25 nøkkeltall HR bør ha kontroll på

Både rekruttering og oppsigelser er viktig, men ikke glem tall som sier noe om situasjonen til den stabile arbeidskraften som forblir år etter år.
Fam Camilla Viksand Manson, Rådgiver HR og ledelse mandag 28. februar 2022
Lesetid: 8 Minutter

Hvor mange av tallene i denne bloggposten kan du lett ta frem i din virksomhet? I stedet for å rangere nøkkeltallene etter viktighet, kommer de her etter hvor i ansattreisen de ligger:


Økonomi og forretningsstrategi

Omsetning per ansatt

Over tid blir det vanskelig med en bemanningsutvikling frikoblet fra omsetning og bunnlinje. Et slags svært overordnet nøkkeltall for alt HR driver med blir derfor hvor mye inntekter virksomheten har per ansatt. På landsbasis var dette tallet i 2019 i millioner kroner 4,6 i varehandelen, 3,9 i industrien, 2,7 i IT, 2,4 i byggenæringen og 0,7 innen overnatting og servering. Skal ulike bransjer sammenliknes er det bedre å se på verdiskapning per ansatt, ved å trekke varekostnaden fra omsetningen.

Ansatte pr HR-årsverk
Er HR riktig bemannet? Det kommer naturligvis an på grad av outsourcing og hvor effektive HR-systemer man har, men en måte å måle det på er å dele antall ansatte på antall HR-årsverk. Et tall mellom 50 og 100 betyr at 1–2 prosent av alle ansatte jobber innen HR, og det er ganske vanlig å ligge i det intervallet, særlig for litt større virksomheter.

Årsverkutvikling
Vokser dere med 5 prosent i året, eller krymper dere med 3? Utover å naturligvis ha kontroll på antall årsverk til enhver tid, vil det være nyttig å følge tallet mot en rullerende tolvmånedersperiode for å få fram hvor mange prosent høyere eller lavere antallet årsverk er målt mot snittet av perioden.

Tiltrekke

Følgere
Har virksomheten firmakontoer på sosiale medier? Hvis dette er en del av en strategi for såkalt employer branding, vil det være naturlig å følge med på i hvilken grad virksomheten når ut til potensielle arbeidstakere.

Snittalder
Hvis bedriften helt og fullt gjenspeiler arbeidslivet som helhet, er snittalderen på de ansatte 42. Men det er store geografi- og bransjeforskjeller. Innlandet ligger nesten 3 år høyere enn Oslo. Snittalder er et interessant nøkkeltall å følge med på over tid, og gjerne sammenliknet med demografisk utvikling i de bransjene og geografiske markedene virksomheten opererer.


Rekruttere

Tidsbruk på rekruttering
Hvor lang tid bruker dere i gjennomsnitt fra en stilling lyses ut til en kandidat har akseptert tilbud? Det sier noe om hvor effektive rekrutteringsprosessene er. Et sted mellom én og to måneder er vanlig. Man kan eventuelt også inkludere tiden fra en oppsigelse har kommet inn, for å få fram viktigheten av å ikke bruke for lang tid fra man vet at behovet kommer til omverdenen blir kjent med det.

Tidsbruk på ansettelse

En stor tidstyv i rekrutteringsprosesser kan være perioden fra stillingen lyses ut til søknaden fra den rette kandidaten faktisk kommer inn. For å måle noe som sier mer om HRs faktiske arbeid med den rette kandidaten, er det en idé å måle time-to-hire i stedet for time-to-fill. Det gjør man ved at man måler tidsbruk fra rekrutteringsprosessen med den aktuelle kandidaten starter, til kontrakten er signert. Ved å måle på denne måten kan man også eventuelt filtrere bort de kandidatene som aldri søker på stillingen, men derimot aktivt kontaktes.

Kostnad per ansettelse
Det koster å få tak i de rette folka! Derfor er det lurt å følge med på hvor mye som brukes på rekrutteringsprosesser. Skal dette tallet gi mening over tid vil det være naturlig å fordele kostnadene på antallet rekrutterte eller antallet prosesser (hvis man ansetter mange i hver runde). Hvis bedriften gjør anslag eller detaljert timeføring, kan også intern tidsbruk fra HR og involverte mellomledere legges til nøkkeltallet.



Utvikle

Nettoambassadører (eNPS)
Såkalt employee net promoter score sier noe om hvor mange prosent som vil anbefale arbeidsplassen, fratrukket de som ikke vil det. Tallet kan derfor i teorien bli alt fra +100 til –100, men så lenge man har tosifret positive tall er det bra.

