Dette må du tenke på når du vurderer hjemmekontor (igjen)

Mange begynner å få mye og lang erfaring med hjemmekontor. Samtidig er det mange ansatte som har vært tilbake på kontoret i en periode. Når det nå strammer seg til igjen, og hjemmekontor anbefales eller pålegges fra myndighetene, må det gjøres nye kartlegginger.

– Kartlegging er ikke noe man gjør en gang, men skal være et levende verktøy. Det betyr at når situasjonen endrer seg, må man se om det også skal gjøres endringer i kartleggingen. Først da kan man se om det er behov for nye eller endrede tiltak, eller om det man tidligere har gjort er tilstrekkelig. Målet er å sikre at arbeidstakerne har forsvarlig arbeidsmiljø enten de jobber på hjemmekontoret eller på arbeidsplassen, sier Karoline Amundsen Dystebakken i Simployer.

Dette må du vurdere

For ansatte som nå på nytt skal jobbe hjemmefra, eller som skal bli værende på hjemmekontor over lenger tid, må kartleggingen identifisere hvilke tiltak det er behov for å iverksette. Her er det viktig å ta vare på tidligere erfaringer.

– Ta med arbeidstakerne på en ny gjennomgang. Arbeidstakerne sitter nå med lang erfaring på dette området, og det er viktig at disse erfaringene er med når man nå tar en ny gjennomgang. Det betyr selvsagt ikke at alle arbeidstakerne må være med på gjennomgangen – her er det naturlig å bruke arbeidstakernes representanter (tillitsvalgte) og/eller verneombud. Men det er mulig å få arbeidstakernes synspunkter for eksempel gjennom en questback e.l, sier Amundsen Dystebakken.

Sjekkliste for hjemmekontor

Amundsen Dystebakken har satt opp følgende sjekkliste som kan være nyttig som et utgangspunkt hvis situasjonen nå endrer seg, og det igjen blir behov for å sende arbeidstakere hjem:

• Sørg for å gjennomføre en kartlegging og risikovurdering hvor relevante forhold er ivaretatt
• Dersom kartlegging og risikovurdering er gjennomført bør den tas opp til gjennomgang; for å sikre at relevante forhold nå er ivaretatt
• Behov for nye tiltak? Tiltak som ikke har fungert?
• Sørg for god informasjon til arbeidstakerne – og at de vet hvor informasjonen gis (informasjonsflyt)
• Sørg for at avvikssystemet brukes, slik at du som arbeidsgiver har oversikt over løpende utfordringer og kan ta tak i det
• Sikre god kontakt mellom leder og medarbeider og mellom kollegaer

Kan kreve at ansatte kommer på kontoret

Enten virksomheten lander på at det forsvarlig at de ansatte jobber på kontoret, eller om man ønsker å pålegge ansatte å jobbe hjemmefra, er det i utgangspunktet arbeidsgiver som bestemmer dette. Det sier arbeidsrettsjurist Hans Gjermund Gauslaa i Simployer.

– Arbeidsgiver kan i den koronasituasjonen vi står oppe i, pålegge arbeidstakere å jobbe hjemmefra. Arbeidsgiver kan også pålegge arbeidstakere å komme på jobb, med mindre arbeidstakeren er syk eller i myndighetspålagt karantene. Terskelen for valget mellom arbeid på arbeidsplassen og hjemmekontor vil variere i ulike deler av landet på grunn av smittesituasjonen og lokale påbud og anbefalinger, understreker Gauslaa.

Strenge regler for sykepenger

Ansatte som ikke ønsker å møte på arbeidsplassen fordi de for eksempel er redd for smitte, har bare i særskilte tilfeller rett til sykepenger.

– Arbeidstakere med økt risiko for alvorlig forløp av covid-19 kan i særskilte tilfeller ha rett på sykepenger. For å ha rett til sykepenger må den det gjelder ha økt risiko for alvorlig forløp av covid-19, og arbeidet må være forsøkt tilrettelagt for å redusere risikoen for smitte til et akseptabelt nivå. Den som sykmelder må gjøre en konkret vurdering, og alltid vurdere mulighetene for tilrettelagt arbeid. Det skal også legges vekt på den aktuelle smittespredningen i samfunnet og rådene fra helsemyndighetene, sier juridisk HR- og ledelsesrådgiver Jørgen Brostrøm i Simployer.

Han understreker at pårørende til medlemmer med økt risiko for smitte ikke har rett til sykepenger med mindre de selv har forhøyet risiko, eller egen sykdom eller skade som gjør dem arbeidsufør.

Tiltak når ansatte jobber på arbeidsplassen

Dersom ansatte pålegges å gjøre arbeidet på arbeidsplassen, må arbeidsgiver gjennomføre tiltak for å sikre at arbeidstakernes arbeidsmiljø er fullt forsvarlig.

Det må avdekkes situasjoner der arbeidstaker kan bli utsatt for smitte, og iverksette tiltak for å redusere denne risikoen. Tiltak kan være:

• God informasjon til arbeidstakere
• Fastsette retningslinjer for hvordan arbeidstaker skal opptre på jobb
  • Holde avstand
  • Håndvask – antibac
  • Bruke smittevernutstyr (munnbind og annet)?
  • Puljer til lunsj
• Sørge for tilgang på smittevernutstyr
• Sørge for opplæring i bruk av smittevernutstyr
• Endringer med hensyn til hvordan arbeid utføres
  • digitale møter i stedet for fysiske møter,
  • reduser reisevirksomhet
  • puljer som veksler mellom jobb hjemme og på arbeidsplassen
  • Få på plass fysiske skiller (f.eks. glassvegg) mellom arbeidstaker og kunde, bruker mv (jf. dagligvarehandel, bussjåfør, billettluke,   
• Vurdere om noen arbeidstakere, som er i risikogruppe eller bor sammen med noen i risikogrupper, skjermes mot noen oppgaver som vurderes som mer smitteutsatt enn andre
• Anbefalinger med hensyn til hvordan reise til og fra jobb
• Vurdere mulighet for fleksibelt tidspunkt for start og avslutning av arbeidsdagen (for å unngå buss, tog mv i rushtiden)