om. For å trygge medarbeidere og ledere på hva som gjelder internt, tror vi i Simployer på virksomhetsinterne og skreddersydde håndbøker.

Digitale håndbøker var også en av de tre høyest rangerte HR-modulene, hva gjaldt viktighet, i Simployers kundeundersøkelse i vår. Simployer legger vekt på at håndbøker har innhold og Tone of Voice tilpasset den enkelte virksomhet. Endringer og oppdateringer i håndboken er et delt ansvar mellom Simployers rådgivere og virksomhetens HR-avdeling. For en virksomhet kan det også oppleves enklere å implementere en tilpasset personal- og eller lederhåndbok enn større intranett og kommunikasjonsløsninger.

God og relevant ansattinformasjon krever eierskap hos HR. Hva er det våre ansatte og ledere trenger av informasjon? Jeg tror vi har mye ny innsikt og lærdom etter de månedene vi har vært igjennom. Behovet for å gjøre ansatte mer selvhjulpne på personalinformasjon føles kanskje aldri så presserende som når HR-funksjonen er plassert inn i en krisestab og skal planlegge en stor runde med permitteringer.

Legg til rette for fjernledelse

Tilgjengelig lederinformasjon som gir støtte i utfordrende situasjoner er vel og bra, men det vil fortsatt kunne oppleves utfordrende å utøve godt lederskap fra distanse. 

SE OGSÅ: Hjemmekontor — for eller mot?

En ting er å vite hva du bør gjøre, en annen ting er hvordan du skal gjennomføre det i praksis. I en tid med både HR og medarbeidere lengre unna skal leder likevel følge opp hver og en, kanskje ta imot noen nye og også avslutte arbeidsforhold. I fase to av koronakurven (svarfasen) har det nok blitt veldig tydelig for mange HR-avdelinger hvor de mangler gode prosesser, rutiner eller støtteverktøy til lederne.

SE OGSÅ: 7 tips for å lykkes med onboarding av ansatte på hjemmekontor

Utøvelse av et lederskap som viser både tydelighet og omsorg, er vesentlig i en ustabil og uforutsigbar tid for mange. Denne jobben kan ikke løses av digitale verktøy. Digitale løsninger kan ikke erstatte tett og god lederoppfølging og menneskelige relasjoner. Produkter som Simployers sykefraværsoppfølging og prosesser for medarbeideroppfølging, onboarding og offboarding kan derimot støtte leder ved å fungere som en digital lederassistent med påminnelser. I Simployer har virksomheten samlet tilgang til oppfølging og dokumentasjon i et system med rollestyrt tilgang. Ledere slipper unna manuell opprydning på PC-en for å etterleve virksomhetens rutiner for GDPR/Compliance.