Derfor er verktøy og rutiner for lønnsjusteringer viktig

Lønnsjusteringer er vanligvis en årlig prosess for HR og ledelse, men prosessen oppleves dessverre komplisert og ressurskrevende for mange. Ved hjelp av nye verktøy for strukturert gjennomføring av lønnsjusteringer blir arbeidet enklere og mer oversiktlig.

– Det er store variasjoner i praksis for lønnsjusteringer. Virksomheter med kollektive avtaler har ofte årlig lønnsjustering med utgangspunkt i et bestemt budsjett avsatt til lønnsøkninger. HR er ansvarlig for prosessen, som tidligere begynte med å samle lønnsoversikten i et Excel-ark, som ble delt med lederne som skulle setste lønnen. HR må også avgjøre hvem av de ansatte som skal inngå i årets lønnsjustering. Utfordringen har vært at datagrunnlaget ligger i ulike systemer som ikke snakker sammen, sier Eva Wagner, produktsjef i Simployer.

– I tillegg er den gamle måten å jobbe med lønnsjusteringer på uoversiktlig både for HR og ledere. Vi løser mange av utfordringene med vår nye modul for lønnsjusteringer. Modulen samler all informasjon på et sted og gjør den tilgjengelig for alle aktørene i prosessen, sier hun.

Gjør en kompleks prosess enkel

Fordelingen av lønnsøkningene er i seg selv en krevende jobb i Excel. Med denne modulen kan HR enkelt simulere budsjettallokeringer og fordele budsjettet mellom avdelingene.

– Etter at lederne har fordelt budsjettet på medarbeiderne sendes forslaget til godkjenning hos overordnet leder, en prosess som tidligere kunne ta lang tid fordi kommunikasjonen foregikk på epost og det var vanskelig å ha oversikt. Med dette verktøyet kan ledelse og HR legge inn kommentarer på de ulike lønnsforslagene, noe som forenkler kommunikasjonen mellom aktørene i prosessen.

Verktøyet tillater også at HR kan sette regler for hvor mye eller hvor lite man kan justere lønningene.

– Gjennom enkelt oppsett og retningslinjer for gjennomføring kan HR eksempelvis si at lønningene skal økes med fem prosent, men samtidig gi avdelingsledere rett til å gi høyere lønnsøkning for spesielt dyktige ansatte. På samme måte kan man sette regler for at ingen skal få mindre enn fire prosent.

– Man kan sette tidsfrister for når noe skal være klart, og legge ved dokumenter om regelverk og annet. HR og ledelse får overblikk over hvor langt man har kommet i de forskjellige avdelingene, og om lønnsjusteringen er godkjent eller må følges opp, sier Wagner.

Med den nye modulen får ledere enkel tilgang på oppdatert lønnshistorikk, noe som tidligere bare fantes i lønnssystemet. Med all lønnshistorikk samlet på et sted blir også neste års forhandlinger enklere.

Viktig prosess for ansatte

Wagner peker på flere fordeler med gode verktøy og prosesser for lønnsjusteringer.

– Om du spør de ansatte, vil mange svare at lønnsprosessen og lønnsjusteringer er en av årets viktigste HR-prosesser. Til tross for det er det mange virksomheter som ikke bruker tid på det. Det er mye å vinne på å gjennomføre prosessen på en god og grundig måte. Virksomheter med etablerte prosesser for lønnsjusteringer er ofte ryddige arbeidsplasser med motivert medarbeidere. Arbeidsgiver som har gode prosesser for lønnsjusteringer i dag, vil også ha fordel med tanke på fremtidig likelønnsvurdering, en mer omfattende prosess som tar hensyn til kjønn, overtid og annet.

– Vi lanserer i første omgang en modul for lønnsjusteringer, og utvikler samtidig et verktøy for likelønnsvurderingen for virksomheter med mer enn 50 ansatte. Det viktigste for oss er at HR og ledelse har gode verktøy for å gjennomføre lønnsjusteringer på en strukturert, korrekt og oversiktlig måte, avslutter Wagner.