Bruk medarbeiderdata til å utvikle organisasjonen

Data virksomheten lagrer om sine ansatte omtales gjerne som HR-data; og håndteres tradisjonelt av HR- og lønnsavdelingen.

Typiske data kan være:

• CV inkludert sertifikater og utløpsdatoer
• Tilbud og ansettelseskontrakter
• Bankkontonummer og firmakort
• Pårørende, barn og barnas alder
• Fravær, ferie og permisjon
• Talentplanlegging
• Referater fra medarbeidersamtaler
• Dokumentasjon der ansatte ikke fungerer
• Statistikk over sykefravær og turnover
• Lønnsstatistikk, lønnsvekst og lønnsglidning
• Informasjon om alt fra allergier og klesstørrelser
• Avtaler om firmabil, goder, rabatter og bonuspoeng

Dette er bare noen eksempler på data som lagres om den enkelte ansatte, og er en kombinasjon av statistikk og kvalitative data.

Viktig som styringsverktøy

Det viktige er hva vi skal med HR-dataene, og hvordan vi nyttiggjør oss disse. Det opplagte er informasjon som vi behøver for lønnsutbetaling og oppfølging av sykefravær. 

Den store verdien kommer imidlertid når vi klarer å utnytte slike data som strategisk beslutningsstøtte. Hva slags kompetanse har vi i virksomheten, og hvor har vi gap i forhold til veien videre? 

HR-data kan brukes til prediksjon for å se på sammensetning av kompetanse i et framtidig perspektiv (antagelse om behov). Data kan bidra til å sikre at du til enhver tid har korrekt rekrutteringsstrategi og optimal sammensetning av ansatte og kompetanse.

Dette vil igjen være beslutningsstøtte for veivalg som skal tas for å oppnå bedriftens strategi.  

SE OGSÅ: Gratis webinar: HR masterdata – kontroll på persondata og bedre dataflyt

Etterfølgerplanlegging, onboarding og sykefravær

HR-data er også avgjørende for å gi innsikt som kan brukes til etterfølgerplanlegging. Hva er kritisk kompetanse, hvem besitter denne og hva er behovet fremover? Dette er avgjørende innsikt for å jobbe med risikoplanlegging og kompetanseutvikling.

HR-data kan også benyttes til å kartlegge hvor lang tid onboarding tar for ansatte i ulike avdelinger. Det vil si kostnader ved nyansettelser opp mot når du har effektiv nytte av dine ansatte. Ved å få ned onboardingstiden vil du raskere få god økonomi i en ansettelse. Virksomheten får innsikt som kan bidra til å iverksette tiltak dersom dette ikke fungerer optimalt i deler av organisasjonen, eller man lærer av avdelingene som gjør dette bra. Det handler om å koble data om mennesker med virksomhetens øvrige ERP-system, for å få innsiktsdata og beslutningsstøtte.

Dataanalyse kan også være nyttig dersom du over tid har et sykefravær som er tendensiøst. HR-data kan gi deg innspill slik at du kan sette i gang forebyggende tiltak for å redusere sykefravær i gitte perioder, for eksempel tilby influensavaksine i forkant av influensasesongen.

SE OGSÅ: Raske HR-rapporter i en krise – om viktige HR-data til krisestaben

Hvilket system skal «eie» HR-data?

Dersom vi utfordrer «teknologi-siden», så vil produkt- og utviklingssjefen være opptatt av sikker lagring, hvilket system som skal «eie» HR masterdata og at de ulike systemene sikkert kan utveksle data gjennom API-er. 

Ingen ønsker seg dobbeltregistrering av viktig medarbeiderinformasjon i flere systemer. 

Tradisjonelt har lønnssystemet vært utgangspunktet for HR-data, men vi ser nå i økende grad at HR masterdata ligger i HRM-systemet, og derfra «snakker med» lønnsdelen.

En av grunnene til det er at den enkelte ansatte vanligvis har tilgang til HRM-systemet (i motsetning til lønnssystemet), og dermed kan vedlikeholde informasjonen om seg selv. Det har mange fordeler. Ikke minst blir datakvaliteten bedre når den ansatte selv vedlikeholder informasjonen, det sparer administrativt ansatte for mye jobb, og det kan bidra til å sikre kravene i GDPR om at ansatte skal ha innsyn i og mulighet til å rette og slette informasjon om dem selv.

SE OGSÅ: Dette må du tenke på når du velger HRM-system

Viktig av personvernhensyn

Personvern er også viktig når det kommer til kontroll på hvor dataene lagres rent fysisk, når de skal slettes og hvem som skal ha innsyn. For eksempel: Hvordan sikre korrekt håndtering ved lederskifter? Hva skal neste leder få se av historikk på medarbeideroppfølgingen og samtaler mellom forrige leder og den ansatte. Dette krever at man har gode innloggingsløsninger og en god rollestyring i systemet.

Hvordan lykkes med å innføre HR som master på persondata? Steg 1: Last ned vår e-bok!

Denne artikkelen er del av en artikkelserie, se også Sikker HR masterdata