Intern ansettelse
Hvor stor er den interne mobiliteten i selskapet? Hvis man ser på andelen av de ansatte som har byttet stilling siste tre år, kan det si noe om muligheter for å gjøre intern karriere.

Ledertetthet
Hvor mange medarbeidere er det per leder med personalansvar? Størrelsen på arbeidsgruppen sier mye om ledernes muligheter til å bli kjent med de enkelte ansatte og til å kunne jobbe målrettet med utviklingsplaner, coaching og kompetanseheving. Ledertetthet sier derimot ikke noe om kvaliteten på ledelsen. Men ved å måle ledertetthet kan man se etter sammenhenger med hvilke avdelinger som har høyt fravær.

Kompetanseheving
Kompetanseutvikling er for mange er en løpende prosess som går parallelt med arbeidet. Det er noen som bruker mer tid enn andre på kompetanseheving og videreutdanning. Virksomheten må bare bestemme seg for om de skal telle med dagskurs, timekurs, videreutdanning, kick offs, ledersamlinger og interne kompetansedelingsevents så vil det absolutt være mulig å følge opp hvor flinke de ulike avdelingene er til å jobbe med videreutvikling av sine ansatte.

Følge opp

Sykefravær
En «klassiker» innen HR-nøkkeltall, som må rapporteres til myndighetene. Sykefraværsprosenten er andelen av de avtalte dagsverk med fravær grunnet egenmelding eller legemelding. Prosenten varierer i norsk arbeidsliv voldsomt, fra ned mot 2 prosent innen IT til oppunder 10 prosent i deler av helsevesenet.

Egenmeldinger
Siden NAV dekker mer av utgiftene ved langtidsfravær, har mange arbeidstakere særlig fokus på kortere sykefravær. Egenmeldingsprosenten på årsbasis er normalt rundt 1, og den kan regnes ut ved å se på tapte dagsverk ved egenmeldinger som totalt antall av avtalte dagsverk. Før pandemien viste SSB-tall at rundt hvert 80. dagsverk går tapt til egenmelding på vinteren, mens tallet er ned mot det halve på sommeren.

Permisjonsuttak
Politikerne har stadig endret på hvordan foreldrepermisjonen skal fordeles mellom foreldrene. Nå vil de ha tall på hvordan ordningen benyttes, og arbeidsgiver har fått rapporteringsbyrden. Hvor stor prosentandel av fellesperioden som disponeres av de ulike kjønnene er derfor noe HR må følge med på, uavhengig av om arbeidsgiver har noe syn på hvordan familiene løser dette. I hvilken grad fedrekvoten faktisk benyttes, er også naturlig å følge med på.

Snittlønn
Enten det er per rolle, avdeling eller for hele virksomheten: Snittlønn er et relevant nøkkeltall. Siden det er mye snakk om de mange ulike generasjonene som utgjør arbeidslivet, kan det være særlig interessant å bryte ned snittlønn på aldersgrupper, eksempelvis se på 25–39, 40–54 og 55–66 år. I 2021 lå den yngste av de tre aldersgruppene på landsbasis på 93 % av et snitt på 600 000 kroner i årslønn, mens de eldre aldersgruppene begge lå på 110 prosent. Har din virksomhet et større eller mindre generasjonsgap enn dette?

Lønnsvekst
Ved å se på lønnsøkning i siste periode for alle lønninger der det finnes et sammenlikningsgrunnlag i forrige periode, kan virksomheten se hvordan de etablerte medarbeiderne i selskapet lønnes og vurdere dette opp mot bransjen og samfunnets lønnsvekst og prisvekst. I bransjer med stort innslag av variabel lønn vil det kanskje være naturlig å oppgi tall med og uten variable tillegg.


Beholde

Likelønn
Hva tjener kvinnene i prosent av mennene? I enkleste forstand måles dette ved å se på gjennomsnittslønnen til kvinnene i prosent av gjennomsnittslønn for menn. Ser vi på alle lønnstakere i Norge ligger det tallet på snaut 88. Noen er typisk veldig høytlønte og kan påvirke snittet veldig, mens ulik bruk av deltid for kjønnene også kan komplisere analysen. En mulighet er å heller se på medianlønn for hvert kjønn, ved at man tar utgangspunkt i den «midterste» av alle lønningene sortert fra høyest til lavest.

