Derfor bør du evaluere onboardingsprosessen

Onboarding er et paraplybegrep og en periode som starter allerede når man har signert arbeidsavtalen, og kan vare fra 6 til 12 måneder. God onboarding ivaretar den nyansatte og tilrettelegger for rask integrering i bedriftskulturen. Simployers rådgivere mener onboardingen også må sees på som en læringsprosess for HR og ledelse.

– Onboarding handler om å holde forholdet til den nyansatte varmt og sørge for at vedkommende ikke endrer mening underveis. Det innebærer å ønske den nye medarbeider velkommen til arbeidsplassen og sørge for at den nyansatte føler seg ivaretatt allerede før man har sin første arbeidsdag. Førsteinntrykket av medarbeidere og arbeidsplassen er viktig for en god ansattreise, sier Fam Manson, rådgiver i Simployer.

Skreddersydd onboarding

Hun forteller at pre- og onboardingsprosessen bør følge et program som er skreddersydd for stillingen og den nyansatte.

– Arbeidsgiver kan gjøre mye før første arbeidsdag, det er det vi gjerne kaller preboarding.  Det kan være invitasjon til møter eller deling av artikler man kan lese seg opp på. Det handler også om en tidlig introduksjon av teamet, og det å få kulturen og det sosiale under huden før første arbeidsdag. Om man har gjennomført en god preboarding, vet eksisterende medarbeidere hvem den nyansatte er, og kan gi vedkommende en mer inkluderende velkomst, sier hun og tilføyer:

– Onboarding handler også om å få den nye medarbeideren raskere inn i oppgavene, og på den måten tidligere skape verdier og bidra til lønnsomhet.

Torsdag 25. august holder Fam Manson i Simployer et webinar hvor hun blant annet går dypere inn i hvorfor det er ekstra viktig å lykkes med onboardingen nå som kampen om nye ansatte er så stor. Der får du også høre litt om Simployers digitale onboarding- og offboardingssløsninger. Les mer og meld deg på her.  

Reduserer usikkerhet

Manson peker på viktigheten av tiltak for å skape trygghet og engasjement hos den nyansatte.

– Mange som sier opp jobben og skal gå over i ny jobb blir usikre på om valget var riktig. Det er i tillegg stor usikkerhet rundt nye kollegaer, oppgaver og selve arbeidsplassen. Hensikten med onboarding er å vise at det var det riktige valget og å tilrettelegge for at vedkommende klarer jobben godt.

– Hele prosessen fra preboarding til første arbeidsdag, videre gjennom opplæring og integrering og helt frem til overgangen fra prøvetid til fast ansettelse må ivareta den nyansatte. Slike programmer reduserer usikkerheten og skape mer engasjerte medarbeidere, sier hun.

Dårlig onboarding gir høy turnover

Selv om mange bruker tid på onboarding er det fortsatt høy turnover de første månedene.

– Vi vet at nyansatte som ikke blir godt ivaretatt slutter etter kort tid. Men om du har en skreddersydd og gjennomtenkt onboarding er det 69 prosent større sannsynlighet for at nyansatte blir værende i virksomheten i opptil tre år. Dette er konkrete tall som viser at nyansatte som får god oppfølging ønsker å bli.

– Om man føler seg sosialt inkludert blir man også mer motivert. Dette er spesielt viktig i en tid hvor mange jobber hybrid og remote, og hvor mye onboarding foregår digitalt. Da blir det ekstra viktig å ta en gjennomgang av hvordan man ivaretar nye medarbeidere, sier hun.

Evaluering av onboardingsprosessen

Hun anbefaler alle å gjennomføre både løpende og avsluttende evalueringer av prosessen.

– Noen sender onboarding-undersøkelsen digitalt, mens andre har møter for å høre hvordan de har opplevd den første tiden. Det bør også være løpende evalueringer underveis med faste møtepunkter. En god leder tar i tillegg de uformelle samtalene gjennom hele prosessen. Evalueringen både under og etter onboardingen er en viktig del av jobben.

– Den formelle samtalen mot slutten av onboarding handler om hvordan man føler seg tatt hånd om og at forventningene stemmer med stillingsbeskrivelsen. HR og ledelse bør kartlegge turnover og sykefravær i prøvetiden og bruke tallene i virksomhetens strategi. Tilbakemeldingene og tallene må brukes aktivt for å forbedre onboardingsprosessen både underveis og til neste gang.

– Det er også viktig å oppfordre til genuine tilbakemeldinger. Onboarding er ikke en lederoppgave som «bare må gjøres», men en forutsetning for at den nyansatte ønsker å være i virksomheten over lang tid, avslutter Manson.