Slik kan ulempene med hjemmekontor begrenses

I sirklene på bildet over her har jeg plukket ut et utvalg utsagn som framkom i Simployers undersøkelse om hjemmekontor i norsk arbeidsliv. Rapporten med funn fra undersøkelsen kom i oktober, og du kan laste ned rapporten her.

Med høstværet kom bølge nummer to av pandemien, og bruken av hjemmekontor nærmer seg nivåene fra våren 2020.

Etter å ha reflektert over svarene vi mottok i hjemmekontor-undersøkelsen, deler jeg her noen forslag til hvordan man kan unngå de mest negative konsekvensene av hjemmekontor.

1. Følg opp demotiverte ansatte

Undersøkelsen vår pekte i retning av at det brukes mindre tid på møter på hjemmekontor, men at den totale arbeidstiden likevel har gått opp. En global Harvard-studie viser samme tendens. For mange er arbeidsdagen forskjøvet. Har dere medarbeidere som sliter med å komme opp om morgenen? Vi har fått kommentarer om at enkelte sliter med egenmotivasjon og struktur på dagene.

• Ledere bør legge inn et ekstra gir for å sikre at medarbeidere ikke faller fra. Ha antennene ute, og tenk gjennom hvordan medarbeidere med motivasjonsproblemer kan og bør ledes.
• Hvordan dette skal takles på kort sikt bør den enkelte leder avgjøre i samråd med HR, så virksomheten bygger opp en best mulig enhetlig form der ledere kan støtte hverandre på tvers.

2. Unngå enorme sprik i ledernes oppfølging

Undersøkelsen viste at mens noen medarbeidere opplevde at de var helt glemt av lederen, gikk andre med høye skuldre på grunn av stadig kontrollbehov fra sin nærmeste leder.

• HR-avdelingen i virksomheten bør være oppmerksomme på ledere som sklir ut med svak oppfølging og lite struktur. Like viktig er det å ta tak i problemstillinger med ledere som ikke har tillit til ansatte og driver med detaljovervåking.
• Det er ofte HRs ansvar å bidra til en enhetlig ledelse i virksomheten, og med økt bruk av hjemmekontor er dette en annerledes utfordring enn tidligere. En konkret måte HR kan støtte lederne i den nye situasjonen er å tilby et "akutt" lederkurs i fjernledelse i kombinasjon med at HR følger opp mellomlederne tett med en kort digital samling, supplert med korte informasjonsrunder og eventuelt en fortløpende chattegruppe.
• HR og toppledelsen må være veldig tydelige ut til sine ledere om hva som forventes i oppfølgingen av medarbeidere. Dette kan for øvrig også formaliseres gjennom digitale HR-verktøy som for eksempel håndbøker, digitale samtaleverktøy og prosess-støtte.

3. Sikre tydelig kommunikasjon og rett balanse av tiltak

For de fleste av oss er det mye usikkerhet nå: Hvor lenge kan dette vare? Smitten øker i samfunnet. Det er virksomheter hvor det innad er uenighet om hva som er akseptert antall hjemmekontordager, og hvilke tiltak som er nødvendige. Noen synes kanskje tiltakene blir for strenge, andre synes man burde vært strengere. Slike diskusjoner kan gjøre organisasjonen og ledere utrygge, og i verste fall medføre frustrasjon og misnøye.

• Mer enn noen gang er det svært viktig å fremstå samstemt fra HR og ledelsen. I disse dager er budskapet tydelig fra myndighetene: Jobb hjemmefra om du har mulighet. Bli raskt enige om hvordan dere skal innrette dere i forhold til dette. Følger man rådet, er det enkelt å forklare hvorfor. Velger virksomheten en annen strategi er det viktig med en begrunnelse og tiltak som skaper forutsigbare og trygge rammer for ansatte.
• Hva da når smitteomfanget i samfunnet igjen reduseres? Forsøk å planlegge for dette allerede nå. Sikre forankring i ledelsen, vurder muligheter og risikoer. Være klar med budskapet når den dag igjen kommer.

