Dette må du tenke på ved onboarding på hjemmekontoret

Uavhengig om den nyansatte befinner seg på hjemmekontor eller fysisk på kontoret, bør virksomheter tilby et godt skreddersydd onboardingsprogram som sørger for en god og varm velkomst.

Onboardingsprogrammet bør sikre involvering, introduksjon og sosialisering på samme måte på hjemmekontoret, som om det hadde skjedd på kontoret. Det er viktig å være oppmerksom på at en ikke bør lage snarveier eller forenkle prosessen når den gjøres på hjemmekontor. Det er minst like viktig, om ikke enda viktigere, å sørge for å ivareta nyansatte på hjemmekontoret.

Det arbeidsgivere i tillegg bør notere seg, er at onboardingsprosessen faktisk starter allerede før den nye medarbeideren har sin første arbeidsdag. Fasen kalles gjerne for preboarding, og i denne fasen bør arbeidsgiver sørge for at den nyansatte får en følelse av å ha gjort et riktig valg ved å takke ja til akkurat denne jobben. Det viktige her er å engasjere den nyansatte og skape en tilknytning allerede før første arbeidsdag. 

Derfor er det viktig å ha gode rutiner både for preboarding og onboarding. Sørg for å inkludere den nyansatte helt fra starten, for å sikre at han eller hun blir godt kjent med virksomhetens kultur og verdier. Jeg mener dette er ekstra viktig å ivareta i en tid preget av usikkerhet og distanse.

Beste praksis for preboarding på hjemmekontoret: 

•  Sørg for at den nyansatte har  den informasjonen en trenger for å logge på digitalt i nødvendige program i preboardingsfasen(før oppstart)
• Sørg for at alt erklart for et digitalt oppmøte til relevante møter for den nyansatte.  
• Lag gode introduksjonsvideoer av arbeidsplassen og nøkkelpersoner, i tillegg til eventuelle rutiner på huset. Oppfordre den nyansatte til å lese igjennom. 
• Etabler en god internplattform med god oversikt over ansatte i virksomheten, organisasjonskart ol. 
• Tilby den nyansatte relevant kursing eller sertifiseringer før oppstart
• Skap en digital dialog med fadder eller mentor.
• Sørg for å ha gode, oppdaterte digitale versjoner av håndbøker og annen relevant informasjon den nyansatte kan få innblikk i før oppstart
• Inviter den nyansatte på faglig arrangementer og sosiale sammenkomster der det føles naturli

Beste praksis for onboarding på hjemmekontoret:

• Alle møtepunkter må digitaliseres. Det må settes av tid til både individuelle samtaler og fellesmøter. Er det flere nyansatte som starter samtidig, kan man for eksempel samkjøre ved at flere nyansatte møtes til samme fellesmøte med leder og nøkkelpersoner.  
• Sørg for å sende ut informasjon til resten av virksomheten gjennom intranettet om at dere har fått en ny ansatt på laget.
• Velkomstgave som blomster og annet kan sendes rett hjem til nyansatte den dagen de starter. 
• Virksomheter bør ha en ordning der den nyansatte skaffer seg, enten selv eller ved hjelp av virksomheten, alt nødvendig utstyr en trenger for å utføre arbeidet sitt. Her bør IT- avdelingen være på ballen allerede i preboardingsfasen,hvor det skal kartlegges og legges en plan for hva og hvordan dette løses. Utstyret bør være på plass før første arbeidsdag.  
• En leder bør kalle inn til alle nødvendige møtepunkt med den nyansatte med en detaljert agenda, slik at dette er klart og forutsigbart i kalenderen. 
• Sørg for å kalle inn til digitale sosiale møter, «kaffeprater» og «bli kjent møter», både med leder, nøkkelpersoner og andre ansatte. 
• I de tilfellene der den nyansatte er ansatt til å jobbe helt remote, må arbeidsgiver sørge for å etablere faste sosiale kanaler der det er åpent for å diskutere både fag og ivareta det sosiale aspektet.
• Leder må være tydelig på hva som forventes av oppfølging. Dette kan være daglig, ukentlig eller annet, alt avhengig av arbeid og person.
• Leder må være tydelig i sin rolle som leder, og gi en god innføring i hvordan den nyansatte skal lede seg gjennom en arbeidshverdag på hjemmekontoret. 

SE OGSÅ: Her kan du laste ned Simployers gratis guide til effektiv onboarding av nye ansatte