Ferien er fastsatt hva nå

Du har:
- Vurdert hvilken bemanning du trenger de neste 2 til 3 månedene
- Kartlagt den kompetansen som du må ha tilstede gjennom hele ferieperioden
- Hatt en åpen og god dialog med medarbeiderne dine slik at de har forståelse for de behov som du har i forhold til bemanning

Ut fra dette har du tatt i mot ferieønsker, sett ønskene opp mot hverandre og virksomhetens behov, og fastsatt ferien. Den enkelte medarbeider har fått meddelt sin ferie, selvsagt 2 måneder før ferien tar til slik som loven legger opp til. Du er i rute.

Så skjer det uventede. En kjempeordre kommer inn og den ferieplanen som du har satt opp får du problemer med å gjennomføre. Hva nå?

Utgangspunktet, og den store hovedregelen etter ferieloven, er at den enkelte medarbeider skal kunne forholde seg til ferien som er blitt fastsatt og meddelt. Den enkelte skal utfra dette kunne planlegge ferien sammen med venner og familie, bestille nødvendige billetter, sommerhus mm. Dette er selvsagt noe du som leder også ønsker at den ansatte skal få god tid til. Det at den ansatte har en god ferie innebærer at medarbeideren kommer tilbake på jobb motivert, uthvilt og klar for nye utfordringer.

Problemene oppstår når det skjer noe som gjør at ferien, som allerede er fastsatt, ikke kan løpe som planlagt. Dette er en situasjon som ferieloven har tatt høyde for og regulert.

Vilkår for endring av ferien
Ferielovens bestemmelse legger opp til at ferien kan endres hvis det er nødvendig på grunn av uforutsette hendelser. Dette innebærer at den situasjonen som har oppstått må være upåregnelig og utenfor din kontroll og herredømme, med andre ord noe som du som leder ikke kunne ha forutsett og dermed tatt høyde for. I tillegg må den uforutsette situasjonen skape vesentlige driftsproblemer for virksomheten. Hva som vil være vesentlig beror på en konkret skjønnsmessig vurdering i det enkelte tilfelle, men det er ingen tvil om at det må være av et markert omfang. Det må videre ikke være mulig å skaffe stedfortreder. Kan man sette inn en ferievikar vil ikke situasjonen skape vesentlige driftsproblemer.

Dersom du etter en vurdering av situasjonen som har oppstått konstaterer at her må ferien endres, må du drøfte spørsmålet om endring med den berørte medarbeideren og eventuelt dennes tillitsvalgte. I tillegg til at dette er et formkrav etter lovens bestemmelser, er det en viktig øvelse i forhold til å kartlegge situasjonen som har oppstått. Ofte vil medarbeideren komme med opplysninger og forslag til alternative tiltak, som gjør at man kan løse situasjonen på en annen måte enn å endre ferien.

Men husk at dette bare er en drøftingsplikt. Hvis du som leder kommer til at ferietidspunktet må endres har du myndighet til å endre dette, selv om dette er til stor ulempe og en uønsket situasjon for medarbeideren.
En annen ting som er viktig at du er klar over er at virksomheten som du representerer er pliktig til å dekke de merutgifter som medarbeideren får når fastsatt ferie endres. Dette kan f eks være gebyr ved avbestilling av flyreiser/hotellrom eller ekstrautgifter til barnepass. Medarbeideren skal stilles økonomisk som om den opprinnelige feriefastsettelsen ikke hadde funnet sted. Medarbeideren skal ikke tjene på omleggingen, men han skal heller ikke tape på den. Plikten til å dekke slike merutgifter gjelder for både medarbeideren og dennes nærmeste familie.

Endring av ferie etter at ferien er begynt
Ovenfor skisseres den situasjonen hvor ferien er meddelt, men ikke påbegynt. Noen ganger er problemstillingen, som du som leder møter, at det uforutsette behovet oppstår etter at medarbeideren allerede har reist på ferie.

Dette er ikke lovregulert. Det innebærer at dersom du har behov for at en ansatt kommer inn og jobber i ferien, må dette bero på en avtale som du gjør med medarbeideren. Du kan ikke i kraft av styringsretten din beordre en ansatt på jobb etter at ferien er påbegynt.