Nå kommer den nye hjemmekontorforskriften

Ifølge hjemmekontorforskriften fra 2002 skal arbeidsgiver forsikre seg om at arbeidsforholdene på hjemmekontoret er forsvarlige. Fra 1. Juli 2022 oppdateres forskriften på flere områder og Arbeidstilsynet får myndighet til å føre tilsyn med etterlevelse. Foreløpig vil tilsynet prioritere veiledning og informasjonsarbeid.

– Det har skjedd mange og store endringer i norsk arbeidsliv siden hjemmekontorforskriften ble innført for 20 år siden. Spesielt under pandemien, da veldig mange ble pålagt å jobbe hjemmefra, så vi at regelverket ikke var oppdatert og at det var behov for å gjøre endringer, sier Monica Seem, avdelingsdirektør ved Avdeling for arbeidsmiljø og regelverk i Arbeidstilsynet.

Flere endringer

Den reviderte forskriften inneholder flere endringer som kan medføre behov for gjennomgang av rutiner for hjemmekontor.

– Om man har en hjemmekontorordning som bærer preg av å være fast, må det inngås avtale om omfang og kriterier for hjemmearbeid. Først og frem tydeliggjør den nye forskriften arbeidsgivers ansvar for arbeidsmiljøet til ansatte på hjemmekontor. Nå er det tydelig at arbeidsgiver har ansvar for det psykososiale arbeidsmiljøet på hjemmekontoret, noe som medfører at arbeidsgiver må tilrettelegge for at alle i virksomheten har mulighet til å ta kontakt uavhengig av hvor de jobber. En annen endring er at reglene for arbeidstid blir de samme på hjemmekontor som på arbeidsplassen.

– I tillegg får Arbeidstilsynet tilsynsmyndighet og kan føre tilsyn med at forskriften etterleves. Vi har ikke tilgang til tilsyn i private hjem, men vi kan føre tilsyn med arbeidsgiver om det eksempelvis foreligger skriftlig avtaler for de som har hjemmekontor som en fast ordning. Praktiseringen av hjemmekontorordningen bør også være en del av det man kartlegger og risikovurderer når man jobber med forebygging i arbeidsmiljøet, sier hun.

Ønsker økt oppmerksomhet

Arbeidstilsynet vil i første omgang følge opp regelverksendringen med informasjon i ulike kanaler.

– For oss er det viktig at de nye kravene blir kjent og etterlevd. Vi vil bruke ulike kanaler for å informere arbeidsgivere og gjøre de kjent med krav om skriftlig avtaler for hjemmekontorordning og forebyggingspotensialet som ligger i å tilrettelegge på hjemmekontoret. VI begynner med veiledning og forebygging for å sette søkelyset på hvordan man best kan jobbe med arbeidsmiljø på hjemmekontor.

– Vi jobber allikevel risikobasert så om dette blir et stort problem i arbeidslivet vil vi følge opp med tilsyn, avslutter Seem.

8 råd til arbeidsgivere med ansatte på hjemmekontor

1. Oppdater deg på reglene. Sett deg godt inn i hjemmekontorforskriften og endringene fra 1. juli og sørg for å overholde kravene.
2. Finn en god balanse. Drøft med de ansatte hva som er en god balanse for kontorarbeid og hjemmekontor. Hvor mange dager kan eller bør de ansatte sitte på hjemmekontor? Er det noen oppgaver hvor hjemmekontor ikke er egnet? Og bør du oppfordre de ansatte til å være til stede på kontoret bestemte ukedager?
3. Lag tydelige avtaler. Sørg for skriftlig avtale om hjemmekontor. Avtalen kommer i tillegg til ordinær arbeidsavtale. Avtalen bør blant annet beskrive omfang av hjemmekontor og arbeidstid. Den bør også presisere når arbeidstakeren skal være tilgjengelig for arbeidsgiver.
4. Hold kontakt. Sørg for god dialog med arbeidstakerne både når de jobber hjemmefra og på arbeidsplassen. Vær tilgjengelig digitalt.
5. Legg til rette for gode møter. Sørg for løsninger som sikrer at hybride møter fungerer godt for alle – både de som er samlet i et møterom og de som henger på veggen. Pass på at møterommene er teknisk rigget for sømløst å kunne koble til eksterne.
6. Sørg for god ergonomi. Pass på de ansatte har en ergonomisk god arbeidsplass hjemme, gjerne med regulerbar arbeidsstol, god belysning og stor regulerbar dataskjerm. Hvis hjemmekontoret ikke er optimalt tilpasset, kan relevante tiltak som variasjon i arbeidsstilling, tiltak for fysisk aktivitet og hyppigere pauser bidra til å forebygge belastningsplager.
7. Husk bevegelse. Oppfordre de ansatte til å bevege seg på hjemmekontoret, slik man ellers ville gjort ved å gå til og fra møter eller til lunsjrommet på arbeidsplassen.
8. Vær oppmerksom. Har du medarbeidere som kvier seg for å komme tilbake på kontoret? Ta en prat med medarbeideren for å finne årsaken til at de kvier seg. Er det forhold på jobb som gjør at vedkommende ikke ønsker å komme tilbake? Eller er det forhold hjemme som gjør at medarbeideren heller vil sitte der? Ta omsorgsplikten du har som arbeidsgiver på alvor og våg å spørre.