5 ting du må tenke på når du kjøper skybaserte HR-løsninger

Tidligere ble systemer som CRM, lønnssystemer og HR-systemer vanligvis levert som såkalte «on premises»-løsninger. Det betyr at virksomheten som kjøper systemet selv er ansvarlig for installasjon, drift, sikkerhet og oppgradering. 

Nå flyttes stadig flere og mer komplekse systemer over i «skyen». Disse systemene omtales gjerne som skyløsninger eller SaaS-løsninger (Software as a Service). At store systemer blir skybaserte påvirker ikke bare behovet for interne IT-ressurser, men også hvordan de som kjøper inn systemene bør tenke.   

Leie i stedet for kjøp

Mange systemleverandører, også vi i Simployer, snakker fortsatt om kjøp og salg av systemer, selv om systemene nå lever i skyen. Det er ikke helt presist, siden det kunden kjøper av oss ikke er selve systemet, men retten til å bruke det i en bestemt periode. På den måten ligner det mer på å leie eller lease, enn å kjøpe.  

Her er 5 punkter du må bør tenke gjennom når du skal kjøpe en skybasert programvareløsning.

1. Du eier fortsatt virksomhetens data

Det er viktig å være klar over at selv om du ikke kjøper systemet, har du like fullt eiendomsrett til din egen virksomhet sine data som legges inn i systemet. Disse har du krav på å få hentet ut dersom du ber om det. Sikkerheten for disse dataene er ivaretatt fra leverandørens side, og for de aller fleste innebærer det en økt sikkerhet sammenlignet med å ha system og data liggende på egne servere. Husk bare å sjekke om leverandøren av skyløsningen lagrer data utenfor EU/EØS-området eller har ansatte som har tilgang til dataene utenfor dette området. Dette får i tilfelle betydning i forbindelse med EUs personvernforordning, GDPR, som gjelder i EU fra 25. mai 2018 og i Norge fra rundt 1. august. Husk også å sikre at leverandøren tilbyr en god databehandleravtale, som følger de nye personvernbestemmelsene.

2. Leverandøren garanterer oppetid

Mange tenker at skyløsninger er mindre stabile enn lokalt installerte løsninger, og overvurderer risikoen for driftsavbrudd. Sannheten er at skyløsninger fra store og seriøse aktører har svært god stabilitet, og du kan forvente at de er tilgjengelig mer eller mindre hele døgnet året rundt. I betingelsene fra leverandøren finner du gjerne en garantert oppetid, og vilkår for kompensasjon dersom det blir driftsavbrudd utover dette. Fordelen for kundene er at stabiliteten sikres av leverandøren, og at den eneste tekniske infrastrukturen som kreves fra kunden er en oppdatert nettleser og en brukbar internettlinje.

3. Alltid oppdatert programvare

En av de store forskjellene på løsninger i skyen og løsninger som er installert på lokale servere, er at alle brukere alltid kjører på samme oppdaterte versjon. Sikkerhetsgevinsten ved dette er stor, fordi leverandøren raskt kan rulle ut oppdateringer til alle brukere samtidig, uten at lokal IT-avdeling trenger å involveres. Alle som har vært involvert i prosjekter for å oppgradere komplekse softwareløsninger med mye data til nye versjoner vet hvor krevende det kan være. Samtidig er det viktig å være klar over at feilretting av et skybasert system gjøres for alle brukere hos alle kunder samtidig, og det betyr at du som kunde ikke nødvendigvis kan forvente at mindre alvorlige problemer umiddelbart kan rettes av leverandøren.

4. Ulik prisstruktur

Prisstrukturen er som regel også ulik mellom SaaS-løsninger og lokalt installerte løsninger. Fra de lokalt installerte løsningenes tid er mange vant til at den årlige prisen er lav, mens kostnadene til oppgradering og vedlikehold blir skyhøy. Dette gjør at mange kjører videre på gamle versjoner av installerte systemer alt for lenge, for å unngå risiko og høy pris ved oppgradering.

For skyløsninger vil prisen gjerne være noe høyere fra år til år, noe som kompenserer for at vedlikehold, sikkerhet og oppgradering håndteres av leverandøren.

5. Det opereres med standardbetingelser

Med tanke på disse ulikhetene, kan du ikke lese kjøpsbetingelsene for en skyløsning på samme måte som betingelsene for et lokalt installert system. Mange stusser for eksempel på at leverandører av skyløsninger tar forbehold om at de kan endre betingelsene uten forhandlinger. Noe av grunnen til dette er at standardbetingelsene er like for alle kunder, og at de må tilpasses endringer i regelverket. GDPR er et godt eksempel på en slik endring, som gjør at leverandører av skybaserte løsninger må tilpasse betingelsene til et nytt personvernregelverk. Dette betyr naturligvis ikke at leverandøren for eksempel vil kunne fjerne funksjonalitet i produktet ved å endre betingelsene. Slike forhold reguleres gjerne gjennom andre og individuelle avtaler.