Selvbetjent HR frigjør lederens tid

I kriser der ledere og HR må planlegge permittering og nedbemanning, er det nyttig at ansatte selv kan registrere fravær og personalia.

Kristin Grønn Ludvigsen, Product Manager onsdag 1. juli 2020

Lesetid: 4 Minutter

I et webinar i juni i fjor snakket tre av mine kolleger om hvordan koronasituasjonen kan håndteres ved at virksomheten kommer seg fra sjokk til seier ved å skaffe svar og deretter legge en ny strategi.

Kontroll på fravær viktigst

I vårens kundeundersøkelse syntes flest at disse systemmodulene er viktige i dagens situasjon:

HR-folk, ledere og ansatte innen økonomi har svart på undersøkelsen.

Flere av disse modulene er veldig relevante allerede i sjokkfasen. I en bloggpost før påske skrev jeg om hvordan du kan bruke rapportfunksjonen i Simployer til å kartlegge personell i kritiske situasjoner, vurdere arbeidssted og arbeidsevne på hjemmekontor og se på ferieavvikling som virkemiddel, ved å ta ut data om sykefravær, personalia og ferieplanlegging.

Kundenes rangering av hva de synes er viktig rimer med tallene over hvordan Simployer nå brukes. Arbeidsavtaler er vanligvis ikke mest brukt, men ble dessverre veldig aktuelt nå. Da kundene våre begynte med nedbemanninger, var det veldig viktig at ansatte hadde tilgang til arbeidsavtale. Hva er siste versjon? Hvem har signert? Slike ting kan det bli tvil om hvis avtalene flyter rundt i mapper på et fellesområde.

Selvbetjening fra hjemmekontor

HR-avdelingene i Norge har på grunn av nedbemanninger og usikkerhet hatt en veldig travel vår, det samme har alle som satt med lederansvar da krisen rammet i mars. Da er det greit at mest mulig av det medarbeiderne kan gjøres selvhjulpne med er tilgjengelig via nett og app.

Mange virksomheter har fraværsrutiner som innebærer at administrasjon eller leder registrerer hvilke medarbeidere som har fravær. Dette er kanskje tidspunktet for å snu om på den rutinen så den ansatte selv kan registrere fraværet sitt, enten det skyldes korona, barnepass eller annen sykdom?

Vedlikehold av personalia er det også naturlig at hver ansatt kan oppdatere selv, ikke minst når så mange sitter på hjemmekontor og ikke lenger kan gå innom administrasjonen for å få opplysningene korrigert. Koronakrisen har gjort flere virksomheter opptatt av å ha korrekte opplysninger om alder på barn de ansatte bor i samme husstand som. Ved å ha korrekte data om dette kan arbeidsgiver lettere beregne hvor stort fraværet vil bli i en situasjon der barnehager og skoler stenger.

Hvis den ansatte også forhåndslegger inn hvilke dager vedkommende planlegger å ta omsorgspermisjon grunnet stengte barnehager og skoler, vil det også være lettere å få oversikt over bemanningssituasjonen i forkant.

Refusjonsarbeidet tar tid

En utfordring mange arbeidsgivere nå har er at de har forskuttert midler til arbeidstakere, og deretter må de finne ut av hvor mye man kan få refundert fra NAV.

NAV utarbeidet en ny søknad slik at arbeidsgiver kan søke om refusjon for koronatilfeller innenfor rammen av arbeidsgiverperioden på 16 kalenderdager. Arbeidsgiver kan da sende søknad om refusjon fra dag 4 til dag 16.

Mye tid kan spares i dette arbeidet hvis personalsystemet ditt hjelper deg med oversikter over fravær som gir grunnlag for å si noe om hva du kan søke refundert fra myndighetene.

Ved barns eller barnepassers sykdom, ble kvoten på antall omsorgsdager doblet. De første 3 dagene finansieres av arbeidsgiver, resten forskutteres av arbeidsgiver som kan søke refusjon fra NAV. Fra 1. juli nullstilles dagene til opprinnelig kvote. Arbeidsgiver skal ikke betale for mer enn 10 dager i 2020. Dagene arbeidsgiver har dekket før 1. juli går til fratrekk på den totale kvoten. Har arbeidstaker benyttet 7 dager tidligere i 2020, kan arbeidsgiver søke refusjon for dagene fra 4 til 10 etter 1. juli.

Et godt tips kan være å bruke sommeren på å få alle personalia ajour. Hva med at HR utfordrer den enkelte ansatte til å ta en gjennomgang av sine opplysninger? Hvis det settes en frist for når alt skal være riktig, får HR og toppledelsen en trygghet på at opplysningene har bra datakvalitet hvis det kommer en ny bølge med nedstenging av samfunnet.

Hvor står Simployer i dette?

Simployer holder oversikt over antall benyttede sykefraværsdager grunnet barnepassers sykdom, som er kategorien som dekker stengte skoler og barnehager. Dermed kan man se hvor mange av dagene det kan søkes refusjon for.
Simployer har støtte for å lage egendefinerte fraværstyper. Kundene kan da opprette de fraværstyper som er nødvendig for å holde oversikt over sine ansatte, for eksempel ved permittering.
Fra 16. mars til 30. juni var opptjeningstiden for egenmelding redusert fra 2 måneder til 4 uker. Simployer tilpasset dette i systemet, så man kunne registrere egenmeldt fravær allerede etter 4 ukers ansettelse i den aktuelle perioden.
Egen koronarelatert sykdom hos arbeidstaker, vil man kunne ta ut egen rapport på i Simployer. Rapporten vil gi et grunnlag for hva man kan søke om refusjon på.
Vi nullstiller omsorgspermisjonskvoten i Simployer fra 1. juli, så arbeidsgiverne kan holde orden på hvem som ikke har flere “syke barn”-dager igjen.
Simployer sender varslinger til leder når medarbeider søker ferie eller registrerer fravær.
For tiden jobber vi også med utvidet funksjonalitet for å hjelpe arbeidsgivere med å styre innsyn i arbeidsavtaler og andre dokumenter, hvilke roller som skal ha innsyn i hvilke dokumenter og muligheten for å sette utløpsdato.
Våre fageksperter sender deg e-poster med varsler om alle lovendringer etter hvert som de foreslås, vedtas og trer i kraft. Slik forstår du bedre hvorfor systemet endres som det gjør, og blir du usikker er det bare å ringe eller skrive til en av ekspertene.