5 tips for godt HMS-arbeid

Både gjennom rådgivningsavdelingen og de lederkursene vi holder i Simployer, opplever vi at svært mange er usikre på hvordan de skal gjennomføre HMS-arbeidet i praksis. Det blir fort en proforma-øvelse, kun for å ha formell dokumentasjon i orden. En slik løsning gir dessverre ingen positiv effekt i praksis, og vil sannsynligvis heller ikke være tilstrekkelig i en kunderevisjon eller et myndighetstilsyn. Alt for mange bruker alt for mye tid på HMS-arbeid som gir alt for liten positiv effekt!

Vår erfaring er at det ikke er så mye som skal til, hvis man bare bruker tid på de riktige sakene i sin virksomhet.
Gjennomfører du følgende 5 punkter på en effektiv, hensiktsmessig og oversiktlig måte, har du grunnpilarene for et godt og nyttig HMS-arbeid på plass. Husk: Gjør det enkelt – men gjør det!

1. Lag en mål- og handlingsplan for HMS, og sørg for at den er kjent
Alle virksomheter skal ha nedfelte HMS-mål. Disse målene skal være relevante for virksomheten og de skal være skriftlige blant annet for å forplikte virksomheten. Målene settes ofte på to nivåer, i form av overordnede målsettinger og mer konkrete, målbare mål. Når målene er satt, legges en plan for å nå dem. Overraskende mange unnlater å gjøre mål og handlingsplan godt kjent i virksomheten, og da er det selvfølgelig mindre sjanse for at alle medarbeiderne drar lasset i samme retning.

2. Inkluder positive tiltak i handlingsplanen
Husk også på å inkludere positive arbeidsmiljøtiltak og fokusområder i handlingsplanen. Det er minst like viktig å holde fokus på positive sider ved arbeidsmiljøet, som på utfordringer og problemer.

3. Gjør en god kartlegging
I alle virksomheter skal det gjennomføres kartlegginger og risikovurderinger. Du skal kartlegge og dokumentere i alle fall tre ting:

- Hvilke krav stilles til virksomheten?
- Hvem gjør hva?
- Hva er status på HMS-området i virksomheten?

Husk at alle sider av arbeidsmiljøet skal kartlegges. Psykososiale og organisatoriske faktorer som f.eks. arbeidspress, arbeidsfordeling og mestringsopplevelse skal vurderes akkurat som fysiske faktorer som ergonomi og lysforhold. Mange unnlater å gjøre en risikovurdering fordi de er redde for å gjøre en gal vurdering. Det er imidlertid bare å komme i gang, og det er ikke alltid så mye som skal til.

4. Gjør det enkelt å rapportere avvik og forbedringsforslag
For å ivareta arbeidsmiljøet på en god og effektiv måte, anbefaler vi å jobbe for en kultur for avviks- og forbedringsrapportering. Ved at enhver ansatt enkelt og umiddelbart kan melde fra om forslag til forbedringer, feil og mangler, har man et svært godt verktøy for kontinuerlig forbedring. Mange er redde for å gjøre det for enkelt for medarbeiderne å rapportere, fordi de frykter de kommer til å drukne i uvesentlige rapporter. Det er sjelden noe å bekymre seg for – og kan heller kalles ønsketenkning. De fleste virksomheter som er gode på dette, har jobbet hardt over flere år for å øke rapporteringsgraden! Her finner du et tips til et godt rapporteringsverktøy.

5. Sørg for en årlig gjennomgang
Man er pliktig å vurdere jevnlig om systemet fungerer som forutsatt, rett og slett om man jobber på en avtalt og hensiktsmessig måte. I større virksomheter gjennomføres ofte en slik gjennomgang på flere nivåer, og avsluttes med hovedledelsens gjennomgang. Resultatet av en slik gjennomgang er en del av underlaget for å revidere virksomhetens handlingsplan. Gjennomgangen skal dokumenteres skriftlig, og skal gi øverste leder en god oversikt over hvordan han/hun ivaretar sitt overordnede totalansvar for arbeidsmiljøet.