Et bra HR-system gjør det enklere å være en god arbeidsgiver

Det som en gang i tiden het personalsystem, men som nå ofte kalles HR- eller HRM-system, har blitt noe mye mer omfattende enn det én gang var. Ikke minst fra et teknisk perspektiv. I dag er det skytjenester som foretrekkes.

Men den store forandringen handler verken om teknikk eller funksjonalitet i form av ulike systemmoduler, men derimot om noe mer grunnleggende. Og viktigere, kan man mene.

Et bra HR-system gjør det enklere for virksomheter å være en bra arbeidsgiver!

Gratis guide: Få kontroll på persondata – praktisk innføring i HR masterdata
Det blir vanskeligere å rekruttere og beholde kompetente ansatte. Pandemien stiller også nye og vanskelige krav til arbeidsgivere. Hvordan skal man få personalet til å være fornøyde, produktive og med god mental helse under tvungent, og kanskje uønsket, hjemmekontor?

Det er nødvendig med funksjoner som gjør tilværelsen enklere for både ansatte og HR-personell. Kroneksempelet er å ordne en smidig start på ansettelsen, såkalt onboarding.

Et bra HR-system kan altså gi flere fordeler for sjefer og beslutningstakere:

• Enklere og billigere implementering og IT-drift
• Mer fornøyde brukere på HR-avdelingen
• Større muligheter for å finne og beholde kompetent personell

Enklere drift og implementering kommer ikke minst av gjennomtenkt håndtering av data, i form av såkalte masterdata. Det vil si løsninger for å holde orden på ulike datapunkter som gjelder samme objekt. Typisk eksempel er at mye informasjon om ansatte ligger i mange ulike systemer. Det er nødvendig med noe som holder styring på at dette faktisk gjelder samme individ.

Nye krav kommer ikke til å stoppe med de funksjoner som er beskrevet over her. Det er nødvendig å legge til ny funksjonalitet og tilpasse eksisterende, uten at de eksisterende prosessene påvirkes negativt. Løsningen på det dilemmaet er en tydelig moduloppbygging av HR-systemet, noe som også har rent tekniske fordeler ved implementering og drift. Det blir enklere å integrere HR-systemet med veldefinerte moduler og gjennomtenkt datautveksling med andre systemer. Man skal ikke måtte bruke fem ulike systemer for å få gjort en arbeidsoppgave!

Gratis guide: Dette må du tenke på når du kjøper HRM-system
Om vi ser på markedet for HR-systemer så varierer bruken av moduler. Noen leverandører fokuserer på få moduler, andre har bredt utvalg. Noen jobber med masterdata, andre ikke. Noen går ut fra eget system som styrende i en kjede av integrasjoner mellom ulike systemer, andre ikke. Poenget er at kunden enten bør undersøke nøye hvilke system som passer, eller velge et veldig fleksibelt system.

HR-systemet skal være lett tilgjengelig for hele virksomheten, både medarbeidere og sjefer, og ha selvbetjening. Alle skal ha tilgang til innlogging og det skal være logisk hvilke data ulike roller har tilgang til.

Automatisering er et annet aspekt. Kreves det manuelt arbeid og bruk av flere systemer for å ordne tilganger til en nyansatt? Eller kan HR-systemet ordne det, via veldefinerte regler og integrasjoner med andre systemer?

Når det gjelder generelle krav til IT-løsninger kan GDPR nevnes. Et HR-system skal naturligvis oppfylle kravene i EUs personvernforordning. Ellers risikerer en virksomhet å få en gjeng ampre ansatte å stri med. Dessuten forventes det i dag at de systemer som arbeidsgivere anskaffer er tilpasset til den gjeldende lovgivningen.

Enkelt sikkert og effektivt – les mer om HR masterdata her