Et HRM-system griper inn i veldig mange ulike sider av organisasjonen, alt fra behandling av «personalmappa» og håndtering feriesøknader, til mer strategiske områder som leder- og medarbeiderutvikling blir berørt.
Jeg har derfor i mange år hevdet at det å innføre et HRM-system i realiteten er en del av organisasjons- og lederutviklingen. Når man innfører et nytt system, skal dette være til hjelp og støtte for videre utvikling av virksomheten og virksomhetens ledere og ansatte.
Må vurdere alle prosesser
Derfor er implementering av et nytt HRM-system en god anledning til å se på alle de berørte prosessene i virksomheten, og om man utfører disse på en god måte. Det er aldri en god ide å ha som utgangspunkt at man gjennom å digitalisere skal «sette strøm på» allerede eksisterende, gjerne manuelle, prosesser.
For å velge riktig system og ikke minst innføre dette på en god og effektiv måte, må det gås opp noen runder i forkant for å vite hva man skal oppnå med HRM-systemet. Hvilke av våre prosesser er gode og kan videreføres i et nytt system? Hvilke er ineffektive og bør forbedres? Her kan ofte leverandøren av systemet være til god hjelp.
Avgjørende at systemet tas i bruk
Så er naturligvis ikke et HRM-system noe verdt dersom det ikke brukes. En god implementeringsprosess med forankring og opplæring i «hva» og «hvorfor» kan bety den store forskjellen mellom et system som tas i bruk og gir nytteverdi, og et system som i beste fall blir greit nok, og tas i bruk fordi lederne føler de må. Det kan ikke understrekes nok: Brukeradopsjon må prioriteres.
Et system skal være et godt verktøy i hverdagen som gir ledere og ansatte trygghet for at nødvendige prosesser, som f.eks. medarbeiderutvikling og sykefraværsoppfølging blir gjennomført i henhold til virksomhetens behov og ønsker, og naturligvis også etter lover, regler og avtaler.
Involver lederne
Ledere som blir involvert og forstår behovet for systemet, vil bli gode ambassadører for å utnytte og eventuelt videreutvikle bruken av verktøyet. Det er viktig at lederne ikke føler at dette er noe som «HR har funnet på».
Derfor vil jeg anbefale at man i forkant forbereder ledere og organisasjonen på at det nå skal gjøres et forbedringsarbeid som involverer nye verktøy. Det er viktig at lederne vet hvorfor og hvordan dette skal gjennomføres.
Går ikke av seg selv
Ledere har travle dager, og de må forberedes på at selv det enkleste og mest intuitive system krever litt innføring og nytenking fra den enkelte for å bli tatt godt i bruk.
Men når man er i gang vil det gi besparelser i form av effektiv tidsbruk og ikke minst trygge den enkelte leder i å gjøre jobben mest mulig korrekt og etter samme regler og rutiner uansett hvor i virksomheten man jobber.
Enhetlig betyr ikke likt
Ledelse er å behandle folk forskjellig, men rettferdig, fordi folk er forskjellige. På en rekke områder finnes det imidlertid regler og prosesser for hvordan ting skal løses. Det gjelder for eksempel oppfølging av sykefravær, hvor det er viktig å se den enkelte, men samtidig er regler som må følges.
Til slutt kan innføring av nye løsninger også være en god anledning til å gi lederne et faglig påfyll, enten det handler om arbeidsgivers styringsrett, god sykefraværsoppfølging, oppfriskning av HMS-arbeidet eller praktisk personalledelse.
Ved innføring av nytt system, anbefaler vi at følgende er en del av prosessen:
- Hva er det du ønsker å oppnå? Evaluér virksomhetens prosesser, hva er viktig for å oppnå strategiske mål
- Hvilke skal videreføres, og ikke minst, hva bør endres?
- Hvordan kan digitaliseringen av HR-prosessene utnyttes for å jobbe smartere og mer enhetlig?
- Hvordan sikre at investeringen i et HRM-system tar oss nærmere virksomhetens overordnede strategier og planer?
- Hvordan kan vi sikre at ledere og medarbeidere ser verdien av systemet og tar det i bruk? Tenk på dette før systemet er implementert. Brukeradopsjon er viktig!
- Involver nøkkelpersoner i virksomheten tidlig i prosessen – for å sikre at dette ikke blir et «HR-prosjekt»