Kjønnsbalanse
Et veldig enkelt nøkkeltall, men like fullt interessant, viktig og lovpålagt å kartlegge. Hvor mange av de ansatte definerer seg til ulike kjønn? Ikke minst er det interessant å følge utviklingen over tid, og å se på de andre nøkkeltallene nevnt ellers i denne lista med kjønnsperspektiv.

Ufrivillig deltid
Minimum annethvert år må virksomheter med over 50 ansatte kartlegge ufrivillig deltid. Det vil si deltidsarbeid der den som har stillingen er tilgjengelig for å jobbe mer, og ønsker å jobbe mer.

 

MER OM SAMME TEMA: Simployer Innsikt – dine viktigste HR-data samlet på et sted

 

Avslutte

Turnover (gjennomtrekk)
Regnes gjerne som alle nøkkeltalls mor innen HR. Sier noe om både hvor mange som slutter i prøvetiden og frafall blant de mer etablerte kollegene. Prosenten regnes av antall ansatte, og ensifret turnover anses gjerne som bra. Det er naturlig å se på turnover i ulike aldersgrupper og etter om de har jobbet kort eller lenge i virksomheten. Hvis virksomheten har høy turnover de første årene av en ansettelse, er det et signal om at onboarding må jobbes hardere med. 


Frivillig avgang
Turnover sauser sammen både pensjoneringer og situasjoner der arbeidsgiver tar initiativet til at en ansatt skal slutte. Derfor bør man følge opp separat et nøkkeltall for de avgangene der den ansatte tar initiativet og pensjonsalder ikke er oppnådd. På den måten kan man følge den turnoveren som trolig er mest mulig og ønskelig å redusere sett fra arbeidsgivers ståsted.

Virksomhetserfaring
Hvor kritisk en avgang er, avhenger ofte av hvor mye erfaring resten av organisasjonen har. Dette kan beregnes som et snitt, eller ved å sette opp andelen av de ansatte som plasserer seg i ulike kategorier som under 2 år, 2–9 år og mer enn 10 år. Analyser som ser på erfaring er verdifullt for å kunne sammenlikne internt mellom enheter og avdelinger i et konsern.

 

HMS og samfunnsansvar

Ikke alltid noe HR har hovedansvaret for, men siden HR ofte er involvert, har vi valgt å ta med noen nøkkeltall også derfra i denne bloggposten.

Klimanøytralitet
Svært vanskelig å regne ut nøyaktig, men hvordan ser klimaavtrykket til virksomheten ut i det store og hele? Produksjon står for 62% av klimagassutslippene til Norge, så det vil være naturlig å se mest på virksomhetens varer og tjenester. Men det er verdt å merke seg at veitrafikk står for 17%, øvrig transport (herunder luftfart/sjøfart) for 15% og oppvarming for 1 prosent av utslippene, så transport og strømforbruk er ikke uinteressant å følge med på.

Avvik
Hvor mange uønskede hendelser som er rapportert inn i perioden er naturlig å følge tett, og tendensen over tid. Særlig hvor mange avvik som ikke er løst, og hvor lang tid det tar fra et avvik meldes til saken er løst. Avhengig av bransje vil hovedfokus kunne være på skader, produksjonsfeil eller varslinger.


Nøkkeltall kan gjøre HR mer strategiske

HR-funksjonen jobber ofte for å bli mer strategiske, ikke bare operative. God kontroll på nøkkeltall som deles med resten av organisasjonen der det er naturlig, vil bidra til at HR i virksomheten kan ta en mer strategisk rolle og være en viktig diskusjonspartner der beslutningene fattes. En strategisk HR-avdeling bidrar til at virksomheten tar mer datadrevne beslutninger som forhåpentligvis reduserer sløsing og øker lønnsomhet.

Lese mer? Her finner du alle bloggpostene fra Simployer!

Fyll ut skjemaet og meld deg på vårt nyhetsbrev, som sendes ut hver uke:

Fam Camilla Viksand Manson

Rådgiver HR og ledelse

Fam er det nyeste tilskuddet av fageksperter innen HR og ledelse. Hun har en Bachelor i Sosiologi fra Universitetet i Oslo og en master i HR fra Griffith University i Brisbane, Australia. 

Fam har 12 års erfaring fra HR-feltet, og har de siste 10 årene jobbet som HR-ansvarlig i privat sektor. I tillegg har hun erfaring med ulike HR-problemstillinger i arbeid som tillitsvalgt.