Sjekkliste for riktig håndtering av reiseregninger

Å håndtere reiseregningen riktig er komplisert, og mange gjør feil. Her er noen punkter du må gjennom for å sikre at reiseregningene blir ført riktig hver gang.
Ole Peter Galaasen, Innholdsprodusent
schedule tirsdag 23. august 2022
Lesetid: 4 Minutter
Simployers økonomirådgiver Tor Arne Furuseth hjelper hver dag mange arbeidsgivere med å håndtere reiseregninger riktig.

Pandemien er over og reiseaktiviteten er økende. Med flere medarbeidere ute på reise følger også økt arbeidsmengde for lønnsmedarbeiderne.

Simployers rådgivere jobber til daglig med å hjelpe kunder med å håndtere reiseregninger riktig.i

SE OGSÅ: Gratis webinar om reiseregninger onsdag 31. august.

Utfordringer med diett-reglene

Utgiftsdekning av reisekostnader er i utgangspunktet ikke lovregulert. I private virksomheter, som ikke er omfattet av tariffavtale, reguleres ansattes krav på utgiftsdekning vanligvis i arbeidsavtalen.

– Arbeidsavtalen regulerer hva arbeidstaker kan kreve av dekning av merutgifter ved reiser. Mange private virksomheter velger å følge satser for diett i Statens særavtaler. Satsene er opp til diskusjon mellom arbeidsgiver i staten og arbeidstakerorganisasjonene hvert år, og avtalen er opp til diskusjon annen hvert år. Grunnet de store prisendringene på både mat og drivstoff har vi fått mange spørsmål om satsene blir endret gjennom året, men det har ikke partene planlagt, sier Tor Arne Furuseth, rådgiver i Simployer. Han har bakgrunn fra skatteetaten og er utdannet ved Skatteetatskolen og Universitetet i Oslo.

Selv om du kan kreve diettgodtgjørelse etter arbeidsavtalen er det ikke sikkert at du kan få dietten skattefri. Han forteller at regelmessigheten av reiseaktiviteten bestemmer om reisekostnaden er trekkfri eller trekkpliktig når du er på reise uten overnatting.

– De som har reise som en fast del av arbeidet, det trenger ikke å være hver dag, har i utgangspunktet krav på diettgodtgjørelse etter Statens særavtale. Skattemyndigheten sier derimot at om du har en reise av fast karakter kan du innrette deg slik at du ikke pådrar deg merutgifter og at da diettgodtgjørelsen blir trekkpliktig. Reisende selgere, håndverkere eller de som leverer varer til butikker har derfor ikke krav på trekkfri diettgodtgjørelse når de er på reiser uten overnatting.

Furuseth peker på utfordringer forbundet med definisjonen av reise av fast karakter.

– Det kan være vanskelig å definere når det er en reise av fast karakter eller ikke. Om du reiser en fast gang i uken vil jeg anta at det er hyppig nok til å kunne betraktes som en reise av fast karakter. At grensene er diffuse og vanskelige å forstå er en av problemene med reisediett. Jeg anbefaler derfor alle å spørre den lokale skatteetaten eller diskutere med oss rådgivere i Simployer for å kunne ta en riktig beslutning. Det er alltid lurt å få saker som ligger i grenseland avklart på forhånd, sier han.

Lær mer om dette på gratis webinar om reiseregninger onsdag 31. august.

Krav til dokumentasjon

Furuseth har sett hvordan mange arbeidsgivere sliter med å få arbeidstakerne til å føre reiseregningene riktig.

– De som sitter på lønn opplever ofte dette som et konfliktområde. Når reiseregningen har mangler eller feil opplysninger må de henvende seg til arbeidstaker for å få det korrigert, og man kan oppleves som pirkete. Som arbeidstaker skal man forstå at de som sitter på lønn faktisk gjør deg en stor tjeneste og faktisk sikrer at ditt reiseoppgjør ikke omdefineres til lønnsinntekt ved en eventuell regnskapskontroll fra skatteetaten.

Han forteller at gode rutiner og klare retningslinjer gjør føring av reiseregninger enklere både for arbeidstaker og arbeidsgiver. At arbeidstakerne har tydelig informasjon om arbeidsgivers forventninger, letter arbeidet. 

Mange gode verktøy

I virksomheter med mange reisende blir føring av reiseregninger en omfattende jobb. Furuseth anbefaler gode rutiner og verktøy for å forenkle arbeidet.

– Om du har mange reisende anbefaler jeg alle å bruke et reiseregningssystem. Effektiviteten på utfylling av reiseregning øker betraktelig, og har du mange ansatte vil spart tid bli betydelig om det i tillegg er en del reiser. Reiseregninger som lages av system er også i større grad mer riktige, så tid brukt på kontroll vil reduseres.

– Om man ikke har eget system for reiseregninger, anbefaler jeg alle å bruke vår diettkalkulator for å kontrollere at dietten arbeidstaker har på en manuell reiseregning er riktig. Da blir det lettere for lønnsavdeling å kontrollere riktigheten av reiseregningen. Gode verktøy og rutiner for føring av reiseregninger er viktig både for arbeidstaker og for arbeidsgiver, avslutter Furuseth.

Meld deg på gratis webinar om reiseregninger onsdag 31. august.

Sjekkliste for føring av reiseregninger

Ved alle reiser

  • Riktig regulativ for reisen er valgt
  • Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst er påført
  • Reisens formål er spesifisert (ikke bare «Tjenestereise»)
  • Reisested er angitt

Ved bilkjøring

  • Reiserute er angitt ved bilkjøring
  • Hvis en ansatt bruker bil til jobb fordi vedkommende skal bruke bilen til et møte senere på dagen dekkes inntil 20 km ved bruk av «Kjøretøytype hjem-arbeid» (godtgjørelsen mellom hjem og arbeid er skattepliktig og er en regel i statens særavtale, ikke alle arbeidsgivere utenom stat dekker dette)
  • Reisen til møtet dekkes som vanlig
  • Hvis vedkommende skal tilbake til arbeidssted for å jobbe, og deretter kjøre hjem, gjelder det samme som til jobb. Hvis vedkommende reiser fra møtet og hjem blir alle kilometer dekket
  • Bompenger dekkes som vanlig (godtgjørelsen mellom hjem og arbeid er skattepliktig og er en regel i statens særavtale, ikke alle arbeidsgivere utenom stat dekker dette)
  • Passasjernavn er ført på dersom det kreves passasjertillegg

Hotellnavn

  • Hotellnavn er angitt når det kreves kostgodtgjørelse (hvis ikke skal det etter reglene trekkes skatt av kostgodtgjørelsen)
  • Hotellnavn må angis ved deltagelse på konferanser selv om hotellutgiftene er dekket på annen måte

Bilag

  • Alle nødvendige bilag vedlegges der det kreves refusjon (Flyreiser, taxi, hotell, parkering, boardingpass/setereservasjon/skjermdump eller kvittering tatt ut hos flyselskapet etter at reisen er foretatt)
  • Enkelte småutgifter som bompasseringer, parkometer og offentlig transport kan refunderes uten bilag uten beskatning om det føres på reiseregningen. Merk at man da ikke får momsfradrag

Du kan alltid spørre Simployers økonomirådgivere

Hvis du jobber med lønn og har spørsmål rundt håndtering av ansattes reiser og reiseregninger, så husk at Simployers økonomirådgivere hver dag sitter klar til å svare på dine spørsmål. 

Du kan lese mer om tjenesten her

Del siden: