Sikker HR masterdata
I denne artikkelen skal vi se nærmere på kombinasjonen masterdata, HR og sikkerhet – altså begrepet Secure HR masterdata – hva dette betyr for virksomheten og hvorfor dette vil påvirke grensesnittet mellom HR og IT.
Masterdata
Masterdata er de mest verdifulle og forretningskritiske data en virksomhet har. De må ofte deles med mange brukere og grupper på tvers av virksomheten, da de inneholder nødvendig informasjon for at ulike arbeidsprosesser i organisasjonen skal kunne gjennomføres.
Det er derfor svært vanlig at masterdata finnes tilgjengelig i flere av organisasjonens mange systemer, noe som skaper bekymring rundt kvalitet og sikkerhet. Derfor må slike nøkkeldata kun ha én sann kilde (system) som kan være master for sannheten. Eksempler på masterdata er kundedata, produktdata, helsedata, økonomiske data og personalia.
Så hva er da HR masterdata?
HR masterdata utgjør grunnmuren – eller navet – i dagens digitale personalsystem. Masterdata innenfor HR-området blir derfor nøkkeldata knyttet til personer, ansettelser, stillinger, organisasjonstilhørighet, roller og grupper.
Riktig og sikker kilde på HR masterdata er helt avgjørende for gode og effektive HR-prosesser, samtidig som det sikrer kvalitet i virksomhetenes beslutningsunderlag. Når de ansattes persondata ligger i HR-systemet og dette er master (kun én sann kilde, som nevnt over), kan personen kun oppstå og endres her og man unngår at personen oppstår flere ganger i flere versjoner på tvers av systemlandskapet.
Denne grunnmuren må være på plass for å kunne nyttiggjøre seg av andre moduler som ofte tilbys innenfor et bredt HR-system. For hvordan skulle det bli om ikke fravær- og tidsregistreringen eller medarbeidersamtaler og kompetanseutvikling ikke kan kobles til rett persondata?
HR masterdata er ikke nytt – derfor er begrepet i vinden nå:
– De siste årene har vi sett et tydelig skifte fra at lønnssystemet er master for persondata, til at HR-systemet overtar denne rollen. Etter et hundretalls møtepunkter og samtaler med våre kunder og partnere, så er vår erfaring at årsaken til dette har et rotfeste i følgende hendelser og trender, sier Aud Brouwer, Head of Simployer HCM Roadmap. Hun trekker frem disse:
- I juli 2018 trådte GDPR i kraft, og bedriftsledere begynte å spørre seg om kravene til personvern ivaretas godt nok når HR-data ligger i lønn. Lønnssystemet er utviklet for å være et lukket administrasjonssystem, og har ikke de egenskaper til tilgjengelighet, transparens og sporbarhet som er påkrevd i henhold til nytt regelverk, noe som skaper bekymring hos bedriftene.
- Den 4. industrielle revolusjon fører med seg roboter, maskinlæring, jobber som forsvinner og nye som oppstår. Kompetanse blir utdatert og må oppdateres. HR masterdata er nøkkelen til å koble organisasjonen mot kompetansedata. Virksomheter står i en konkurransesituasjon, og organisasjonen må ha kontroll på HR masterdata knyttet til kompetanse dersom de skal lykkes.
Sikker HR masterdata
Hva mener vi med sikker HR masterdata og begrepet Secure HR Master data? Nå begynner vi å komme ned i dybden på hva Simployer driver med. Det som skiller epler fra pærer: Hele vårt HR-system skal hvile på en sikker og moderne HR masterdata-modell.
– Dataintegritet er nøkkelordet her. Det vil si en trygghet på at dataene er sikkert lagret, at de utveksles under strenge identitetskontroller og tilgangsstyring, og at dataene ikke endres på en uautorisert måte, tapes eller ødelegges – uansett hensikt, sier Kenneth Ådalen, produktsjef i Simployer.
Hvorfor bør personalsystemet være master for HR-data?
– Det kjappe svaret: fordi persondata er HRs domene. Det er hos HR persondata først opprettes, i form av en signert arbeidsavtale. Tradisjonelt har lønn vært «eier» av virksomhetens kjernedata, men i motsetning til lønn er HR-systemene utviklet for å støtte HR, leder og de ansattes prosesser – med fokus på selvbetjening, sier Kenneth Ådalen.
Medarbeiderens tilgang til å se, legge til og fjerne egne data sikrer personvernet i tråd med GDPR. APIer sørger for integrasjon slik at dataene utveksles sikkert med de andre systemene i virksomheten, inkludert lønnssystemet. Da unngås et fragmentert systemlandskap med flere kilder til samme data.
Det er ikke uvanlig at selskaper mangler oversikt over antallet systemer faktisk registrerer og vedlikeholder data om sine ansatte.
– Virksomheter har fått øynene opp for at HR masterdata bidrar til å understøtte effektive arbeidsprosesser, unngå unødvendig tid på å behandle samme data i flere løsninger og samtidig sikre datakvaliteten i organisasjonen, sier Kenneth Ådalen.
Hvor står Simployer i dette?
Det finnes ingen snarvei til kvalitet og sikkerhet, derfor bygger Simployer en løsning fra bunnen av istedenfor å klatte på gammelt. Martin Jonassen skriver mer om temaet i sin kronikk Nytt lokk på gammel teknologi *, og vi har fått tillatelse til å sitere ham her:
“Noen få leverandører har valgt å ikke utvikle nye grensesnitt til sine eksisterende systemer, men har i stedet satset på å skrive om store deler av grunnmuren i teknologien sin. Det er selvsagt mer ressurskrevende å bygge nytt enn å pusse opp, så disse legger ned betydelige ressurser i dette. Hvorfor velger de en slik krevende løsning? Mange vil hevde at du som sluttbruker ser jo ikke "grunnmuren" i systemet. DU vil få et pent system å bruke uansett. Men gammel grunnmur har noen utfordringer for oss brukere også, selv om hovedargumentet for at de bygger på nytt er at det gir bedre fleksibilitet og ytelse.”
* Saken sto første gang på trykk i Personal og Ledelse nr. 7/2019. Les den på Ledernett.no.
