7 tips for bedre medarbeidersamtaler

Medarbeideroppfølging er viktig, og for de fleste virksomheter er medarbeidersamtalen en av bærebjelkene i medarbeideroppfølgingen.

Infotjenesters HR- og ledelsesrådgiver Hege Greaker holder stadig opplæring for arbeidsgivere og ledergrupper som ønsker å få det beste ut av sine medarbeidere og som ønsker hjelp til å gjennomføre gode medarbeidersamtaler.

Se også: Simployer hjelper deg med å få suksess med medarbeidersamtalene.

Her er noen av hennes beste praktiske tips:

1. Finn et egnet tidspunkt

Mange gjennomfører medarbeidersamtalene for eksempel i løpet av første kvartal. Fordelen med å gjennomføre samtalene på samme tidspunkt på året, er at man da får samordnet bedriftens overordnede strategi og medarbeidernes individuelle mål – altså; sterkere målstyring og styrket fokus på at alle drar i samme retning. Det skal være en rød tråd mellom overordnede mål og den enkeltes mål. Andre fordeler er at man får kartlagt kompetanseutviklingsbehovene og kan få koordinert opplæringstiltakene. Dette gjør det hele mer målrettet og kostnadseffektivt.

Sørg for å holde styr på hvem som har gjennomført samtalene og hvem som ikke har gjort det, hva som er planlagt av opplæringstiltak i hele organisasjonen, hvilke mål som er satt, nøkkelkompetanse, kritisk kompetanse, skjult kompetanse, stedfortrederplanlegging osv.

2. Lær opp lederne

En av de viktigste grunnene til at mange mislykkes med medarbeidersamtalene, er at de ikke gir lederne god nok opplæring på å gjennomføre slike samtaler. Det er viktig at lederne får muligheten til å øve seg på å holde medarbeidersamtaler, slik at de blir dyktige til å holde samtaler med høy kvalitet.

Det er også viktig at det er tillit mellom leder og medarbeider, og at lederen har gode relasjonelle ferdigheter. Med dårlig opplæring og forberedelser kan samtalene fort forfalle til en hyggelig men meningsløs prat uten nytteverdi for noen av partene – hvor lederen gjerne snakker for mye og lytter for lite.

3. Lær opp medarbeiderne

Et godt tips er å også gi opplæring til medarbeiderne; særlig når man har ansatte som ikke har vært i medarbeidersamtale før. Gi opplæring og informasjon om hvordan de skal forberede seg, hva som er hensikten med medarbeidersamtalen, hva kan de forvente av lederen under samtalen og hvorfor skal de glede seg og ikke grue seg.

Kall inn medarbeideren i god tid, gjerne 2 uker på forhånd. Be medarbeideren å forberede seg godt på avtalte punkter, og gjerne også ta med seg forslag til egne mål basert på avdelingens mål for kommende periode. Det gir eierskap og involvering.

4. Gjennomfør samtalen

Medarbeidersamtalene bør gjennomføres på et rolig, uforstyrret og nøytralt sted. Det betyr at den ikke bør gjennomføres på lederens kontor. Legg en god plan for hva samtalen skal inneholde, og ikke fokuser på å fylle ut skjemaer under samtalen.

Ofte vil en god medarbeidersamtale inneholde et tilbakeblikk og en evaluering av det som er gjennomført, en oppdatert status på målene som er satt, nye målsettinger for kommende periode, definering av utviklingsområder og eventuelt karriereplanlegging. Oppdatering av stillingsbeskrivelsen er også noe man med fordel kan legge inn som en rutine i medarbeidersamtalen.

Medarbeidersamtalen bør ikke inneholde lønnsforhandlinger. Samtalen er heller ikke et sted hvor man skal ta opp negative ting som kommer overraskende på medarbeideren. Uregelmessigheter bør man ta med arbeidstakeren når de skjer, og ikke spare til en medarbeidersamtale. Selvsagt skal man kunne snakke om negative ting også i medarbeidersamtalen, men da skal det være saker som er tatt opp på forhånd, som er kjent, og som man jobber med en utvikling på.

5. Oppsummer avtalte mål og planer

Når samtalen er over bør man fylle inn nødvendige skjemaer basert på det man har blitt enige om knyttet til avtalte mål og kompetanseutviklingstiltak. Dette er informasjon som ledelsen har behov for når det skal budsjetteres, tas beslutninger mht organisasjonsutvikling, planlegging og koordinering kurs og andre kompetanseutviklingstiltak mm. Leder og medarbeider beholder skjemaene, og en kopi sendes ofte HR for oppfølging og koordinering.

Bruk gjerne gode elektroniske verktøy på hele medarbeidersamtaleprosessen. Da vil du og dine medarbeidere alltid ha lett tilgang til årets planer og vil også lett kunne finne tilbake til tidligere medarbeidersamtaler, mål og planer.

6. Oppfølging av medarbeider i etterkant

Det er i etterkant av medarbeidersamtalen at den viktigste jobben gjøres. Da skal lederen jobbe med å gi tilbakemeldinger på arbeidsprosesser, fremme motivasjon, inspirere, veilede og coache medarbeideren på de målene som er avtalt.

Sett opp jevnlige oppfølgingssamtaler gjennom året, men husk at det viktigste er den daglige gode ledelsen. Du må kjenne dine medarbeidere, vite hva de kan, hva de gjør og hvordan de har det. Du skal gir tilbakemeldinger, anerkjennelse, støtte og coaching i tillegg til å ta tak tidlig når du ser at medarbeideren ikke presterer og leverer som forventet og avtalt.

7. Ha en gjennomgang med ledergruppen

Det er ingen tid på året man har bedre oversikt over status i organisasjonen som etter medarbeidersamtaleprosessen. Derfor kan det være fornuftig å ha en gjennomgang i ledergruppen i forhold til resultatene fra medarbeidersamtalene. Gjennomgangen vil gi innspill til rekrutteringsstrategi og kompetansestrategi, aktuelle lederutviklingsprogrammer, talentoversikter videre organisasjonsutvikling. osv.

Gratis e-bok: Slik velger du riktig personalhåndbok.