Slik sparer du tid når ansatte starter og slutter
Er det ikke deilig at skattemeldingen kommer ferdig utfylt? Selvangivelsen er historie! Æren for forenklingen gis til god dataflyt mellom dataeierne og skattemyndighetene.
Men offentlig sektor har også systemer som har problemer med å snakke sammen. Stadig vekk spør de oss om opplysninger vi vet at vi har gitt dem flere ganger før. Unnskyldninger er det nok av: Det er vanskelig å samordne helseforetak, kommuner og etater.
Har IT og HR i din virksomhet også unnskyldninger for dårlige data?
Dere er kanskje ikke en felles avdeling, men dere er vel heller ikke så komplekse som summen av hele offentlig sektor?
Tar IT mer styring på systeminnkjøpsprosesser?
Da må HR engasjere seg i hvilke masterdata som skal ligge hvor. Konsekvensene av lite gjenbruk av data kan nemlig være dårlig omdømme og frustrerte ansatte.
Virksomheter har ofte slitt med at ansatte hadde mange ulike brukernavn og passord til ulike systemer. Dette har IT mange steder løst med å innføre «Single Sign On» – samme pålogging overalt. Langt fra overalt er dette synkronisert med innlegging og sletting av ansatte i personalsystemet.
Her er et eksempel på hvorfor dataflyt er viktig i offboarding av ansatte:
En ansatt sier opp, men skal jobbe ut oppsigelsestiden før han starter i annen jobb i samme bransje. Da han etter hvert slutter, sender HR beskjed om dette i et saksbehandlingssystem til IT. Her drukner meldingen mellom stort og smått av supportsaker, og det tar tid før tilgangen fjernes. I mellomtida har eks-kollegaen tilgang til systemer selv om han nå jobber hos konkurrenten.
I vår e-bok finner du også et eksempel på hvorfor dataflyt er viktig ved onboarding. Last den ned her!
Om ikke du allerede er der, er det på tide å komme dit: La informasjonsflyten fra HR til IT gå automatisk. IT kan godt fortsette å styre systemet for å la brukerne sette passord på Single Sign On-brukeren. Men oppretting og deaktivering av brukere bør skje i personalsystemet, navet for persondata.
Hvor står Simployer i dette?
«Håndtér masterdata i en selvbetjent løsning hvor alle data om de ansatte skapes og vedlikeholdes, til glede også for de andre systemene som deler på disse opplysningene. Ved å gjøre dette knytter du deg også opp til kravene i GDPR.»
Terje Kjenstad, direktør for kundesuksess i Simployer
«Virksomheter har fått øynene opp for at HR masterdata bidrar til å understøtte effektive arbeidsprosesser, unngå unødvendig tid på å behandle samme data i flere løsninger og samtidig sikre datakvaliteten i organisasjonen.»
Kenneth Ådalen, tidligere produktsjef i Simployer
Temaet HR masterdata er både stort og omfattende – derfor har vi laget en artikkelserie i flere deler. Les mer om hva masterdata er og hvorfor det er viktig i første del av serien. Følg med her for flere artikler i serien.
GRATIS WEBINAR: «HR masterdata: HR og IT i samme båt, og slik ror dere sammen». Simployers toppledere for HR og IT forteller om sitt samarbeid, både på et strategisk og operativt nivå.
Se webinaret nå
