5 tips når IT og HR skal jobbe sammen
Stereotypiene kan vi vel alle se for oss? Den mannlige IT-sjefen som ser nerd som en hedersbetegelse. Den kvinnelige HR-sjefen som simpelthen elsker teambuilding.
I to webinarer Simployer arrangerte i slutten av august var samarbeid mellom IT og HR temaet. Her presenterte Simployers egne sjefer for IT og HR en liste med 5 suksessfaktorer:
1 Felles prosjekt
- Der vi tror en av nøklene til suksess ligger er at anskaffelse av et HRM-prosjekt er et felles prosjekt mellom IT-avdelingen og HR-avdelingen. Da blir det riktig fra starten av, sier Marianne Reese Larsen, Chief Culture & People Officer i Simployer.
2 Bli godt kjent
- IT og HR er fagdisipliner med høy faglig integritet, men kanskje med lav innsikt i hverandres komplekse hverdag. Bruk tid på å bli kjent når man skal vurdere anskaffelse av et system, sier Reese Larsen.
3 Kontroll på egne arbeidsprosesser
- En fin måte å bli godt kjent på er å jobbe felles med arbeidsprosessene. Hver disiplin må ha kontroll på sine arbeidsprosesser, men med et masterdatasystem kan man skape magi gjennom å få hele dataflyten på plass slik at du ivaretar krav til både persondata, sikkerhet og GDPR, sier Kristian Kolstad, Chief Technology Officer (CTO) i Simployer.
4 Rammebetingelser fra starten
- Hvor skal kostnaden for investeringen ligge? Det er greit å avklare det i forkant, fordi det ofte blir en diskusjon hvis man kommer for langt uten å forankre med toppledelsen eller ha fordelt kostnadene riktig i henhold til budsjett, sier Reese Larsen.
5 Tett samarbeid med toppledelsen
- Det er viktig å vise verdi for CEO og CFO som sitter med et strategisk fokus og har andre drivere enn de rent operasjonelle. CEO ønsker riktignok også å sove godt om natta fordi dataene er trygge. People Analytics er et annet område som kan trigge toppledelsen, mener Kolstad.
Hva slags prosjekter kan være aktuelle at HR og IT kjører sammen?
• HR-systemet som master på persondata og organisasjonsdata
• Lansering av selvbetjente HR-verktøy
• Innføring av kommunikasjonsløsninger og samhandlingsverktøy
- Man bør ikke være en veldig stor virksomhet før persondata og tilganger er spredd rundt i flere titalls systemer. Det å ha ett, samlet sted hvor man helhetlig forvalter personer og organisasjonsstrukturer gir mange gode gevinster på tvers, sier CTO Kristian Kolstad.
GRATIS E-BOK: Få kontroll på persondata – praktisk innføring i HR masterdata
Kartlegging og datakvalitet
Product Manager Kenneth Ådalen i Simployer var også med på webinaret og kom med en del tekniske tips knyttet til det å samle masterdata på ett sted:
- Evne til å dele prosjektene opp i mindre biter er viktig. Hvilke arbeidsprosesser skal vi ta tak i først, hvilke data hører til og hvilke systemer involverer det. Onboarding og offboarding av en person kan være et naturlig sted å starte, sa Ådalen.
Han var også opptatt av kartlegging av virksomhetenes digitale økosystem:
- Siden mange har persondata spredt på så mange systemer er kartlegging av hvilke data som ligger hvor et bra sted å begynne. Se på løsningene dere har. Støtter løsningene de arbeidsprosessene vi skal gjøre best mulig? Er brukeren eller andre ting i fokus? Velge de beste løsningene for hver enkelt arbeidsprosess eller færre leverandører med større suite-løsninger, spør Ådalen i opptaket fra webinaret.
I webinaret snakket Ådalen også om datakvalitet og sa at han hadde sett mange eksempler på man ikke tar seg god nok tid til å analysere dataene man skal ha tak i:
– Hvilken datatype er det, hvordan valideres dataene? Skal vi gjøre rapportering og analyser på dataene er vi dønn avhengig av at datakvaliteten er så god som 100 prosent. En kjent problemstilling er også at samme type data ligger med forskjellige navn rundt omkring i økosystemet, sa Ådalen.
Utfordret bransjen
Mot slutten av webinaret var det en runde med spørsmål og innspill fra seerne. Lønnssjef Anna Tvedt fra Coop Sør-Vest sendte da inn en oppfordring til hele programvarebransjen:
– Det er et konkurransefortrinn om én leverandør klarer å tilby alle moduler eller lage effektive integrasjoner. Av erfaring er det veldig spennende å få leverandører til å snakke sammen. Oppfordring til alle systemleverandører: Se kunden, snakk sammen og skaff folk som kan integrasjon, skrev Tvedt.
Se webinaret i opptak – det er gratis!
