Nyansatte skuffes av datasommel

Sjekk dette skrekkeksempelet på hvordan IT og HR til tross for de beste intensjoner ender opp med å skuffe både den nyansatte medarbeideren og dennes sjef.
Magnus Schaft, Journalist onsdag 23. september 2020
Lesetid: 2 Minutter

Stikkordene er personopplysninger og Active Directory. Microsoft Active Directory er en katalogtjeneste fra Microsoft som styrer brukere og tilganger i mange virksomheter.

Teknologisk arv fra fortiden

– Når jeg begynte i IT-bransjen var Active Directory kilden til korrekt informasjon, av en ren nødvendighet, sier Henrik Sandström, som er Key Account Manager i Simployer.

Løsningene for å la opprettelsen av nye brukere skje andre steder fantes ikke! Følgelig ble IT-avdelingen gjerne ansvarlig for masterdata om den ansatte, selv om HR ofte satt på førstehånds informasjon om dette.

– Spør du HR-folk idag hvor de mener at masterdata bør ligge er det ikke selvsagt at de svarer HRM-systemet, men trenden går den veien. De som har kommet langt i digitaliseringen ser at det er mer naturlig og med flere fordeler å ha masterdata i HRM-systemet, sier Josefin Davidsson.

Bildet øverst i saken er fra et webinar Simployer Sverige avholdt tidligere i høst hvor Davidsson presenterte dette eksempelet fra virkeligheten:

Eksempelet tar utgangspunkt i at en ny medarbeider skal starte i virksomheten, en såkalt onboardingsprosess

En rekke feil skjer i eksempelet:

❌ Meldingen fra medarbeiderens sjef til IT om nyansettelsen havner feil på ITs Servicedesk
❌ HR purrer opp sjefen til den nyansatte fordi de mangler personopplysninger til lønnssystem og arbeidsavtale
❌ Et etternavn staves feil slik at e-postadressen som opprettes av IT må endres
❌ Tilgangene er ikke i orden i tide til medarbeideren starter fordi rollen ikke finnes som et valg
❌ Nyansatt og dennes sjef blir frustrerte over at IT ikke har fått orden på tilgangene til første arbeidsdag

– Både IT og HR vil medarbeideren godt, men det blir likevel lett slik i manuelle prosesser, mener Sandström.

Hva er drømmescenariet som fjerner utfordringene?
– En kobling mellom HRM-systemet, som er master, og Active Directory. Personinformasjonen flyttes så automatisk over til AD, hvor brukeren opprettes der også. AD kan deretter sende brukernavn og e-postadresse i retur til HRM-systemet. Dette gjelder ikke bare ved nyansettelser, men også der den ansatte selv er inne i HRM-systemet og endrer på navn eller andre opplysninger, svarer Sandström. Han påpeker at dette ideelt bør skje i realtid, ikke bare hver natt eller før hver lønnskjøring.

GRATIS E-BOKFå kontroll på persondata – praktisk innføring i HR masterdataActive Directory er i denne artikkelen bare et eksempel på en katalogtjeneste, man kan styre tilganger også via Azure AD og konkurrerende tjenester fra Okta, Google og andre leverandører.

Tilganger til andre systemer som Workplace, CRM-system, Office og rapportverktøy kan kobles til HRM-systemet. På den måten vil en medarbeider som ikke lenger jobber i virksomheten automatisk miste tilgangene i de andre systemene også.

I webinaret kom Davidsson også med gode tips til hvordan IT og HR sammen kan lykkes med et felles prosjekt for å gjøre HRM til master på person- og organisasjonsdata.Se webinaret her!

MER OM SAMME TEMA:HR Masterdata – en temaside der vi har samlet alt Simployers innhold om fagområdet

Magnus Schaft

Journalist