7 vanlige misforståelser om diett på reiser

Behandling av reisekostnader har lenge forårsaket hodebry for arbeidsgivere. Det er i utgangspunktet ingen lov eller forskrift som regulerer hva arbeidstaker har krav på å få dekket under yrkesreiser, men de aller fleste arbeidsgivere benytter statens særavtaler for reise, ofte kalt statens reiseregulativ.

– Hele statsforvaltning benytter statens reiseregulativ, og kommunene via KS benytter store deler av statens særavtaler i reiseregulativet SGS1001. I private virksomheter er det noen som får dekket reise- og oppholdsutgifter etter tariffavtaler eller bedriftsinterne avtaler. Det er allikevel mye å tenke på for å gjøre det riktig, sier Øivind Elvestad, rådgiver og kursleder i Simployer.

7 utbredte misforståelser ved behandling av reisekostnader

Selv om de fleste har rutiner for behandling av kostnader ved yrkesreiser, er det fortsatt mange misforståelser om satser og trekk.

1. Enkelte tenker ikke på forskjellen på Skatteetatens trekkfrie satser og Statens satser. Statens satser er de satsene arbeidstakere har krav på dersom avtalen benytter Statens særavtaler for reiser/Statens reiseregulativ, uavhengig av hva skattereglene sier. De trekkfrie satsene er satser som fastsettes i forskrift før inntektsåret begynner og er beløpet arbeidsgiver kan utbetale uten forskuddstrekk. Eksempel: Statens sats for bilgodtgjørelse er kr 4,48 pr. km, mens trekkfri sats ved yrkeskjøring er kr 3,50 pr. km.
2. Noen tror at det ikke skal gjøres måltidsfradrag dersom lunsjen ikke består av varmmat. Arbeidstaker har plikt til å gjøre måltidstrekk i dietten, dersom måltidet som serveres er fullverdig, noe som betyr at arbeidstaker skal kunne spise seg normalt mett. Det er jo fullt mulig å spise seg mett uten varmmat til lunsjen.
3. Enkelte glemmer at arbeidstaker må påføres merutgifter i forhold til sin ordinære arbeidssituasjon, dersom diett for reiser uten overnatting skal kunne utbetales trekkfritt. Husk at arbeidstaker som har reisevirksomhet som sin normale arbeidssituasjon ikke kan få utbetalt trekkfri diett for reiser uten overnatting.
4. Ved overnatting i transportmiddel er trekkfri diettsats kr 250. Dette gjelder eksempelvis ved overnatting på tog og båt. Husk at ved overnatting på Hurtigruta og utenlands-ferger er trekkfri sats kr 634, da disse båtene regnes å ha hotellstandard.
5. Husk at ved overnatting ombord nattoget er trekkfri sats kr 250 for dette døgnet. Dette gjelder selv om arbeidstaker overnatter på hotell under resten av yrkesreisen.
6. I de tilfeller det påbegynte døgnet under reisen ikke har egen overnatting i seg, skal trekkfri sats bestemmes av den siste faktiske overnattingen arbeidstaker hadde. Eksempel: Reisen varte fra mandag kl. 8:00 til tirsdag kl. 14:00, altså ett helt og ett påbegynt døgn. Eksempel: arbeidstaker overnatter hos bestemor fra mandag til tirsdag. Trekkfri diett blir kr 98 både for det første døgnet og for det påbegynte døgnet.
7. Det er lett å glemme at det ikke er nødvendig, i forhold til reglene om trekkfri refusjon for småutgifter, at arbeidstaker leverer selve bilaget. Det er da en forutsetning at det gjelder en nødvendig utgift og at utgiften er en småutgift. Dersom slik småutgift er spesifisert på en vanlig reiseregning kan denne refunderes trekkfritt uten at arbeidstaker trenger å levere bilaget.