Onboarding av nyansatte er mer enn introduksjon

Undersøkelser har vist at mange bedrifter har et anstrengt forhold til onboarding og mangler en bevisst strategi. Ledere ser ofte ikke nytteverdien og mener det er en ren HR-oppgave. Derfor tar ikke lederne eierskap til prosessen og den blir ikke prioritert.

Dette kan slå helt feil, og kan i tillegg bli veldig dyrt. HR sin oppgave er å tilrettelegge for en god prosess og ha ansvar for enkelte elementer, men det er lederen som har hovedansvaret for en god innfasing.

Employer branding (merkevarebygging av arbeidsgiver), rekruttering og onboarding er tre sider av samme sak. Gjennom disse prosessene er det en rød tråd. Det handler om å tiltrekke, utvikle og beholde den nyansatte.

SE OGSÅ: Slik kan HMR-systemet Simployer hjelpe deg med onboardingen

Avklaring av begreper

For å være tydelig på begrepene bruker jeg gjerne følgende inndeling:

• Preboarding: Perioden mellom aksept av tilbud og første arbeidsdag
• Onboarding: Perioden fra første arbeidsdag. Introduksjon og intregreringsfasen.
• Crossboarding: Bytte stilling innenfor samme virksomhet, mellom avdelinger, forretningsenheter, inn- og utland – altså intern mobilitet.
• Offboarding: Utfasing og avslutning av arbeidsforholdet. Vurder mulighet for re-rekruttering ved en senere anledning.

4 nivåer i onboardingen

Onboarding kan deles videre inn i 4 nivåer. En modell som gjerne brukes er Talya N. Bauer sine 4 c-er:

1. Compliance (samsvar): Hvordan virksomheten tilrettelegger for at den nyansatte skal tilegne seg de nødvendige, grunnleggende organisatoriske kunnskapene. Gi en innføring i grunnleggende lover, regler og retningslinjer. Det kan handle om innføring i lønnssystem, føring av timer og sykefravær, reiseregninger, personalhåndboken osv.
2. Clarification (avklaring): Hvordan virksomheten tilrettelegger for at den nyansatte skal få en klar forventning til og forståelse av arbeidsoppgavene. Gjennomgang av stillingsbeskrivelsen, rollen og funksjonen, ansvar og myndighet, mandat, forventninger mht. verdier, etikk, ledelse, oppfølging etc.
3. Culture (kultur): Et stort og bredt nivå der fokuset er å integrere den nyansatte i virksomhetens organisasjonskultur, både den formelle og den uformelle.
4. Connection (sosialisering): Omhandler mellommenneskelige jobbrelasjoner, tilhørighet og trygghet, nettverk osv., som er nødvendig å etablere.

Med utgangspunkt i disse nivåene kan en virksomhet planlegge et formelt og godt strukturert onboardingsprogram.

Førsteinntrykket er avgjørende

Etter å ha jobbet med HR i ulike roller og bransjer i mer enn 30 år, og etter lange studier, har jeg samlet meg en del kunnskap og erfaringer knyttet til hva som kjennetegner virksomheter som virkelig lykkes med onboardingsprosessene sine.

En helt avgjørende suksessfaktor er førsteinntrykket den ansatte får av virksomheten. Det aller viktigste i de første dagene er å gi den nye medarbeideren en indre bekreftelse på at det var en klok avgjørelse å skifte arbeidsplass. 

Allerede etter de første 10 dagene har den nyansatte gjort seg opp en mening om å bli eller slutte så fort det lar seg gjøre. Dersom vedkommende sitter igjen med en følelse av at dette ikke var rett sted å begynne, kan det likevel være at vedkommende velger å bli, men vi sitter da altså ikke igjen med den tilhørigheten og lojaliteten vi ønsket å oppnå i tidlig fase.

Risikoen for at vedkommende slutter innen 2 år er da større.

Bruk prøvetiden aktivt

Det er videre viktig å bruke prøvetiden aktivt. Ha en konkret opplæringsplan klar, og vær tydelig på opplæringsmålene. Avklar forventninger, redegjør for ansvar, myndighet og rammebetingelser som ligger i stillingen. Ha jevnlige prøvetidssamtaler og gi fortløpende støtte, veiledning, tilbakemeldinger og etabler et godt støtteapparat. 

Det er viktig å være tilgjengelig og tett på den første perioden til den nye medarbeideren blir mer selvgående. Husk å dokumentere skriftlig fortløpende fra prøvetidssamtalene. Dokumentasjon i prøvetiden er like viktig som ellers, dersom det skulle vise at det av en eller annen grunn ikke fungerer.

De beste er systematiske

De som virkelig lykkes med onboarding har gjerne en strukturert prosess som omfatter alle 4 fasene til Bauer. De har ledere som føler eierskap og ser nytteverdien og hensikten med prosessen og de klarer å behovstilpasse onboardingen til den enkelte del av virksomheten.

Det er viktig å involvere et bredt spekter av relevante personer for at den nyansatte skal få et bredere perspektiv og et sterkere støtteapparat. Nærmeste leder, teamet, kollegaer, andre nyansatte, fadder, mentor, m. fl. bør være involvert. De som lykkes evaluerer også prosessen både underveis og i etterkant.

Fokuser på evaluering av onboardingsprosessen

For å klare å forankre prosessen i organisasjonen og synliggjøre nytteverdien, er det viktig å måle resultater.

Jeg fikk nylig tilbakemelding fra en kunde av Infotjenesters HRM-system for onboarding, som har undersøkt effekten av å innføre et systematisk onboardingsprogram. Rundt 100 nyansatte har til nå rangert hvor fornøyde de var med alt fra rekrutteringsprosessen til hvordan de ble tatt imot og lært opp.

Resultatet var at antallet som svarte «ganske misfornøyd» eller «veldig misfornøyd» ble redusert fra 10 % til 2 % etter innføringen av systematisk onboarding.

Husk at de som lykkes med onboarding bruker tilbakemeldinger fra nyansatte til å videreutvikle onboardingsprogrammet.

Vil du vite mer? Last ned vår gratis e-bok om effektiv onboarding.