Feilansettelse – eller bare dårlig onboarding?

Senest for noen uker siden kunne vi lese i E24 at fire av ti norske ledere har opplevd feilansettelser det siste året. Feilansettelser er i denne undersøkelsen definert som ansettelser der den nyansatte ikke fungerer i sin stilling og/eller i arbeidsmiljøet i virksomheten.

Bedre oppfølging av nyansatte

Jeg tillater meg å tvile på at alle disse feilansettelsene er reelle feilansettelser; altså at man ansetter personer som aldri burde vært ansatt. Som det kommer frem av artikkelen, trekker lederne selv frem «bedre oppfølging av nyansatte den første tiden» som et av tiltakene mot feilansettelser.

Her tror jeg de treffer spikeren på hodet. Gjennom mange år har jeg hver eneste uke snakket med ledere og HR-ansatte i store norske selskaper. Det å ta i mot nyansatte på en skikkelig måte, og på den måten gi dem mulighet til å lykkes i jobben, er noe svært mange sliter med. Noen ledere er kanskje gode til dette, andre er helt håpløse. Dermed blir det tilfeldig hvordan en nyansatt blir tatt imot. Og på dette området ønsker du ikke at tilfeldighetene skal råde!

Vi vet fra undersøkelser at det er 69 % større sannsynlighet for at en ansatt som deltar i et organisert onboardingsprogram blir værende i virksomheten i tre år, enn en ansatt som ikke gjør det.

Ta kontakt før oppstart

Hva gjør så de som lykkes? En av suksessfaktorene er å opprette kontakt med den nyansatte før han eller hun har sin første arbeidsdag. Det er dette som på HR-språket gjerne kalles «preboarding». Jeg husker selv fra min egen ansettelse i Infotjenester hvor bra det føltes da min leder ringte meg i forkant for å avklare at jeg hadde den informasjonen jeg trengte. I tillegg tok IT-avdelingen kontakt for å sikre at alt utstyret jeg trengte i jobben var på plass første arbeidsdag. På min første arbeidsdag var jeg ventet, og hun som satt i resepsjonen visste hva jeg het. Et sånt førsteinntrykk betyr enormt mye, og du får bare én mulighet til å gi det.

I motsatt ende av skalaen kan nok alle tenke seg ubehaget som oppstår når du som nyansatt møter på jobben og ingen husket at det var i dag du skulle komme.

Sender «goodiebag» til den nyansatte

Norges Fotballforbund forteller i en video du kan se på denne siden at de gjør noe så enkelt og smart som å sende en eske med en landslagsdrakt, en hilsen fra generalsekretæren og litt praktisk informasjon til alle nyansatte. På den måten sikrer de at den ansatte gleder seg enda mer til å begynne, og at de får en følelse av å ha gjort et riktig valg da de takket ja til jobben.

Andre gir tilgang til personalhåndboken slik at den ansatte kan forberede seg, eller inviterer til faglige eller sosiale samlinger i forkant av oppstarten.

Strukturert kompetansebygging

Når førsteinntrykket er gitt, er det naturligvis viktig at nøkkelpersoner i virksomheten er forberedt på sin rolle i å overføre kompetanse og lære opp den nyansatte. Ingen er tjent med at en nyansatt sitter og lurer på hva han skal gjøre de første ukene. Da ender han fort opp i statistikken over «feilansettelser».

En god lederhåndbok som beskriver rutiner og intern policy ved onboarding er naturligvis et viktig hjelpemiddel for at alle leder skal bli trygge på prosessen, og sikre en enhetlig ledelse i virksomheten.

Mange roller involvert i onboardingen

Det er mange mennesker involvert i en god mottakelse av en nyansatt. Nærmeste leder har naturligvis en viktig rolle, men også HR-avdelingen, IT-avdelingen, andre kolleger er gjerne involvert. Alle har det naturligvis travelt i sine jobber, og sitter sannsynligvis ikke klare til å ta imot nye ansatte som måtte dukke opp.

Derfor er det helt avgjørende å sette onboardingen i system. Da vet alle hva de skal gjøre, de får varsler i riktig tid. Samtidig kan HR og nærmeste leder sjekke at oppgavene er fulgt opp.