SE OGSÅ: Hjemmekontor - for eller mot?– en artikkel som ser på hvor mye det er å spare på permanent økt bruk av hjemmekontor og hva det vil koste å utstyre alle ansatte med bra utstyr både hjemme og på kontoret

4. Definer den nye normalen

I undersøkelsen kommer det tydelig frem at å forebygge smitte samt økt arbeidsro var høyt verdsatt som følge av hjemmekontor. Dette er viktige punkter å lytte til, samtidig som vi også vet at det sosiale aspektet og fysiske møter er viktig for trivsel, for utvikling og for visse typer arbeidsoppgaver. Mange er overbevist om at bruk av hjemmekontor kommer til å bli en del av den nye normalen. Den trenden startet før korona, og handlet om å tilpasse seg en digital verden.

• Nå skjedde omleggingen til hjemmekontor i ekspressfart, og kanskje er tiden inne for å definere den nye normalen sett i lys av dette. Forsterk og legg til rette for de positive sider med hjemmekontor, men pass også på kontinuitet på de fysiske arenaene, der det er mulig.
• Det kan være at dette i større grad må tilpasses ulike fagmiljøer og roller. Kanskje det ikke kan eller må være helt likt for alle? Snakk og lytt til medarbeidere og ledere.

5. Skap nye møtepunkter

Det er mange typer møter. I den ene enden er de store planleggingsmøtene og workshops som mange hadde på hoteller, og i den andre enden praten ved kaffeautomaten. Mellom der har de fleste hatt avdelingsmøter og én-til-én-oppfølging mellom leder og medarbeider. Her deler jeg noen erfaringer med hvordan vi har gjort det med de ulike møtetypene, og hva som fungerer:

• Sporadiske, større samlinger: Det er mulig å gjennomføre større samlinger digitalt. Del opp i grupper og flytt gruppene inn i egne digitale møterom. I mindre grupper er det lettere for den enkelte å ta ordet. Etterpå kan man samle gruppene for å høre hva de ulike kom fram til.
• Periodiske møter: Formålet med slike møter er gjerne å sikre kontakt mellom de som ikke jobber operativt sammen i det daglige. I en digital setting kan en halvtimes møte være passe, et par ganger i uka. På slike møter kan ledergrupper og avdelinger avklare utfordringer, utveksle informasjon og få overblikk over ressurssituasjonen.
• Hyppige, operative møter: Medarbeidere hører gjerne til et team eller prosjekt som har en ansvarlig. For å komme igang om morgenen kan det være hensiktsmessig at de som jobber tettest sammen har en form for "stand-up", et møte hvor alle gir en kort status og setter fokus på dagens oppgaver. 
• Dialog mellom leder og medarbeider: Ha en medarbeidersamtale om du ikke allerede har hatt én siden sommeren. I en slik samtale er det viktig at du skaffer oversikt over medarbeiderens arbeidssituasjon. Den løpende oppfølgingen og dialogen mellom medarbeidersamtalene er selvsagt viktigst av alt. Selv om mye kan skje digitalt, bør det også legges til rette for fysiske treffpunkter. 
• Digital kaffepause: Det er faktisk ganske hyggelig å møtes til en kaffepause på Teams, helt uten agenda! Det blir sosialt, og kan til og med bli både kreativt og produktivt. De tilfeldige møtene blir borte når man sitter i hver sin stue. Hva med å kalle inn til en kaffeprat med noen som jobber på en helt annen avdeling enn deg selv, for å få høre litt om hva de jobber med om dagen?

6. Få en bedre informasjonsflyt enn før korona

Digitale kommunikasjonsverktøy er helt sentralt med hjemmekontor. Videomøter via verktøy som Teams og Zoom er en selvfølge, men det er også særdeles viktig med en intern digital kommunikasjonsplattform. I undersøkelsen vår framkom det at informasjonsflyten var blitt svekket som følge av hjemmekontor.

• Informasjonsflyten kan bli langt bedre enn før korona! Da må man bruke verktøy med lav terskel for å publisere, der både ledere og medarbeidere bidrar med innhold. Det må være riktig verktøy, en strategi i bånn og noen dedikerte personer som har ansvar for løsning og bruk.
  
  

SE OGSÅ: Dette må du tenke på når du vurderer hjemmekontor (igjen)– en nyttig artikkel med en sjekkliste for hjemmekontoret og mange forslag til tiltak for å bedre smittevernet hos de som må møte på arbeidsplassen