Kontorbedrifter får uventede pålegg

Ikke bare renholdsbedrifter får nå ekstra oppmerksomhet av Arbeidstilsynet. Også de mange virksomhetene som kjøper inn renholdstjenester får merke den økte kontrollaktiviteten.

Bakgrunnen er en forskrift som trådte i kraft i 2012, som blant annet sier at alle renholdsvirksomheter skal være godkjent, og at alle renholdere skal bære godkjente ID-kort.

Krav om samordning
I forbindelse med denne kampanjen sjekker Arbeidstilsynet også en rekke andre forhold hos bedrifter som kjøper renholdstjenester.

Infotjenester har den siste tiden fått flere henvendelser fra bedrifter som har fått pålegg for at de ikke oppfyller informasjons- og påseplikt eller samordning av internkontrollen. Dette er regelverk som er ukjent for mange.

- Vi i Infotjenester opplever det som en ny praksis at Arbeidstilsynet nå kontrollerer samordning av internkontroll i kontorbedrifter. Dette regelverket er nok mest forbundet med bygg- og anleggsplasser, hvor det er krav om at HMS-arbeidet samordnes mellom ulike bedrifter som jobber på samme anleggsplass, sier rådgiver hos Infotjenester, Anne Sandtorp.

Sjekk ut Infotjenesters gode verktøy for å få kontroll på HMS-arbeidet.

Gjelder også på kontoret
På en anleggsplass og i industri brukes regelverket blant annet for å hindre at bedrifter utfører arbeid som kan være til fare for arbeidstakere i andre bedrifter.

- For kontorbedrifter betyr kravet om samordning at også eksterne arbeidstakere skal ha nødvendig HMS-opplæring og kunnskap om virksomhetens interne HMS-rutiner. Det kan handle om ting som rutiner ved brann, hvordan man varsler skader og ulykker eller hvordan man håndterer uforutsette hendelser, forklarer Sandtorp.

Samordningsplikten er en del av Internkontrollforskriften som sist kom ut i 1997. Kravet er derfor ikke nytt, men det har nok ikke vært benyttet så mye utenfor industri og bygg- og anleggsbransjen, sier Sandtorp.

Informasjon og påseplikt
Heller ikke informasjons- og påseplikten er kjent for mange arbeidsgivere. Den krever at du som arbeidsgiver informerer firmaet du leier inn renholdstjenester fra om at renholderen har krav på minimumslønn etter tariffavtalen.

Deretter kreves det at du faktisk iverksetter en rutine slik at du følger opp denne påseplikten. Arbeidstilsynet krever at du kan dokumentere dette.

- Dette må avtalefestes når man inngår en kontrakt med et eksternt firma om å levere tjenester i egne lokaler, sier HMS-rådgiver Anne Sandtorp.

Hun råder bedrifter som allerede har avtaler med eksterne bedrifter til å gå gjennom disse, og innføre rutiner for å kontrollere minimum en gang i året.

Tilsyn hos Olav Thon Gruppen
Olav Thon Gruppen hadde nylig tilsyn av Arbeidstilsynet i forbindelse med en sentral renholdsavtale for sine kjøpesentre. Det forteller HMS-ansvarlig Merete Krognes Alfstad.

- Olav Thon Gruppen har ca. 450 eiendommer i Norge. Vi er eier, driver, utbygger, utleier og leietager. Det gjør at vi følger ekstra nøye med på eventuelle endringer i HMS lovgivningen. Samhandling og påseplikt er i så måte ikke ukjent for oss, sier Krognes Alfstad.

Da Arbeidstilsynet kom, hadde Olav Thon Gruppen rutiner for oppfylling av påseplikten, og fikk ingen pålegg.

- Vi har samarbeid med Infotjenester som gjør at vi får informasjon om lover og regler som trer i kraft, og liker å være i forkant, sier Krognes Alfstad.

Olav Thon Gruppen har elektroniske HMS-tjenester og personalhåndbok fra Infotjenester, og jobber også med en felles lederhåndbok. Nå går de gjennom disse for å få inn nødvendige rutiner.

På noen av hotellene har Olav Thon Gruppen gått fra å drive renholdet selv, til å sette ut tjenesten eksternt. I den forbindelse startet arbeidet med samordning, forteller Krognes Alfstad.

- Har du noe råd til andre virksomheter for å få kontroll på dette?

- Gjør det enkelt, det er hele tiden vårt mål når det gjelder HMS. Det gjelder å ha orden i eget hus, og se hvordan det skal løses best for vår drift og vår hverdag, er rådet fra Krognes Alfstad.

Arbeidstilsynet bekrefter
Arbeidstilsynet bekrefter at både samordning av HMS-arbeidet og informasjons- og påseplikten er ukjent for mange.

Kari Anne Birkeland er Arbeidstilsynets nasjonale prosjektleder for renholdskampanjen, og hun opplyser at det til nå er gjennomført mer enn 1.100 tilsyn over hele landet.

- Det virker som om de fleste innkjøpere av renholdstjenester har kjennskap til godkjenningsordningen for renholdsvirksomheter som kom høsten 2012. Det er derimot stort behov for mer kunnskap om samordning og informasjons- og påseplikt. Hun henviser i denne sammenheng til nyttig informasjon på arbeidstilsynets nettsider. Her finnes det blant annet et faktaark som beskriver innkjøpers plikter, sier Birkeland.

Hun opplyser at både tilsyn og godkjenningsordningen er del av en større tiltakspakke utarbeidet i samarbeid med partene i renholdsbransjen. Den overordnede hensikten er å fremme gode arbeidsforhold som er i tråd med regelverket, og med det også bidra til like forhold for alle aktører i markedet.